Chi phí vận hành và bảo trì tài sản (Property Operation and Maintenance expenses) được tách thành hai nhóm chính: Chi phí Lao động và Các khoản liên quan (Labor Costs and Related Expenses) và Chi phí khác (Other Expenses).
1. Chi phí Lao động và Các khoản liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí Lao động và Các khoản liên quan bao gồm tất cả các chi phí tiền lương liên quan đến Lương và Tiền công (Salaries and Wages), Phí phục vụ (Service Charges), Lao động theo hợp đồng (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses), và Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) cho nhân viên và nhà thầu. Danh sách các vị trí thường được bao gồm trong bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản (Property Operation and Maintenance department) được cung cấp tại phần Chức danh Bảng lương của Bộ phận (Department Payroll Titles) ở cuối Phần I (Part I).
1.1 Lương và Tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm thu nhập được trả cho nhân viên đối với các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của tài sản (property), chẳng hạn như lương thường xuyên, lương làm thêm giờ và phụ cấp chênh lệch ca. Nếu một nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức thường xuyên của mình (regular home department), thu nhập của người đó phải được ghi nhận là Lương và Tiền công (Salaries and Wages) tại bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ đang được thực hiện là gì.
Ví dụ, nếu một nhân viên bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản (Property Operations and Maintenance department) thường xuyên làm việc với vai trò kỹ sư trong bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản và tạm thời làm việc cho bộ phận Ẩm thực (Food and Beverage department) trong một sự kiện (function), thì thu nhập của người đó cho sự kiện phải được ghi nhận vào Lương và Tiền công (Salaries and Wages) tại bộ phận Ẩm thực (Food and Beverage department), không phải tại bộ phận chính thức thường xuyên của người đó.
Lương và Tiền công (Salaries and Wages) phải được phân định theo các chức danh bảng lương quản lý và không quản lý quan trọng trong bộ phận. Nếu cần thiết, các chức danh bảng lương nên được gộp lại để bảo đảm tính bảo mật của bảng lương của một nhân viên cụ thể.
Lương và Tiền công (Salaries and Wages) bao gồm thu nhập liên quan đến nhân viên tạm thời khi các chi phí đó được xử lý thông qua hệ thống bảng lương của tài sản (property’s payroll system).
1.2 Phân bổ Phí phục vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí phục vụ được chi trả thông qua hệ thống bảng lương cho nhân viên khách sạn.
1.3 Lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí của lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài phát sinh khi một tài sản (property) ký kết một thỏa thuận với một nhà thầu bên thứ ba để cung cấp nhân viên nhằm đảm nhiệm các vị trí mà thông thường sẽ do các cá nhân được trả lương theo bảng lương chính thức đảm nhận. Trong các tình huống này, tài sản ghi nhận hoặc theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho nhà thầu bên thứ ba theo giờ hoặc theo cơ sở đã thỏa thuận khác. Một ví dụ điển hình là việc sử dụng các cá nhân được đưa vào tài sản để bù đắp sự thiếu hụt nhân sự kỹ thuật (engineering staff).
Lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor) bao gồm tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi các thỏa thuận đó được hỗ trợ bởi các thỏa thuận chính thức (formal agreements).
1.4 Thưởng và Khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm tiền thưởng theo hợp đồng và theo quyết định (contractual and discretionary), tiền trả khuyến khích và các hình thức trả theo hiệu suất khác được thiết kế nhằm thúc đẩy doanh thu thông qua bán hàng, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.5 Tổng Lương, Tiền công, Phí phục vụ, Lao động theo hợp đồng và Thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và Tiền công (Salaries and Wages), Phân bổ Phí phục vụ (Service Charge Distribution), Lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor), và Thưởng và Khuyến khích (Bonuses and Incentives).
1.6 Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản được thanh toán cho một nhân viên đối với các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của tài sản (property) và các khoản được thanh toán cho một nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức thường xuyên của mình (regular home department) bất kể nhiệm vụ đang được thực hiện là gì. Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) bao gồm các mục sau:
• Thuế tiền lương (Payroll Taxes). Bao gồm phần đóng góp của người sử dụng lao động vào các chương trình hưu trí quốc gia và tiểu bang, thất nghiệp, tàn tật và bảo hiểm y tế, và các loại thuế liên quan đến tiền lương hoặc các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc khác. Xem Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) – Schedule 14.
• Khoản trả bổ sung (Supplemental Pay). Bao gồm ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép năm, lương nghỉ bệnh, lương ngày lễ, lương phục vụ bồi thẩm đoàn, chi phí tái định cư, thời gian nghỉ có lương và trợ cấp thôi việc. Xem Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) – Schedule 14.
