Nguồn doanh thu chủ yếu của một cơ sở lưu trú thường phát sinh từ việc cho thuê phòng và phòng suite cho khách. Doanh thu phòng được chia thành bốn phần: Doanh thu phòng khách lẻ (Transient Rooms Revenue), Doanh thu phòng khách đoàn (Group Rooms Revenue), Doanh thu phòng theo hợp đồng dài hạn (Contract Rooms Revenue) và Doanh thu phòng khác (Other Rooms Revenue).
1. Doanh thu phòng khách lẻ (Transient Rooms Revenue)
Doanh thu phòng khách lẻ bao gồm doanh thu phát sinh từ việc cho thuê phòng và phòng suite cho cá nhân hoặc nhóm sử dụng dưới 10 phòng mỗi đêm. Phần này cũng bao gồm các phòng cho khách thuê dài hạn đã thiết lập nơi cư trú thường xuyên, có hoặc không có hợp đồng.
Khách lưu trú dạng khách lẻ thường bao gồm các nhóm sau:
1.1 Giá bán lẻ (Retail)
Mức giá phòng định vị theo thị trường, được điều chỉnh theo mùa cho phân khúc khách lẻ. Đây là mức giá không chiết khấu, không yêu cầu điều kiện đặc biệt và luôn sẵn có khi khách sạn còn phòng để bán.
1.2 Giá chiết khấu (Discount)
Mức giá mở cho công chúng nói chung, không yêu cầu điều kiện đặc biệt, theo đó khách trả thấp hơn mức giá bán lẻ. Ví dụ bao gồm mua trước (advance purchase), đổi điểm khách hàng thân thiết (loyalty redemptions hoặc offers), gói dịch vụ (packages), chương trình khuyến mãi (promotions) và giá ẩn trên đại lý du lịch trực tuyến (online travel agency – OTA opaque).
1.3 Giá thỏa thuận (Negotiated)
Mức giá được thương lượng với các tài khoản đặc biệt, thường là doanh nghiệp. Khách phải chứng minh thuộc một công ty hoặc tổ chức cụ thể để được hưởng mức giá này.
1.4 Giá đủ điều kiện (Qualified)
Mức giá yêu cầu khách phải liên kết với một tổ chức cụ thể hoặc có mối quan hệ xác định để đặt phòng. Khi nhận phòng phải xuất trình giấy tờ chứng minh. Ví dụ bao gồm giá cho người cao tuổi, AAA, cơ quan nhà nước và nhân viên.
1.5 Giá bán buôn (Wholesale)
Mức giá phòng chiết khấu được đóng gói cùng các dịch vụ du lịch và hoặc thuê xe bên ngoài trước khi bán cho khách. Mức giá này không hiển thị cho khách.
2. Doanh thu phòng khách đoàn (Group Rooms Revenue)
Doanh thu phòng khách đoàn bao gồm doanh thu phát sinh từ việc cho thuê khối phòng hoặc phòng suite cho một đoàn. Một đoàn thường được định nghĩa là từ 10 phòng trở lên mỗi đêm được bán theo hợp đồng.
Doanh thu phòng khách đoàn được ghi nhận sau khi trừ chiết khấu cho nhà bán buôn khi bán số lượng lớn phòng. Các khoản hoàn trả hoặc trợ cấp cấp trực tiếp cho đoàn phải được ghi nhận là khoản giảm trừ doanh thu (contra revenue).
Để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động bán hàng và tiếp thị, doanh thu phòng khách đoàn thường được phân tách theo phân khúc thị trường (market segment). Các phân khúc thị trường thường bao gồm:
2.1 Doanh nghiệp (Corporate)
Mức giá thỏa thuận cho khối phòng gắn với một công ty thuộc các ngành như sản xuất, bán lẻ, y tế, bảo hiểm, tài chính, hãng luật, tổ chức thể thao chuyên nghiệp, công ty giải trí và doanh nghiệp vận tải.
2.2 Hiệp hội hoặc hội nghị (Association hoặc Convention)
Mức giá thỏa thuận cho khối phòng gắn với các hiệp hội thương mại, nghề nghiệp hoặc từ thiện.
2.3 Chính phủ (Government)
Mức giá thỏa thuận cho khối phòng gắn với các cơ quan nhà nước đủ điều kiện, bao gồm nhưng không giới hạn ở quân đội đang phục vụ, an ninh quốc gia và dịch vụ y tế, nhân sinh.
2.4 Du lịch hoặc nhà bán buôn (Tour hoặc Wholesalers)
Mức giá thỏa thuận cho khối phòng gắn với các nhà điều hành tour hoặc nhà bán buôn đóng gói các thành phần du lịch và bán dưới dạng đoàn tour có hướng dẫn, chuỗi tour có hướng dẫn hoặc đoàn khách quốc tế phát sinh theo từng đợt.
