1. Chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage department) được chia thành hai nhóm chính: Chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses) và Chi phí khác (Other Expenses).
1.1. Chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses) bao gồm toàn bộ các khoản chi phí tiền lương liên quan đến Lương quản lý (Salaries), Tiền công (Wages), Phí dịch vụ phân bổ (Service Charges), Lao động thuê hợp đồng (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses) và Các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) cho nhân viên và nhà thầu.
Danh sách các vị trí thường thuộc bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage department) được trình bày tại mục Chức danh bảng lương bộ phận (Department Payroll Titles) ở cuối Phần I (Part I).
1.2. Lương và tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm các khoản thu nhập trả cho nhân viên đối với các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của cơ sở (property), như lương cơ bản, lương làm thêm giờ và phụ cấp ca làm việc.
Nếu một nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của mình, thu nhập của họ phải được ghi nhận vào mục Lương và tiền công (Salaries and Wages) của bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ thực hiện là gì.
Ví dụ, nếu một nhân viên bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage department) thường làm phục vụ tại một điểm kinh doanh (venue) nhưng tạm thời làm việc cho bộ phận Sân golf và cửa hàng chuyên dụng (Golf Course and Pro Shop department) trong một sự kiện, thu nhập của họ cho sự kiện đó được ghi nhận vào Lương và tiền công (Salaries and Wages) của bộ phận Sân golf và cửa hàng chuyên dụng (Golf Course and Pro Shop), không phải bộ phận chính của họ.
Lương và tiền công (Salaries and Wages) cần được phân tách theo các chức danh quản lý và không quản lý quan trọng trong bộ phận. Khi cần thiết, các chức danh có thể được gộp lại để đảm bảo tính bảo mật tiền lương của một nhân viên cụ thể.
Lương và tiền công (Salaries and Wages) bao gồm cả thu nhập của nhân viên thời vụ khi các khoản chi này được xử lý thông qua hệ thống trả lương của cơ sở.
1.3. Phân bổ phí dịch vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí dịch vụ được chi trả thông qua hệ thống trả lương cho nhân viên khách sạn.
1.4. Lao động thuê hợp đồng, thuê và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí lao động thuê hợp đồng, thuê hoặc thuê ngoài phát sinh khi cơ sở ký kết thỏa thuận với bên thứ ba để cung cấp nhân sự cho các vị trí thông thường do nhân viên trong bảng lương đảm nhiệm.
Trong các trường hợp này, cơ sở ghi nhận hoặc theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho bên thứ ba theo giờ hoặc theo thỏa thuận khác.
Ví dụ điển hình là sử dụng nhân sự bên ngoài để bù đắp sự thiếu hụt nhân sự của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage department).
Khoản mục này cũng bao gồm tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi các thỏa thuận đó được hỗ trợ bằng hợp đồng chính thức.
1.5. Thưởng và khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm các khoản thưởng theo hợp đồng và thưởng tùy ý, tiền khuyến khích và các hình thức trả lương theo hiệu suất khác nhằm thúc đẩy doanh thu thông qua bán hàng, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.6. Tổng lương, tiền công, phí dịch vụ, lao động thuê hợp đồng và thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và tiền công (Salaries and Wages), Phân bổ phí dịch vụ (Service Charge Distribution), Lao động thuê hợp đồng, thuê và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor) và Thưởng và khuyến khích (Bonuses and Incentives).
1.7. Các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản chi trả cho nhân viên đối với nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của cơ sở (property) và các khoản chi trả cho nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của họ, bất kể nhiệm vụ thực hiện là gì.
Các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) bao gồm:
• Thuế tiền lương (Payroll Taxes). Bao gồm phần đóng góp của người sử dụng lao động vào các chương trình hưu trí, thất nghiệp, tàn tật và bảo hiểm y tế cấp quốc gia và tiểu bang, cùng các loại thuế tiền lương hoặc bảo hiểm xã hội bắt buộc khác. Tham khảo Phụ lục 14 về chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses—Schedule 14).
• Các khoản trả bổ sung (Supplemental Pay). Bao gồm ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép, lương nghỉ ốm, lương ngày lễ, lương khi tham gia bồi thẩm đoàn, chi phí tái định cư, nghỉ phép có lương và trợ cấp thôi việc. Tham khảo Phụ lục 14 về chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses—Schedule 14).