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits). Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến tiền lương khác, chẳng hạn như chi phí bảo hiểm y tế do người sử dụng lao động chi trả, chi phí bữa ăn cung cấp cho nhân viên, đóng góp quỹ hưu trí và phí và lệ phí công đoàn. Xem Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) – Schedule 14. Việc phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Khu ăn uống nhân viên (Staff Dining – Schedule 13) được ghi nhận vào dòng này.
1.7 Tổng Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế tiền lương (Payroll Taxes), Khoản trả bổ sung (Supplemental Pay), và Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits).
Lưu ý liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm (cluster services): Khi hợp lý và có thể xác định dễ dàng, chi phí lao động liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm phải được ghi nhận vào Lương và Tiền công (Salaries and Wages) hoặc Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses).
1.8 Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan được tính bằng cách cộng Tổng Lương, Tiền công, Phí phục vụ, Lao động theo hợp đồng và Thưởng (Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses) và Tổng Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses).
Tỷ lệ phần trăm của từng cấu phần chi phí lao động cũng như Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan được tính bằng cách lấy số tiền của từng dòng chia cho Tổng Doanh thu Hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ tài sản (property). Tham khảo Phần III (Part III) để biết các chỉ số vận hành được khuyến nghị liên quan đến Chi phí Lao động và Các khoản liên quan.
2. Chi phí khác (Other Expenses)
Nhóm chi phí này bao gồm các chi phí quan trọng của bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản (Property Operation and Maintenance department) được phê duyệt là Chi phí khác (Other Expenses) trong Hệ thống Thống nhất (Uniform System). Các tài sản (properties) riêng lẻ có thể loại bỏ các dòng chi phí không liên quan, nhưng Hệ thống Thống nhất không cho phép bổ sung hoặc thay thế các dòng chi phí khác. Thay vào đó, tài sản có thể lựa chọn xây dựng một tài khoản phụ hoặc phụ biểu (sub-account/sub-schedule) để cung cấp thêm chi tiết liên quan đến một khoản chi phí cụ thể. Tài khoản phụ hoặc phụ biểu này sau đó phải được tổng hợp vào dòng chi phí thích hợp được liệt kê dưới đây.
2.1 Tòa nhà (Building)
Bao gồm mọi chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến việc sửa chữa và bảo trì tòa nhà, cả bên trong và bên ngoài. Chi phí bộ khóa cửa (locksets), cũng như chi phí liên quan đến bảo trì biển hiệu, được ghi nhận vào tài khoản này trừ khi phạm vi công việc yêu cầu phải vốn hóa (capitalized).
2.2 Dịch vụ cụm (Cluster Services)
Bao gồm phần phân bổ chi phí được chia sẻ giữa các khách sạn trong một khu vực địa lý giới hạn, trái ngược với các dịch vụ hợp nhất cấp quốc gia như Phân bổ từ Văn phòng Tập đoàn (Corporate Office Reimbursables). Khi hợp lý và có thể xác định dễ dàng, chi phí lao động và các khoản liên quan phải được ghi nhận vào dòng chi phí tương ứng của chúng và chỉ các chi phí khác mới được ghi nhận vào Dịch vụ cụm (Cluster Services). Khi không thực tế, việc phân bổ hợp lý tổng chi phí dịch vụ cụm phải được ghi nhận tại đây.
2.3 Dịch vụ theo hợp đồng (Contract Services)
Bao gồm chi phí cho các hoạt động được thực hiện cho bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản bởi các nhà thầu bên ngoài và các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thay vì bởi nhân viên khách sạn, trừ khi được xác định trong bộ phận này với một dòng chi phí cụ thể. Chi phí thuê các công ty bên ngoài cho dịch vụ kiểm soát côn trùng (pest control) hoặc cảnh quan nội thất (interior landscaping) và dịch vụ tư vấn chuyên biệt cho bộ phận là các ví dụ điển hình. Nếu vật tư được mua để các công ty hợp đồng sử dụng, các vật tư đó được ghi nhận vào tài khoản vật tư thích hợp.
2.4 Phân bổ từ Văn phòng Tập đoàn (Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm phần phân bổ lương và chi phí của nhân sự bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản thuộc công ty tập đoàn hoặc công ty quản lý được tính phí cho tài sản bởi văn phòng khu vực, văn phòng tập đoàn hoặc công ty quản lý, phù hợp với các thỏa thuận hợp đồng. Chi phí đi lại của nhân sự tập đoàn hoặc công ty quản lý phát sinh khi đến thăm tài sản, bao gồm chi phí ăn uống và các dịch vụ hoặc tiện ích áp dụng khác được cung cấp cho nhân sự đó khi thực hiện công việc tại tài sản vì lợi ích của tài sản, cũng được ghi nhận vào tài khoản này.
