1. Chi phí lao động và các khoản liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí lao động và các khoản liên quan bao gồm toàn bộ chi phí tiền lương liên quan đến: Lương (Salaries), Tiền công (Wages), Phân bổ phí dịch vụ (Service Charges), Lao động thuê ngoài (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses) và Các khoản chi liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) của nhân viên và nhà thầu.
Danh sách các chức danh thường thuộc bộ phận Quản lý và Hành chính được trình bày trong phần Department Payroll Titles ở cuối Phần I.
1.1 Lương và tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm thu nhập trả cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ liên quan đến vận hành khách sạn, như lương cơ bản, lương làm thêm giờ và phụ cấp ca.
Nếu một nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của mình, thì thu nhập của họ phải được ghi nhận vào Lương và tiền công của bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ thực hiện là gì.
Ví dụ: nếu một nhân viên bộ phận Quản lý và Hành chính thường xuyên làm nhân viên kế toán và tạm thời hỗ trợ bộ phận Ẩm thực trong một sự kiện, thì tiền lương cho công việc đó sẽ được ghi nhận vào Lương và tiền công của bộ phận Ẩm thực, không phải bộ phận chính của họ.
Lương và tiền công cần được phân tách theo các chức danh quản lý và không quản lý quan trọng trong bộ phận. Nếu cần thiết, có thể gộp chức danh để đảm bảo tính bảo mật thông tin lương của từng cá nhân.
Lương và tiền công bao gồm cả thu nhập của nhân viên thời vụ khi các khoản chi này được xử lý thông qua hệ thống trả lương của khách sạn.
1.2 Phân bổ phí dịch vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí dịch vụ được chi trả thông qua hệ thống lương cho nhân viên khách sạn.
1.3 Lao động thuê ngoài, cho thuê hoặc gia công (Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí thuê lao động từ bên thứ ba để đảm nhiệm các vị trí vốn thường thuộc biên chế chính thức.
Trong các trường hợp này, khách sạn theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho bên thứ ba theo giờ hoặc theo thỏa thuận.
Ví dụ điển hình là sử dụng nhân sự bổ sung khi thiếu nhân viên an ninh.
Lao động thuê ngoài, cho thuê hoặc gia công bao gồm cả tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi có hợp đồng chính thức.
1.4 Thưởng và khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm thưởng theo hợp đồng hoặc tự nguyện, tiền khuyến khích và các khoản trả theo hiệu suất nhằm thúc đẩy doanh thu, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.5 Tổng lương, tiền công, phí dịch vụ, lao động thuê ngoài và thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và tiền công, Phân bổ phí dịch vụ, Lao động thuê ngoài và Thưởng.
1.6 Các khoản chi liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản chi trả cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ liên quan đến vận hành khách sạn và các khoản chi cho nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của họ, bất kể nhiệm vụ thực hiện là gì.
Các khoản chi liên quan đến tiền lương bao gồm:
• Thuế lương (Payroll Taxes): phần đóng góp của chủ sử dụng lao động cho các chương trình hưu trí, thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các khoản thuế hoặc bảo hiểm bắt buộc khác. Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.
• Trả bổ sung (Supplemental Pay): ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép, lương nghỉ bệnh, lương ngày lễ, lương khi tham gia bồi thẩm đoàn, chi phí chuyển nơi làm việc, thời gian nghỉ hưởng lương và trợ cấp thôi việc. Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits): toàn bộ các khoản chi liên quan đến tiền lương khác như bảo hiểm y tế do doanh nghiệp chi trả, chi phí suất ăn nhân viên, đóng góp quỹ hưu trí, phí và lệ phí công đoàn. Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14. Phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Staff Dining—Schedule 13 được ghi nhận tại dòng này.
1.7 Tổng chi liên quan tiền lương (Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế lương, Trả bổ sung và Phúc lợi nhân viên.
Lưu ý về thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm: khi hợp lý và có thể xác định rõ ràng, chi phí lao động liên quan đến các thỏa thuận này phải được ghi nhận trực tiếp vào Lương và tiền công hoặc Các khoản chi liên quan đến tiền lương.
1.8 Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan được tính bằng cách cộng Tổng lương, tiền công, phí dịch vụ, lao động thuê ngoài và thưởng với Tổng chi liên quan tiền lương.
Tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục chi phí lao động cũng như Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan được tính bằng cách chia số tiền của từng dòng cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn (Total Operating Revenue for the entire property).
Tham khảo Phần III để biết các chỉ số vận hành khuyến nghị liên quan đến Chi phí lao động và các khoản liên quan.
2. Chi phí khác (Other Expenses)
Nhóm chi phí này bao gồm các khoản chi phí quan trọng của bộ phận Quản lý và Hành chính được chuẩn hóa trong Uniform System.
Khách sạn có thể loại bỏ các dòng chi phí không phù hợp, nhưng không được bổ sung hoặc thay thế các dòng chi phí khác. Thay vào đó, khách sạn có thể xây dựng tiểu khoản hoặc phụ biểu để cung cấp chi tiết hơn cho một khoản mục cụ thể. Tổng của tiểu khoản hoặc phụ biểu này phải được gộp vào dòng chi phí tương ứng dưới đây.