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits). Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến tiền lương khác như chi phí bảo hiểm y tế do người sử dụng lao động chi trả, chi phí bữa ăn cung cấp cho nhân viên, đóng góp quỹ hưu trí và phí công đoàn. Tham khảo Phụ lục 14 về chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses—Schedule 14).
Phần phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Phụ lục 13 – Suất ăn nhân viên (Staff Dining—Schedule 13) được ghi nhận vào dòng này.
1.8. Tổng chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế tiền lương (Payroll Taxes), Các khoản trả bổ sung (Supplemental Pay) và Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits).
Lưu ý về các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm (shared staffing arrangements and cluster services): Khi hợp lý và có thể xác định rõ ràng, chi phí lao động liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm nên được ghi nhận vào Lương và tiền công (Salaries and Wages) hoặc Các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses).
1.9. Tổng chi phí nhân công và các chi phí liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Tổng chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Total Labor Costs and Related Expenses) được tính bằng cách cộng:
- Tổng lương, tiền công, phí dịch vụ, lao động thuê hợp đồng và thưởng (Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses) và
- Tổng chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses).
Tỷ lệ phần trăm của từng thành phần chi phí lao động cũng như Tổng chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Total Labor Costs and Related Expenses) được tính bằng cách lấy giá trị từng khoản mục chia cho Tổng doanh thu của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Total Revenue for the Food and Beverage department).
Tham khảo Phần III (Part III) để biết các chỉ số vận hành được khuyến nghị liên quan đến Chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses).
2. Chi phí khác (Other Expenses)
Nhóm chi phí này bao gồm các khoản chi phí quan trọng của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Food and Beverage department) được phê duyệt là Chi phí khác (Other Expenses) theo Hệ thống thống nhất (Uniform System).
Từng cơ sở có thể loại bỏ các dòng chi phí không liên quan, tuy nhiên Hệ thống thống nhất (Uniform System) không cho phép bổ sung hoặc thay thế các dòng chi phí khác. Thay vào đó, cơ sở có thể xây dựng tài khoản phụ hoặc phụ lục phụ (sub-account/sub-schedule) để cung cấp chi tiết hơn cho một khoản mục chi phí cụ thể. Tài khoản phụ hoặc phụ lục phụ này sau đó được tổng hợp vào dòng chi phí phù hợp được liệt kê dưới đây.
2.1. Chi phí tiệc (Banquet Expense)
Bao gồm chi phí các mặt hàng sử dụng trong việc cung cấp dịch vụ tiệc mà không thể xác định được tài khoản Doanh thu khác (Other Revenue) và Chi phí doanh thu khác (Cost of Other Revenue) tương ứng. Nếu chi phí có thể đối chiếu với các tài khoản Doanh thu khác cụ thể (Audiovisual hoặc Miscellaneous), chúng được ghi nhận là Chi phí doanh thu khác (Cost of Other Revenue).
2.2. Đồ sứ (China)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê các vật dụng bàn và phục vụ như đĩa, bát, khay phục vụ… được làm từ bất kỳ vật liệu nào (gốm, thủy tinh, kim loại, nhựa không dùng một lần…) và được sử dụng trong phục vụ ẩm thực.
2.3. Vật tư vệ sinh (Cleaning Supplies)
Bao gồm chi phí các sản phẩm sử dụng để làm sạch, quét dọn, đánh bóng, phủ sáp và khử trùng các khu vực liên quan đến bộ phận Ẩm thực và Đồ uống. Chi phí vật tư vệ sinh dùng cho rửa chén được ghi nhận vào Vật tư rửa chén (Dishwashing Supplies).
2.4. Dịch vụ cụm (Cluster Services)
Bao gồm phân bổ chi phí được chia sẻ giữa các khách sạn trong một khu vực địa lý giới hạn (khác với các dịch vụ hợp nhất toàn quốc như Chi phí phân bổ từ Văn phòng công ty – Corporate Office Reimbursables).
