Làm thủ tục trả phòng cho khách đoàn là một nhiệm vụ quan trọng trong ngành khách sạn, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ với hướng dẫn viên hoặc trưởng đoàn. Việc thực hiện đúng quy trình giúp khách sạn đảm bảo chất lượng dịch vụ, tăng cường sự hài lòng của khách và tối ưu hóa vận hành.
1. Chuẩn bị làm thủ tục trả phòng cho khách đoàn
Tuân theo các hướng dẫn về đoàn một cách cẩn thận.
- Tiêu chuẩn:
- Giữ một khoảng trống thích hợp để làm nơi tập trung hành lý của khách đoàn.
- Kiểm tra các hướng dẫn về lập hóa đơn.
- In bảng thanh toán cho đoàn.
- Kiểm tra các chứng từ trong hồ sơ của đoàn.
- Thông báo cho người kiểm tra tủ đồ uống.
2. Xác nhận hóa đơn
Yêu cầu trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên kiểm tra hóa đơn thanh toán của đoàn.
- Tiêu chuẩn:
- Có sẵn các chứng từ chi tiết khi trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên yêu cầu.
- Đề nghị trưởng đoàn/hướng dẫn viên nhắc các thành viên trong đoàn thanh toán mọi chi phí phát sinh trước khi rời khách sạn.
3. Hoàn thành việc làm thủ tục trả phòng
Tập hợp mọi thông tin về đoàn và làm thủ tục trả phòng cho đoàn trên hệ thống PMS.
- Tiêu chuẩn:
- Đề nghị trưởng đoàn/hướng dẫn viên ký vào hóa đơn thanh toán.
- Trao bản gốc cho trưởng đoàn/hướng dẫn viên.
- Giữ bản sao hóa đơn để quản lý.
- Lấy hồ sơ của đoàn ra khỏi chỗ để hồ sơ "đoàn đang lưu trú".
- Thu gom mọi chứng từ (như hóa đơn nhà hàng, phiếu hành lý) và ghim lại cùng hóa đơn chính đã có chữ ký của đại diện đoàn khách.
- Để hóa đơn chính đã ký cùng với các chứng từ liên quan nơi quy định.
4. Hồ sơ đoàn
- Tờ thông tin về đoàn.
- Chương trình của đoàn.
- Thông tin về đặt cọc.
- Xác nhận cuối cùng về đặt phòng.
- Thư từ giao dịch liên quan đến việc đặt phòng.
- Chi tiết đặt phòng ban đầu.
- Tiêu chuẩn:
- Hồ sơ đoàn sẽ được lưu tại một vị trí trung tâm.
- Cần duy trì thứ tự của các loại giấy tờ trong hồ sơ đoàn.
Kết luận
Thực hiện đúng quy trình làm thủ tục trả phòng cho khách đoàn giúp khách sạn tối ưu hóa vận hành, tránh sai sót trong thanh toán và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Sự phối hợp chặt chẽ với trưởng đoàn và hướng dẫn viên giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.