Giao ca là một phần quan trọng trong vận hành khách sạn, giúp đảm bảo tính liên tục của công việc và hạn chế sai sót khi chuyển đổi giữa các ca làm việc. Một quy trình giao ca chuẩn giúp nhân viên tiếp nhận công việc hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện giao ca đúng chuẩn trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn.
1. Ghi sổ bàn giao
Tóm tắt những vấn đề quan trọng trong ca của bạn.
- Sổ bàn giao phải bao gồm:
- Danh mục công việc đang làm/công việc chưa hoàn thành trong ca.
- Các yêu cầu đặc biệt (từ khách) cần tiếp tục xử lý.
- Danh mục bổ sung những khách đến muộn hoặc đi sớm.
- Các tin nhắn khẩn.
- Các vấn đề quan trọng như khiếu nại, mất đồ, sự cố kỹ thuật.
Sổ bàn giao giúp nhân viên ca sau nắm rõ những công việc cần tiếp tục thực hiện, đồng thời là tài liệu quan trọng để tham khảo khi cần thiết.
2. Kiểm tra danh mục các công việc cần làm trong ca đã hoàn thành chưa
Xác định các công việc đã được hoàn thành và xác nhận.
- Giám sát viên trong ca phải luôn được thông báo về các công việc đang làm dở.
- Các công việc đã hoàn thành cần được bàn giao lại cho ca sau.
- Ghi rõ công việc nào đã hoàn thành, công việc nào còn đang dang dở.
Giúp giám sát viên đánh giá công việc còn lại và đảm bảo mọi công việc được tiếp tục thực hiện mà không bị gián đoạn.
3. Bàn giao chìa khóa
Bàn giao tất cả các chìa khóa của bộ phận lễ tân trong ca của bạn.
- Các chìa khóa phải được bàn giao bao gồm:
- Két an toàn.
- Ngăn kéo đựng tiền mặt.
- Chìa khóa chủ.
- Kiểm tra túi áo và túi quần để chắc chắn không mang chìa khóa nào đi.
Việc bàn giao chìa khóa đảm bảo rằng ca sau có đủ chìa khóa cần thiết để làm việc và tránh sai sót về bảo mật.
4. Kết thúc công việc
Rời khỏi nơi làm việc của bạn.
- Dọn dẹp sạch sẽ và sắp xếp ngăn nắp trước khi rời khỏi quầy.
- Đảm bảo quầy lễ tân được bổ sung đầy đủ vật dụng cần thiết.
- Đếm quỹ tiền dự phòng của ca làm việc.
- Đóng mã số thu ngân.
- Đăng xuất khỏi hệ thống PMS.
- Hỏi người giám sát xem bạn đã được phép rời khỏi khách sạn chưa.
Những bước này giúp ca làm việc tiếp theo có thể bắt đầu công việc một cách gọn gàng, ngăn nắp và có tổ chức.
Kết luận
Quy trình giao ca trong lễ tân khách sạn không chỉ giúp đảm bảo công việc được thực hiện liên tục mà còn giúp hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả vận hành. Việc thực hiện đầy đủ các bước ghi sổ bàn giao, kiểm tra danh mục công việc, bàn giao chìa khóa và kết thúc ca làm việc sẽ giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ. Nhân viên lễ tân cần tuân thủ quy trình này để đảm bảo sự chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ khách sạn