Khi hợp lý và có thể xác định rõ ràng, chi phí nhân công và các chi phí liên quan phải được ghi nhận vào dòng phù hợp của chúng và chỉ các chi phí khác mới được ghi vào Dịch vụ cụm (Cluster Services). Khi không thực tế, việc phân bổ hợp lý tổng chi phí dịch vụ cụm được ghi nhận tại đây.
2.5. Hoa hồng (Commissions)
Bao gồm khoản thù lao trả cho các đại lý được ủy quyền để mang lại doanh thu thuần túy cho bộ phận Ẩm thực và Đồ uống.
Nếu đại lý mang lại doanh thu cho cả bộ phận Phòng (Rooms) và bộ phận Ẩm thực và Đồ uống, toàn bộ hoa hồng được ghi nhận vào bộ phận Phòng.
2.6. Dịch vụ và quà tặng miễn phí (Complimentary Services and Gifts)
Bao gồm chi phí quà tặng dùng trong các hoạt động tặng miễn phí nhằm mục đích quảng bá cho khách và nhà cung cấp của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống, ví dụ như chi phí thực phẩm cung cấp miễn phí cho khách trong chương trình “Happy Hour” và quà tặng VIP.
2.7. Dịch vụ thuê ngoài (Contract Services)
Bao gồm chi phí cho các hoạt động được thực hiện cho bộ phận Ẩm thực và Đồ uống bởi nhà thầu bên ngoài hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thay vì nhân viên khách sạn.
Ví dụ gồm: thuê dịch vụ khách bí mật (silent shopper), tư vấn chuyên môn theo bộ phận, vệ sinh phòng tiệc và bếp, vệ sinh ống dẫn và các bộ phận của hệ thống thông gió bếp.
Nếu vật tư được mua để nhà thầu sử dụng, vật tư được ghi nhận vào tài khoản vật tư phù hợp. Chi phí hợp đồng giặt là và giặt khô của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống được ghi nhận vào Giặt là và giặt khô (Laundry and Dry Cleaning).
2.8. Chi phí phân bổ từ văn phòng công ty (Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm phân bổ lương và chi phí của nhân sự bộ phận Ẩm thực và Đồ uống thuộc văn phòng khu vực, văn phòng công ty hoặc công ty quản lý, được tính phí cho cơ sở theo thỏa thuận hợp đồng.
Chi phí đi lại của nhân sự văn phòng công ty hoặc công ty quản lý khi đến làm việc tại cơ sở, bao gồm chi phí ăn uống và các dịch vụ hoặc tiện ích áp dụng khác, cũng được ghi nhận vào tài khoản này.
2.9. Trang trí (Decorations)
Bao gồm chi phí vật phẩm trang trí sử dụng tại các khu vực của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống trong các dịp lễ và sự kiện đặc biệt mà không tính trực tiếp cho khách tiệc.
Chi phí trang trí tính cho khách tiệc được ghi nhận vào Chi phí doanh thu khác (Cost of Other Revenue).
Bao gồm cả chi phí khối băng dùng cho chạm khắc trang trí.
2.10. Vật tư rửa chén (Dishwashing Supplies)
Bao gồm chi phí các chất tẩy rửa, tráng và ngâm chuyên dùng cho việc rửa đồ sứ, ly, dao nĩa và dụng cụ trong bộ phận Ẩm thực và Đồ uống.
2.11. Hội phí và ấn phẩm (Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí đại diện cho bộ phận Ẩm thực và Đồ uống hoặc nhân viên được ủy quyền đại diện tham gia các tổ chức kinh doanh hoặc chuyên môn.
Bao gồm chi phí đăng ký báo, tạp chí và sách phục vụ nhân viên bộ phận.
2.12. Tiếp khách nội bộ (Entertainment—In-House)
Bao gồm chi phí thực phẩm và đồ uống theo giá vốn, tiền thưởng, phí dịch vụ và thuế bán hàng (nếu có) sử dụng trong việc tiếp đãi khách, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh tại cơ sở.
2.13. Thuê thiết bị (Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê các loại thiết bị sử dụng tạm thời trong bộ phận Ẩm thực và Đồ uống hoặc thay thế thiết bị hư hỏng.
Chi phí thuê thiết bị theo hợp đồng thuê hoạt động đủ điều kiện được ghi nhận vào Tài sản và thiết bị khác – mục Thuê thuộc Thu nhập và chi phí ngoài hoạt động (Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11).
