Chuẩn bị trả phòng là một phần quan trọng trong quy trình phục vụ khách tại khách sạn. Việc đảm bảo phòng đã sẵn sàng để trả giúp khách có trải nghiệm suôn sẻ, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả vận hành của khách sạn.
1. Xác nhận thời gian trả phòng của khách
- Kiểm tra thông tin đặt phòng và xác nhận thời gian trả phòng với khách.
- Tiêu chuẩn:
- Thời gian trả phòng phải được thông báo rõ ràng từ trước.
- Nếu khách yêu cầu trả phòng trễ, cần kiểm tra khả năng đáp ứng và thông báo các khoản phí phát sinh (nếu có).
2. Kiểm tra thông tin thanh toán
- Rà soát hóa đơn dịch vụ, chi phí phát sinh của khách trong suốt thời gian lưu trú.
- Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo tất cả các khoản thanh toán được ghi nhận chính xác.
- Nếu có sai sót, điều chỉnh ngay trước khi khách rời đi.
3. Thông báo cho bộ phận buồng phòng về việc trả phòng
- Gửi yêu cầu kiểm tra phòng cho bộ phận buồng phòng trước khi khách check-out.
- Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra tình trạng phòng trước khi xác nhận hoàn tất quá trình trả phòng.
- Báo cáo ngay nếu phát hiện mất mát hoặc hư hỏng tài sản trong phòng.
4. Kiểm tra hành lý của khách
- Hỗ trợ khách kiểm tra hành lý và đảm bảo không để quên đồ đạc trong phòng.
- Tiêu chuẩn:
- Nếu khách để quên đồ, lập biên bản và bảo quản tại quầy lễ tân.
- Hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ giữ hành lý nếu cần.
5. Thực hiện các thủ tục trả phòng
- Yêu cầu khách ký xác nhận đã hoàn tất thanh toán và nhận lại tiền đặt cọc (nếu có).
- Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo khách nhận đầy đủ chứng từ và không còn khoản phí chưa thanh toán.
- Xác nhận lại với khách nếu họ cần xuất hóa đơn VAT hoặc các chứng từ liên quan.
6. Chuyển giao phòng cho bộ phận buồng phòng
- Cập nhật trạng thái phòng trên hệ thống và bàn giao cho bộ phận dọn dẹp.
- Tiêu chuẩn:
- Đánh dấu phòng đã trả trên PMS để sẵn sàng cho khách mới.
- Nếu phòng cần sửa chữa hoặc bảo trì, thông báo ngay cho bộ phận liên quan.
7. Hỗ trợ khách rời khách sạn
- Cung cấp thông tin về phương tiện di chuyển, hành trình tiếp theo của khách nếu cần.
- Tiêu chuẩn:
- Hỗ trợ đặt xe taxi hoặc phương tiện đưa đón theo yêu cầu.
- Hỏi thăm ý kiến phản hồi của khách để cải thiện dịch vụ.
Kết luận
Chuẩn bị trả phòng là một quy trình quan trọng giúp đảm bảo trải nghiệm của khách trước khi rời khách sạn. Việc thực hiện đúng quy trình giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.