Việc thực hiện đúng quy trình thanh toán giúp đảm bảo tính chính xác, an toàn và tuân thủ các quy định về tài chính của khách sạn. Điều này không chỉ giúp khách hàng có trải nghiệm tốt mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót cho nhân viên lễ tân.
1. Loại tiền
Hỏi khách xem họ muốn thanh toán bằng loại tiền nào.
- Tiêu chuẩn:
- Chỉ chấp nhận các loại tiền theo quy định của khách sạn.
- Tuân thủ quy trình đổi ngoại tệ.
2. Séc du lịch
Hầu hết các khách sạn đều chấp nhận thanh toán séc du lịch. Hãy hỏi khách xem họ muốn dùng loại séc nào để thanh toán.
- Tiêu chuẩn:
- Biết khách sạn của bạn chấp nhận loại séc du lịch nào.
- Biết chính sách của khách sạn về tỷ lệ hoa hồng.
3. Nhận thanh toán
Đưa cho khách hóa đơn nháp và nhận tiền mặt hoặc séc du lịch từ khách.
- Tiêu chuẩn:
- Đếm lại tiền hoặc séc du lịch trước mặt khách.
- Đếm chậm rãi.
- Khách phải ký vào séc trước mặt bạn, chữ ký đó phải phù hợp với chữ ký đã có sẵn trên séc.
- Không chấp nhận các tờ tiền rách, trông đáng ngờ.
- Kiểm tra các tờ tiền có mệnh giá lớn, đề phòng tiền giả.
- Đóng ngăn kéo đựng tiền ngay.
4. Nhập số tiền thanh toán
Nhập số tiền phải thanh toán vào hồ sơ của khách trên máy tính theo đúng các hướng dẫn về thu ngân.
- Tiêu chuẩn:
- Nhập đúng số tiền vào tài khoản.
- In hóa đơn cuối cùng.
- Chuyển bản gốc cho khách, đặt trong một phong bì hay tập hóa đơn.
Kết luận
Việc tuân thủ chặt chẽ quy trình thanh toán giúp khách sạn duy trì sự chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác và hạn chế rủi ro tài chính. Điều này cũng góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng, đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong giao dịch.