2.5 Hội phí và Đăng ký (Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí hội viên của bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản hoặc của các thành viên nhân sự khi được ủy quyền đại diện cho bộ phận trong các tổ chức kinh doanh hoặc nghề nghiệp. Hội phí và Đăng ký cũng bao gồm chi phí đăng ký báo, tạp chí và sách phục vụ nhân sự bộ phận.
2.6 Thiết bị Điện và Cơ khí (Electrical and Mechanical Equipment)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến sửa chữa và bảo trì thiết bị chung không được xác định cụ thể ở nơi khác.
2.7 Thang máy và Thang cuốn (Elevators and Escalators)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến sửa chữa và bảo trì thang máy và thang cuốn.
2.8 Vật tư Kỹ thuật (Engineering Supplies)
Bao gồm chi phí liên quan đến vật tư bảo trì, hóa chất và dụng cụ nhỏ được sử dụng trong bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản.
2.9 Giải trí nội bộ (Entertainment In-House)
Bao gồm chi phí thực phẩm và đồ uống theo giá vốn, tiền tip, phí phục vụ và thuế bán hàng nếu có, được sử dụng cho mục đích tiếp đãi khách, nhà cung cấp và khách hàng doanh nghiệp tại các cơ sở ẩm thực của tài sản.
2.10 Thuê thiết bị (Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê bất kỳ loại thiết bị nào được sử dụng không thường xuyên trong bộ phận hoặc thay thế tạm thời cho thiết bị ngừng hoạt động. Các khoản thanh toán thuê thiết bị theo hợp đồng thuê vận hành đủ điều kiện được ghi nhận vào Tài sản và Thiết bị khác (Other Property and Equipment) thuộc mục Thuê (Rent) của Thu nhập và Chi phí ngoài hoạt động (Non-Operating Income and Expenses – Schedule 11).
2.11 Lớp phủ sàn (Floor Covering)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến sửa chữa lớp phủ sàn trong toàn bộ tòa nhà.
2.12 Nội thất và Thiết bị (Furniture and Equipment)
Bao gồm chi phí sửa chữa và thay thế nội thất và thiết bị không được đề cập cụ thể ở nơi khác. Ví dụ, chi phí hợp đồng, vật tư và vật liệu như vải, sợi, gỗ, bộ phận kim loại và kính liên quan đến sửa chữa nội thất bao gồm giường, bàn, tủ, ghế, rèm cửa và các vật dụng tương tự được ghi nhận vào tài khoản này, cũng như chi phí sửa chữa tivi phòng khách.
2.13 Bảo trì Cảnh quan và Khuôn viên (Grounds Maintenance and Landscaping)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến bảo trì khuôn viên như phủ lại và kẻ vạch bãi đậu xe và dọn tuyết. Đối với các tài sản nằm tại khu vực mà dọn tuyết là chi phí vận hành đáng kể, có thể thiết lập tài khoản phụ riêng cho dọn tuyết, với tổng chi phí của tài khoản đó được tổng hợp vào Bảo trì Cảnh quan và Khuôn viên.
2.14 Thiết bị Sưởi, Thông gió và Điều hòa Không khí (Heating, Ventilation, and Air Conditioning Equipment)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến sửa chữa và bảo trì toàn bộ thiết bị sưởi, thông gió và điều hòa không khí.
2.15 Thiết bị Bếp (Kitchen Equipment)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến sửa chữa và bảo trì thiết bị bếp.
2.16 Thiết bị Giặt là (Laundry Equipment)
Bao gồm chi phí vật tư và hợp đồng liên quan đến sửa chữa và bảo trì thiết bị giặt là.
2.17 Giấy phép và Chứng nhận (Licenses and Permits)
Bao gồm chi phí giấy phép cấp quốc gia và địa phương, bao gồm chi phí kiểm tra cần thiết cho việc cấp phép, cho tất cả các hoạt động của bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản.
2.18 An toàn Sinh mạng và Phòng cháy (Life/Safety)
Bao gồm chi phí phí kiểm tra theo quy định, thử nghiệm chứng nhận, vật tư và hợp đồng để bảo trì bảng điều khiển phòng cháy, công tắc báo động, công tắc dòng chảy, đầu báo khói, hệ thống sprinkler và điểm kéo báo cháy.
2.19 Bóng đèn (Light Bulbs)
Bao gồm chi phí thay thế bóng đèn.
