Trong quá trình làm thủ tục trả phòng, khách sạn có thể gặp phải các trường hợp khách hàng không đồng ý với một số khoản phí. Việc xử lý tranh chấp chi phí đúng cách giúp khách sạn đảm bảo sự minh bạch, tránh hiểu lầm và nâng cao sự hài lòng của khách.
1. Tiếp nhận các chi tiết
Yêu cầu khách giải thích rõ ràng với bạn về khoản chi phí mà khách không đồng ý và lý do.
- Tiêu chuẩn:
- Tìm các tài liệu chứng từ liên quan trong ngăn hồ sơ.
- Trong trường hợp có thắc mắc về giá thuê phòng, hãy tìm các tài liệu về đặt phòng trong hồ sơ đặt phòng.
2. Xác minh chi phí có thắc mắc
Lấy các chứng từ về chi phí có thắc mắc.
- Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra xem số phòng và tên khách có trùng hợp với chứng từ không.
- Kiểm tra xem chứng từ đó có được khách ký không.
- Nếu điều này đúng, hãy thông báo cho người giám sát.
3. Chỉnh sửa chi phí
Khấu trừ số tiền trên hóa đơn của khách.
- Tiêu chuẩn:
- Xin lỗi khách.
- Khấu trừ chi phí theo hướng dẫn của kế toán.
- Giải thích lý do khấu trừ một cách rõ ràng.
4. Đưa hóa đơn đã chỉnh sửa
In hóa đơn mới cho khách.
- Tiêu chuẩn:
- In hóa đơn đã chỉnh sửa.
- Đề nghị khách xác nhận hóa đơn mới.
5. Tiếp tục quy trình làm thủ tục trả phòng
Hoàn tất việc xử lý tranh chấp và tiếp tục các bước tiếp theo để khách rời khách sạn thuận tiện.
Kết luận
Việc xử lý các khoản chi phí có tranh chấp một cách minh bạch và chuyên nghiệp giúp khách sạn giữ vững uy tín, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo tính chính xác trong quy trình thanh toán.