Trong hoạt động đặt phòng khách sạn, việc đảm bảo đặt phòng bằng thẻ tín dụng là quy trình phổ biến nhằm xác nhận chắc chắn việc lưu trú của khách. Quy trình này không chỉ giúp khách sạn hạn chế tình trạng hủy phòng không báo trước mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Hướng dẫn sau đây giúp nhân viên thực hiện đúng quy định khi thu thập và xác nhận thông tin thẻ tín dụng của khách hàng.
1. Hỏi loại thẻ tín dụng
- Cách làm:
- Hỏi khách sẽ dùng loại thẻ tín dụng nào để đảm bảo cho đặt phòng của họ.
- Tiêu chuẩn:
- Xác định xem loại thẻ tín dụng đó có được khách sạn chấp thuận không.
- Điền tên và số hiệu thẻ tín dụng vào nơi thích hợp.
2. Hỏi tên chủ thẻ tín dụng
- Cách làm:
- Hỏi tên chủ thẻ tín dụng.
- Tiêu chuẩn:
- Tên chủ thẻ phải trùng với tên khách.
3. Hỏi số thẻ tín dụng
- Cách làm:
- Hỏi khách số thẻ tín dụng.
- Tiêu chuẩn:
- Nhắc lại từng chữ số trên thẻ tín dụng với khách để xác nhận chính xác.
- Điền số thẻ vào nơi thích hợp.
4. Hỏi hạn sử dụng của thẻ
- Cách làm:
- Hỏi khách hạn sử dụng của thẻ.
- Tiêu chuẩn:
- Điền tháng và năm vào nơi thích hợp.
5. Xác nhận lại việc đảm bảo
- Cách làm:
- Nhắc lại rằng đây là đặt phòng có đảm bảo; trường hợp khách không đến thì tiền phòng cho đêm đầu tiên vẫn sẽ bị trừ vào thẻ tín dụng nếu khách không hủy phòng trước thời hạn quy định.
- Tiêu chuẩn:
- Giải thích với khách rằng khách sạn sẽ vẫn tính phí trong trường hợp khách không đến.
- Thông báo với khách thời hạn cuối cùng mà họ có thể hủy phòng mà không bị tính phí.
6. Quản lý
- Cách làm:
- Chuyển đổi đặt phòng đó thành tình trạng đặt phòng có đảm bảo trong hệ thống.
- Tiêu chuẩn:
- Cập nhật hệ thống PMS để thể hiện trạng thái đặt phòng được đảm bảo.
Kết luận
Đảm bảo đặt phòng bằng thẻ tín dụng là quy trình quan trọng giúp khách sạn bảo vệ doanh thu và khách hàng có trải nghiệm đặt phòng an toàn. Khi thực hiện, nhân viên cần tuân thủ quy định bảo mật thông tin thẻ, đảm bảo sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng.