Đổi ngoại tệ (FOREX) là một trong những dịch vụ phổ biến trong khách sạn, giúp khách hàng thuận tiện trong việc thanh toán và sử dụng tiền tệ địa phương. Quy trình này cần được thực hiện chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật để tránh các rủi ro liên quan đến giao dịch tài chính. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước trong quy trình đổi ngoại tệ tại khách sạn.
1. Chấp nhận đồng ngoại tệ
Nhận ngoại tệ từ khách.
- Đếm lại tiền cẩn thận và rõ ràng trước mặt khách.
- Kiểm tra các tờ tiền xem có bị rách hoặc khả nghi không.
- Đảm bảo rằng tỷ giá quy đổi được hiển thị và cập nhật trên bảng thông báo.
- Khi nghi ngờ, hãy liên hệ với người giám sát.
Việc đếm tiền trước mặt khách giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và tránh sai sót. Nếu phát hiện tiền giả hoặc nghi ngờ về nguồn gốc của tiền, nhân viên cần báo ngay cho cấp trên để xử lý kịp thời.
2. Tính toán trị giá
Nhập số tiền cần đổi vào hệ thống PMS.
- Nhập số lượng tiền vào hệ thống.
- Xác nhận số lượng bằng lời với khách.
- In phiếu đổi tiền để khách kiểm tra.
Xác nhận lại số tiền bằng lời giúp khách hiểu rõ giá trị quy đổi và tránh hiểu lầm. Việc in phiếu đổi tiền cũng giúp khách có tài liệu tham khảo và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
3. Trả tiền
Rút đúng số tiền từ quỹ tiền mặt dự phòng của khách sạn.
- Giải thích với khách về phiếu đổi tiền.
- Đề nghị khách ký vào bản thu đổi.
- Giữ một bản sao cùng với các hóa đơn, đưa cho khách một bản sao.
- Rút đúng số tiền từ quỹ tiền mặt của khách sạn (nếu ngoại tệ này không được dùng để thanh toán trực tiếp cho khách).
- Đếm tiền trước mặt khách để xác nhận số lượng.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng số tiền giúp tránh sai sót và đảm bảo khách hàng nhận đúng số tiền đã quy đổi. Đây cũng là bước quan trọng để phòng kế toán khách sạn theo dõi giao dịch một cách minh bạch.
Kết luận
Quy trình đổi ngoại tệ trong khách sạn đòi hỏi tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Nhân viên lễ tân cần thực hiện đúng các bước từ kiểm tra ngoại tệ, tính toán giá trị, xác nhận thông tin với khách và thực hiện hoàn trả tiền một cách chuyên nghiệp. Bằng cách tuân thủ quy trình này, khách sạn có thể tạo dựng sự tin tưởng và đảm bảo giao dịch diễn ra an toàn, hiệu quả.