2.1 Phí kiểm toán (Audit Charges)
Bao gồm chi phí kiểm toán kế toán nội bộ hoặc bên ngoài thực hiện cho khách sạn. Các cuộc kiểm toán được thực hiện theo yêu cầu và vì lợi ích của chủ sở hữu sẽ được ghi nhận vào Owner Expenses trong Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11.
2.2 Phí ngân hàng (Bank Charges)
Bao gồm phí dịch vụ ngân hàng và các giao dịch như thấu chi, phí dịch vụ hàng tháng, phí ngừng thanh toán, phí séc, phí chuyển khoản, phí điện chuyển tiền và các khoản liên quan khác.
2.3 Thừa thiếu tiền mặt (Cash Overages and Shortages)
Bao gồm các khoản chênh lệch thừa hoặc thiếu tiền mặt của thu ngân.
2.4 Chi phí kế toán tập trung (Centralized Accounting Charges)
Bao gồm chi phí dịch vụ kế toán tập trung như phí xử lý công nợ phải trả, lập báo cáo kết quả kinh doanh, xử lý bảng lương và chuẩn bị hồ sơ thuế bán hàng, thuế sử dụng, thuế lưu trú do văn phòng tập đoàn hoặc công ty quản lý tính phí.
2.5 Dịch vụ cụm (Cluster Services)
Bao gồm phân bổ chi phí được chia sẻ giữa các khách sạn trong một khu vực địa lý hạn chế. Khi có thể xác định rõ ràng, chi phí lao động phải được ghi nhận trực tiếp vào dòng tương ứng và chỉ các chi phí khác mới được ghi nhận vào mục này. Nếu không thực tế, phải phân bổ hợp lý tổng chi phí dịch vụ cụm tại đây.
2.6 Dịch vụ và quà tặng miễn phí (Complimentary Services and Gifts)
Bao gồm chi phí quà tặng sử dụng trong các chương trình tặng miễn phí cho khách hoặc nhà cung cấp liên quan đến bộ phận Quản lý và Hành chính và quà VIP. Các khoản miễn phí phục vụ mục đích quảng bá phải được ghi nhận vào Sales and Marketing—Schedule 7.
2.7 Dịch vụ thuê ngoài (Contract Services)
Bao gồm chi phí các hoạt động do nhà thầu bên ngoài hoặc đơn vị chuyên môn thực hiện thay vì nhân viên khách sạn, trừ khi đã được xác định tại dòng chi phí riêng. Ví dụ như dịch vụ lưu trữ hồ sơ. Nếu mua vật tư cho nhà thầu sử dụng, vật tư được ghi nhận vào tài khoản vật tư phù hợp.
2.8 Phân bổ văn phòng tập đoàn (Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm phân bổ lương và chi phí của nhân sự hành chính tập đoàn hoặc công ty quản lý được xuất hóa đơn cho khách sạn. Chỉ ghi nhận tại bộ phận này khi không thể ghi nhận vào bộ phận khác. Bao gồm cả chi phí công tác của nhân sự tập đoàn khi làm việc tại khách sạn.
2.9 Thu hồi công nợ (Credit and Collection)
Bao gồm chi phí thu hồi công nợ khách như phí luật sư và dịch vụ xác minh tín dụng, xác minh séc.
2.10 Phí hoa hồng thẻ tín dụng (Credit Card Commissions)
Bao gồm chi phí hoa hồng trả cho các tổ chức thẻ tín dụng.
2.11 Trang trí (Decorations)
Bao gồm chi phí vật dụng trang trí tại khu vực Quản lý và Hành chính trong các dịp lễ và sự kiện đặc biệt.
2.12 Tài trợ và đóng góp (Donations)
Bao gồm các khoản đóng góp từ thiện, chính trị, xã hội hoặc cộng đồng.
2.13 Hội phí và đăng ký (Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí đại diện bộ phận hoặc nhân viên tham gia tổ chức chuyên môn. Bao gồm cả chi phí đăng ký báo, tạp chí và sách phục vụ bộ phận.
2.14 Tiếp khách nội bộ (Entertainment—In-House)
Bao gồm chi phí thực phẩm, đồ uống theo giá vốn, tiền tip, phí dịch vụ và thuế tiêu thụ khi tiếp khách tại cơ sở F&B của khách sạn.
2.15 Thuê thiết bị (Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê thiết bị sử dụng tạm thời. Hợp đồng thuê đủ điều kiện được ghi nhận vào Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11.
2.16 Nhân sự (Human Resources)
Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan trực tiếp đến chức năng nhân sự như tuyển dụng, chi phí chuyển nơi làm việc, kiểm tra lý lịch, chi phí visa không mang tính pháp lý cho lao động nước ngoài, nhà ở tạm thời cho nhân viên, phí bác sĩ và vật tư y tế, chi phí truyền thông nội bộ, hoạt động xã hội, thể thao, khen thưởng và các hoạt động nâng cao tinh thần nhân viên. Nếu chi phí đáng kể, có thể lập phụ biểu nhưng phải gộp vào dòng này.
