Trong hoạt động vận hành khách sạn, không ít trường hợp khách đã đặt phòng nhưng không đến mà không thông báo trước. Nếu không xử lý đúng, tình trạng này sẽ gây lãng phí phòng trống và ảnh hưởng đến doanh thu. Quy trình dưới đây giúp nhân viên khách sạn xử lý các trường hợp khách đặt phòng nhưng không đến một cách chuyên nghiệp và đúng quy định.
1. Kiểm tra danh sách khách đặt phòng nhưng không đến
- Cách làm:
- In danh sách khách không đến của ngày hôm trước.
- Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra tên khách và tên công ty của khách.
- Kiểm tra các tài liệu về đảm bảo đặt phòng.
2. Liên hệ với người đặt phòng
- Cách làm:
- Gọi điện thoại, gửi fax hoặc thư điện tử cho người đã thực hiện việc đặt phòng.
- Tiêu chuẩn:
- Giải thích rằng khách đã không đến.
- Tạo cơ hội giải thích cho người đặt phòng.
- Nếu là khách hoặc công ty khách hàng thường xuyên, báo cho người giám sát.
- Giải thích rằng khách không đến như đã đặt thì sẽ bị tính phí.
3. Thông báo mức phí đối với khách đặt phòng nhưng không đến
- Cách làm:
- Chuyển thông tin đến người chịu trách nhiệm tính tiền phạt.
- Tiêu chuẩn:
- Đính kèm tất cả tài liệu vào danh sách khách không đến.
Kết luận
Xử lý tình huống khách đặt phòng nhưng không đến là một phần quan trọng giúp khách sạn đảm bảo hiệu quả kinh doanh và tuân thủ chính sách. Thực hiện quy trình một cách chính xác giúp hạn chế tranh chấp, nâng cao tính chuyên nghiệp và mang lại sự công bằng cho cả khách sạn lẫn khách hàng.