2.5 SMERF (Social, Military, Educational, Religious, Fraternal)
Mức giá thỏa thuận cho khối phòng gắn với các tổ chức thuộc nhóm xã hội, quân đội, giáo dục, tôn giáo và hội đoàn. Bao gồm sự kiện mang tính cá nhân hoặc lễ kỷ niệm, nhóm cựu quân nhân hoặc hỗ trợ quân đội, tổ chức giáo dục công hoặc tư được thành lập với mục đích giáo dục, tổ chức tôn giáo và các hội danh dự, hội sinh viên, công đoàn hoặc tổ chức giới hạn thành viên theo lĩnh vực học tập, chuyên môn hoặc nghề nghiệp.
3. Doanh thu phòng theo hợp đồng dài hạn (Contract Rooms Revenue)
Doanh thu phòng theo hợp đồng dài hạn bao gồm doanh thu phát sinh từ hợp đồng với một tổ chức khác cho một khối phòng ổn định trong thời gian kéo dài trên 30 ngày.
Doanh thu này được ghi nhận sau khi trừ chiết khấu. Ví dụ bao gồm tổ bay của hãng hàng không lưu trú thường trú, chương trình đào tạo doanh nghiệp kéo dài và chương trình phúc lợi theo hình thức khuyến khích.
4. Doanh thu phòng khác (Other Rooms Revenue)
Doanh thu phòng khác là doanh thu đa dạng liên quan đến phòng khách. Phần doanh thu này được tính vào Tổng doanh thu phòng (Total Rooms Revenue) và được sử dụng trong việc tính Giá phòng bình quân ngày (Average Daily Rate – ADR).
Các khoản mục thuộc doanh thu phòng khác bao gồm:
4.1 Khách không đến (No-shows)
Doanh thu phát sinh từ khách lẻ hoặc khách đoàn đã đảm bảo thanh toán để giữ phòng nhưng không đến lưu trú. Không được ghi nhận số đêm phòng cho trường hợp không đến. Tỷ lệ hao hụt đoàn và hủy phòng, cũng như hủy phòng của khách lẻ sau thời hạn quy định, được ghi nhận vào Phí hao hụt (Attrition Fees) và Phí hủy (Cancellation Fees) thuộc Thu nhập khác (Miscellaneous Income – Schedule 4), không ghi nhận vào Doanh thu phòng khác.
4.2 Sử dụng trong ngày (Day use)
Doanh thu phát sinh từ việc sử dụng phòng làm phòng tiếp khách, phòng thay đồ, phỏng vấn tuyển dụng, thử vai điện ảnh và nhà phân phối bán buôn như quần áo, đồ chơi hoặc hàng hóa khác. Không bao gồm dịch vụ Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage).
4.3 Phí trả phòng sớm (Early departure fees)
4.4 Phí trả phòng muộn (Late check-out fees)
4.5 Cho thuê giường phụ và nôi trẻ em (Rental of rollaway beds and cribs)
4.6 Phụ thu và phí dịch vụ (Surcharges and service charges)
Các khoản này thường bao gồm các khoản bắt buộc, không tùy chọn hoặc các khoản phí khác tự động cộng vào tài khoản khách liên quan đến dịch vụ hoặc tiện ích sử dụng. Phí dịch vụ trong bộ phận phòng phổ biến tại một số khu vực địa lý nhất định. Phí khu nghỉ dưỡng (Resort fees) không thuộc phí dịch vụ phòng và phải ghi nhận vào Thu nhập khác (Miscellaneous Income – Schedule 4). Các yếu tố then chốt để xác định ghi nhận phụ thu và phí dịch vụ so với tiền thưởng tự nguyện (gratuities) được quy định tại Phần V (Part V).
4.7 Các mặt hàng đặt trong phòng để bán cho khách
Các mặt hàng đặt trong phòng để bán cho khách không được tính vào Doanh thu phòng khác. Ví dụ, nước đóng chai hoặc thực phẩm đóng gói tính phí khi khách sử dụng được xem là Doanh thu thực phẩm minibar (Mini Bar Food Revenue) thuộc Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage – Schedule 2). Các mặt hàng không thuộc thực phẩm và đồ uống bán trong phòng được ghi nhận vào Doanh thu khác linh tinh (Miscellaneous Other Revenue) thuộc Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage – Schedule 2).
Đối với cơ sở không có hoạt động Ẩm thực và Đồ uống, thu nhập hoa hồng được trình bày trong Thu nhập khác (Miscellaneous Income – Schedule 4). Tuy nhiên, nếu cơ sở phát sinh doanh thu và chi phí liên quan, các khoản tổng phải được báo cáo trong Các bộ phận vận hành khác (Other Operated Departments).
