Khách sạn

Nghiệp vụ Lễ tân #51: Giải quyết các chi phí phát sinh

Các chi phí phát sinh muộn là một trong những vấn đề phổ biến trong ngành khách sạn, bao gồm chi phí minibar, dịch vụ phòng, hoặc các khoản phí khác mà khách chưa thanh toán khi làm thủ tục trả phòng. Việc giải quyết các chi phí này cần thực hiện theo đúng quy trình để đảm bảo thu hồi công nợ và duy trì dịch vụ chuyên nghiệp.

1. Kiểm tra các chi tiết chứng từ

So sánh một cách cẩn thận các chi tiết của chứng từ với các chi tiết trong PMS.

  • Tiêu chuẩn:
    • Kiểm tra:
      • Số phòng.
      • Tên khách.
      • Ngày trên chứng từ phù hợp với thời gian khách lưu trú không?

2. Kiểm tra các chi tiết thanh toán

Kiểm tra xem khách đã thanh toán hóa đơn của họ theo phương thức nào.

  • Tiêu chuẩn:
    • Việc chi phí phát sinh muộn được thanh toán như thế nào phụ thuộc vào phương thức thanh toán khách đã dùng để thanh toán hóa đơn của họ.

3. Tính chi phí phát sinh muộn vào thẻ tín dụng

Tính chi phí phát sinh muộn và chuẩn bị thủ tục tính thêm vào thẻ tín dụng của khách.

  • Tiêu chuẩn:
    • Mở lại hồ sơ của khách.
    • Nhập chi phí phát sinh muộn vào PMS.
    • Mô tả rõ ràng về nội dung của chi phí.

4. Tính chi phí phát sinh muộn vào sổ ghi nợ công ty

Tính chi phí phát sinh muộn và kiểm tra các hướng dẫn về lập hóa đơn.

  • Tiêu chuẩn:
    • Khẳng định rằng chi phí phát sinh muộn sẽ được công ty của khách thanh toán.
    • Mở lại hồ sơ của khách.
    • Nhập chi phí phát sinh muộn vào PMS.
    • Mô tả rõ ràng nội dung của chi phí.
    • In bảng thanh toán cùng chi phí phát sinh muộn.
    • Đính kèm một bản sao hướng dẫn về lập hóa đơn.
    • Để bảng thanh toán vào nơi để hồ sơ khách trả phòng ghi sổ nợ.

5. Tính chi phí phát sinh muộn cho khách trả tiền mặt

Chỉ tính chi phí muộn nếu có cơ hội thích hợp để có thể thu được phí đó.

  • Tiêu chuẩn:
    • Xác định đầy đủ các chi tiết về địa chỉ.
    • Mở lại hồ sơ của khách.
    • Nhập chi phí phát sinh muộn vào PMS.
    • Mô tả rõ ràng nội dung của chi phí.
    • In bảng thanh toán cùng với chi phí phát sinh muộn.
    • Gửi thư cho khách cùng bảng thanh toán mới.

Kết luận

Giải quyết chi phí phát sinh muộn là một phần quan trọng trong quy trình vận hành khách sạn, giúp đảm bảo sự minh bạch tài chính và thu hồi công nợ hiệu quả. Nhân viên lễ tân cần tuân thủ quy trình để xử lý các chi phí này một cách chuyên nghiệp và khách hàng cảm thấy hài lòng.

Blog liên quan