Trong nghiệp vụ đặt phòng khách sạn, việc đảm bảo đặt phòng bởi công ty là một trong những phương thức phổ biến khi làm việc với các khách hàng doanh nghiệp. Quy trình này giúp khách sạn đảm bảo quyền lợi về thanh toán trong trường hợp khách không đến mà không báo trước, đồng thời giúp khách hàng doanh nghiệp yên tâm về việc giữ phòng cho nhân viên hoặc đối tác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp nhân viên thực hiện đúng quy trình và chuẩn mực.
1. Xác định hình thức đảm bảo
- Cách làm:
- Hỏi người gọi xem đặt phòng sẽ được đảm bảo bằng hình thức nào.
- Tiêu chuẩn:
- Xác định xem công ty hay hãng đã thỏa thuận với khách sạn chưa.
2. Yêu cầu xác nhận bằng văn bản
- Cách làm:
- Đề nghị người đặt phòng gửi một bản xác nhận.
- Tiêu chuẩn:
- Bản xác nhận phải nêu rõ rằng đặt phòng đã được xác nhận cho việc khách đến muộn.
3. Xác nhận lại việc đảm bảo
- Cách làm:
- Thông báo rằng đây là đặt phòng có đảm bảo.
- Giải thích rõ rằng nếu khách không đến, chi phí đêm đầu tiên sẽ bị tính trừ vào thẻ tín dụng (nếu đã cung cấp) hoặc được tính theo hợp đồng thỏa thuận.
- Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo khách hiểu rõ quy định và thời hạn hủy phòng mà không bị tính phí.
4. Quản lý
- Cách làm:
- Chuyển đổi trạng thái đặt phòng đó thành “đặt phòng có đảm bảo” khi khách sạn đã nhận được xác nhận.
- Tiêu chuẩn:
- Chỉ chuyển đổi khi nhận được xác nhận hợp lệ.
- Đính kèm bản xác nhận vào hồ sơ đặt phòng để dễ dàng tra cứu.
Kết luận
Quy trình đặt phòng đảm bảo bởi công ty không chỉ giúp khách sạn bảo vệ quyền lợi tài chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng các bước và tiêu chuẩn trên sẽ giúp nhân viên xử lý yêu cầu nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời tạo dựng lòng tin và mối quan hệ lâu dài với các khách hàng doanh nghiệp.