2.20 Chi phí khác (Miscellaneous)
Bao gồm bất kỳ chi phí nào của bộ phận Vận hành và Bảo trì Tài sản không thuộc các dòng chi phí khác được thảo luận trong phần này.
2.21 Vật tư vận hành (Operating Supplies)
Bao gồm chi phí các vật dụng cần thiết để vận hành bộ phận nhưng không được bao gồm trong mô tả của các tài khoản cụ thể. Ví dụ như vật tư văn phòng chung.
2.22 Sơn và Ốp tường (Painting and Wallcovering)
Bao gồm chi phí vật tư, vật liệu và hợp đồng liên quan đến sơn và ốp tường trong toàn bộ tài sản.
2.23 Hệ thống Ống nước (Plumbing)
Bao gồm chi phí sửa chữa và bảo trì thiết bị và hệ thống ống nước trong toàn bộ tài sản, bao gồm thiết bị nhà bếp và phòng tắm, đường cấp nước và đường thoát nước, nhưng không bao gồm hệ thống sprinkler.
2.24 Hồ bơi (Swimming Pool)
Bao gồm chi phí vật tư, hóa chất hồ bơi và hợp đồng liên quan đến bảo trì và sửa chữa hồ bơi khi không tồn tại một Bộ phận Hoạt động Khác (Other Operated Department) riêng biệt.
2.25 Đào tạo (Training)
Bao gồm chi phí, ngoài chi phí tiền lương, có thể quy trực tiếp cho đào tạo nhân viên bộ phận. Ví dụ bao gồm chi phí tài liệu đào tạo, vật tư, chương trình chứng nhận và phí giảng viên. Chi phí tiền lương của nhân viên phát sinh trong thời gian đào tạo được ghi nhận vào Lương và Tiền công (Salaries and Wages).
2.26 Công tác – Ăn uống và Giải trí (Travel - Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí hoàn trả cho thực phẩm, đồ uống và giải trí phát sinh bởi nhân viên bộ phận khi đi công tác vì công việc của tài sản.
2.27 Công tác – Khác (Travel - Other)
Bao gồm chi phí đi lại và chi phí hoàn trả như vé máy bay, thuê xe, phòng khách sạn và thuế, Internet phòng khách, phí đăng ký hội nghị, không bao gồm thực phẩm, đồ uống và giải trí, phát sinh bởi nhân viên bộ phận khi đi công tác vì công việc của tài sản.
2.28 Chi phí Đồng phục (Uniform Costs)
Bao gồm chi phí đồng phục nhân viên sử dụng trong bộ phận, dù mua hoặc thuê. Chi phí sửa chữa cũng được bao gồm trong dòng này. Chi phí giặt đồng phục được ghi nhận vào Giặt đồng phục (Uniform Laundry).
2.29 Giặt Đồng phục (Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt đồng phục cho nhân viên bộ phận, dù được thực hiện tại cơ sở trong khách sạn hoặc thuê ngoài.
2.30 Sửa chữa Phương tiện (Vehicle Repair)
Bao gồm sửa chữa và bảo trì phương tiện do khách sạn sở hữu hoặc thuê. Chi phí nhiên liệu và vệ sinh vẫn được ghi nhận trong bộ phận vận hành phương tiện.
2.31 Thu gom Rác thải (Waste Removal)
Bao gồm chi phí thu gom rác, phế thải và các loại chất thải khác. Chi phí liên quan đến tái chế kính hoặc vật liệu khác cũng như chi phí thuê thùng rác hoặc máy ép rác cũng được bao gồm trong dòng này.
Tổng Chi phí khác (Total Other Expenses)
Được tính bằng cách cộng tất cả các mục được liệt kê trong Chi phí khác (Other Expenses). Tỷ lệ phần trăm của từng dòng chi phí cũng như Tổng Chi phí khác được tính bằng cách lấy số tiền của từng dòng chia cho Tổng Doanh thu Hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ tài sản.
3. Tổng Chi phí (Total Expenses)
Tổng Chi phí được tính bằng cách cộng Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan (Total Labor Costs and Related Expenses) với Tổng Chi phí khác (Total Other Expenses). Tỷ lệ phần trăm của Tổng Chi phí được tính bằng cách lấy Tổng Chi phí chia cho Tổng Doanh thu Hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ tài sản.
Tổng Chi phí là số tiền xuất hiện trên Báo cáo Hoạt động Tóm tắt (Summary Operating Statement) trong mục Chi phí Hoạt động Không phân bổ (Undistributed Operating Expenses) – Vận hành và Bảo trì Tài sản (Property Operation and Maintenance).