2.17 Dịch vụ pháp lý (Legal Services)
Bao gồm án phí, phí luật sư, phí giữ luật sư, phí visa lao động nước ngoài, phí chuyên gia làm chứng, chi phí đi lại và các chi phí hoàn trả khác không liên quan đến bồi thường bảo hiểm. Phí pháp lý liên quan đến bảo hiểm ghi nhận vào mục bảo hiểm tương ứng tại Schedule 11.
2.18 Giấy phép và phí (Licenses and Permits)
Bao gồm chi phí giấy phép và kiểm tra cần thiết cho hoạt động của bộ phận Quản lý và Hành chính.
2.19 Tổn thất và thiệt hại (Loss and Damage)
Bao gồm khoản chi trả cho tài sản khách bị mất hoặc hư hỏng vượt quá số tiền bồi thường bảo hiểm nhận được.
2.20 Chi phí khác (Miscellaneous)
Bao gồm các chi phí không thuộc các dòng đã nêu. Các khoản hoàn tiền chiết khấu khối lượng từ tổ chức thẻ tín dụng được ghi giảm tại đây trừ khi xác định rõ cho dòng chi phí cụ thể.
2.21 Lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá không liên quan khách (Non-Guest-Related Foreign Currency Exchange Gains or Losses)
Lãi hoặc lỗ tỷ giá liên quan đến khoản phải thu và phải trả khách sạn được ghi nhận tại đây. Các khoản khác ghi nhận tại Schedule 11.
2.22 Vật tư vận hành (Operating Supplies)
Bao gồm chi phí vật tư văn phòng chung như máy fax, máy tính, sổ tay, bút, kẹp giấy. Bao gồm cả chi phí in biểu mẫu sử dụng trong bộ phận.
2.23 Xử lý bảng lương (Payroll Processing)
Bao gồm chi phí thuê bên thứ ba xử lý bảng lương.
2.24 Bưu phí và chuyển phát nhanh (Postage and Overnight Delivery Charges)
Bao gồm chi phí tem thư và chuyển phát nhanh liên quan đến bộ phận.
2.25 Phí chuyên môn (Professional Fees)
Bao gồm phí kế toán công chứng ngoài kiểm toán và tư vấn chuyên môn khác, không bao gồm luật sư. Bao gồm cả chi phí đi lại và hoàn trả. Phí tư vấn liên quan bảo hiểm ghi nhận tại Schedule 11.
2.26 Dự phòng nợ khó đòi (Provision for Doubtful Accounts)
Bao gồm khoản trích lập dự phòng cho khoản phải thu có khả năng mất.
2.27 An ninh (Security)
Bao gồm chi phí an ninh thuê ngoài cho sự kiện một lần, dịch vụ xe bọc thép và hộp an toàn. An ninh toàn thời gian thay thế nhân sự khách sạn ghi nhận vào Lương và tiền công.
2.28 Chi phí dàn xếp (Settlement Costs)
Bao gồm chi phí dàn xếp các yêu cầu không được bảo hiểm chi trả như bồi thường thiệt hại trong kiện tụng hoặc tranh chấp hợp đồng.
2.29 Vận chuyển nhân viên (Staff Transportation)
Bao gồm chi phí vận chuyển nhân viên đến khách sạn. Vé giao thông công cộng trợ cấp ghi nhận vào Phúc lợi nhân viên của từng bộ phận.
2.30 Đào tạo (Training)
Bao gồm chi phí đào tạo không bao gồm tiền lương. Lương trong thời gian đào tạo ghi nhận vào Lương và tiền công.
2.31 Công tác phí – ăn uống và giải trí (Travel-Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí hoàn trả ăn uống và giải trí khi nhân viên đi công tác.
2.32 Công tác phí – khác (Travel-Other)
Bao gồm chi phí vé máy bay, thuê xe, phòng khách sạn, Internet và phí hội thảo.
2.33 Chi phí đồng phục (Uniform Costs)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê đồng phục và sửa chữa. Giặt đồng phục ghi nhận riêng.
2.34 Giặt đồng phục (Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt đồng phục nội bộ hoặc thuê ngoài.
2.35 Tổng chi phí khác (Total Other Expenses)
Tổng chi phí khác được tính bằng cách cộng toàn bộ các khoản mục trên.
Tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục cũng như Tổng chi phí khác được tính bằng cách chia số tiền từng dòng cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn (Total Operating Revenue for the entire property).
3. Tổng chi phí (Total Expenses)
Tổng chi phí được tính bằng cách cộng Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan với Tổng chi phí khác.
Tỷ lệ phần trăm của Tổng chi phí được tính bằng cách chia Tổng chi phí cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn.
Tổng chi phí là số liệu được trình bày trên Summary Operating Statement tại mục Undistributed Operating Expenses—Administrative and General.