Bưu phẩm đặc biệt như hàng giá trị cao, tài liệu quan trọng, hoặc kiện hàng cần giao nhận cẩn trọng luôn đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt. Việc thực hiện đúng quy trình giúp đảm bảo an toàn, tránh thất lạc và duy trì uy tín khách sạn.
1. Nhận bưu phẩm đặc biệt
- Tiếp nhận bưu phẩm từ khách, đối tác giao nhận hoặc bưu điện.
- Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra thông tin bưu phẩm, xác minh với khách nếu cần.
- Nếu là hàng giá trị cao, yêu cầu khách ký xác nhận khi nhận hoặc gửi.
2. Kiểm tra và ghi nhận vào hệ thống
- Ghi nhận thông tin bưu phẩm vào PMS hoặc sổ theo dõi tại lễ tân.
- Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo thông tin được lưu trữ chính xác, đầy đủ.
- Nếu có yêu cầu bảo mật, lưu giữ bưu phẩm tại khu vực an toàn, chỉ người có thẩm quyền tiếp cận.
3. Lưu trữ bưu phẩm tại khu vực an toàn
- Đặt bưu phẩm đặc biệt tại khu vực lưu giữ được quy định trong khách sạn.
- Tiêu chuẩn:
- Hàng dễ hư hỏng phải bảo quản ở môi trường phù hợp.
- Nếu là tài liệu quan trọng, cần niêm phong và có mã số nhận diện rõ ràng.
4. Thông báo cho khách về bưu phẩm
- Gửi thông báo hoặc liên lạc với khách để xác nhận tình trạng bưu phẩm.
- Tiêu chuẩn:
- Nếu khách yêu cầu giữ lâu hơn 24 giờ, cần có xác nhận từ khách bằng văn bản.
- Thông báo ngay khi có bưu phẩm khẩn cấp hoặc quan trọng.
5. Giao bưu phẩm cho khách
- Kiểm tra thông tin khách trước khi bàn giao bưu phẩm.
- Tiêu chuẩn:
- Yêu cầu khách ký nhận để xác nhận đã nhận bưu phẩm.
- Nếu khách không thể nhận trực tiếp, cần có ủy quyền hoặc xác nhận bằng văn bản.
6. Xử lý bưu phẩm chưa nhận hoặc sai thông tin
- Nếu khách không nhận bưu phẩm trong thời gian quy định hoặc thông tin không chính xác, cần có hướng xử lý phù hợp.
- Tiêu chuẩn:
- Nếu bưu phẩm không có người nhận, giữ lại tối thiểu 30 ngày trước khi xử lý theo quy định.
- Nếu bưu phẩm bị giao nhầm, liên hệ ngay với bên gửi để điều chỉnh.
7. Hướng dẫn khách về quy trình nhận/gửi bưu phẩm đặc biệt
- Giải thích cho khách về quy trình tiếp nhận và lưu giữ bưu phẩm tại khách sạn.
- Tiêu chuẩn:
- Cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian giữ bưu phẩm và điều kiện bảo quản.
- Nếu khách có yêu cầu đặc biệt, lưu hồ sơ theo dõi để đảm bảo thực hiện đúng.
Kết luận
Xử lý bưu phẩm đặc biệt là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn. Việc thực hiện quy trình đúng giúp đảm bảo an toàn, tránh thất lạc, và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.