Chi phí thuê thiết bị tính cho khách tiệc được ghi nhận vào Chi phí doanh thu khác (Cost of Other Revenue).
2.14. Dao nĩa kim loại (Flatware)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê dao nĩa, bộ đồ bạc và dụng cụ phục vụ.
2.15. Ly thủy tinh (Glassware)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê các vật dụng chứa đồ uống làm từ thủy tinh, gốm, kim loại, nhựa không dùng một lần…
Các vật dụng phục vụ như bình nước và bộ trà được ghi nhận vào Đồ sứ (China).
2.16. Đá (Ice)
Bao gồm chi phí đá sử dụng trong phục vụ, bảo quản hoặc chế biến thực phẩm và đồ uống.
Đá dùng cho chạm khắc trang trí và không tính cho khách tiệc được ghi nhận vào Trang trí (Decorations).
2.17. Nhiên liệu bếp (Kitchen Fuel)
Bao gồm chi phí nhiên liệu như Sterno, propane và than dùng trong giữ nóng hoặc nấu ăn chuyên biệt.
2.18. Dụng cụ bếp nhỏ (Kitchen Smallwares)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê các dụng cụ nấu ăn nhỏ như nồi, chảo… không bao gồm Dụng cụ (Utensils).
2.19. Giặt là và giặt khô (Laundry and Dry Cleaning)
Bao gồm chi phí dịch vụ giặt là và giặt khô cho bộ phận Ẩm thực và Đồ uống, dù thực hiện nội bộ hay thuê ngoài.
Phân bổ từ Giặt là nội bộ (House Laundry—Schedule 12) được phân bổ công bằng theo mức sử dụng.
Chi phí giặt đồng phục được ghi nhận vào Giặt đồng phục (Uniform Laundry).
2.20. Giấy phép và giấy phép hoạt động (Licenses and Permits)
Bao gồm chi phí giấy phép cấp quốc gia và địa phương, bao gồm chi phí kiểm tra phục vụ cấp phép.
2.21. Vải bàn (Linen)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê khăn trải bàn, khăn ăn, runner, kẹp váy bàn…
2.22. Phí quản lý (Management Fees)
Bao gồm khoản chi trả cho bên thứ ba vận hành hoặc quản lý điểm kinh doanh F&B.
2.23. Thực đơn và danh mục đồ uống (Menus and Beverage Lists)
Bao gồm chi phí thiết kế và in ấn thực đơn, bao gồm bìa trang trí và bảo vệ.
2.24. Chi phí khác (Miscellaneous)
Bao gồm các chi phí không thuộc các dòng trên.
2.25. Âm nhạc và giải trí (Music and Entertainment)
Bao gồm chi phí giải trí trực tiếp hoặc ghi âm, bao gồm phí bản quyền như BMI, ASCAP…
Chi phí tính cho khách tiệc được ghi nhận vào Chi phí doanh thu khác (Cost of Other Revenue).
2.26. Vật tư vận hành (Operating Supplies)
Bao gồm chi phí vật tư cần thiết để vận hành bộ phận F&B không thuộc các tài khoản cụ thể khác.
2.27. Giấy và nhựa (Paper and Plastics)
Bao gồm chi phí vật tư dùng một lần bằng giấy, nhựa và Styrofoam.
2.28. Cước bưu điện và chuyển phát nhanh (Postage and Overnight Delivery Charges)
Bao gồm chi phí tem và chuyển phát nhanh.
2.29. In ấn và văn phòng phẩm (Printing and Stationery)
Bao gồm chi phí biểu mẫu in ấn. Chi phí sản xuất thực đơn được ghi nhận vào Thực đơn và danh mục đồ uống (Menus and Beverage Lists).
2.30. Đặt chỗ (Reservations)
Bao gồm chi phí tham gia hệ thống đặt chỗ bên thứ ba theo điểm kinh doanh như OpenTable.
Chi phí hệ thống không theo giao dịch được ghi nhận vào Hệ thống thông tin và viễn thông (Information and Telecommunications Systems—Schedule 6).
2.31. Phí bản quyền (Royalty Fees)
Bao gồm chi phí quyền sử dụng thương hiệu cho hoạt động F&B.
Phí sử dụng thương hiệu khách sạn được ghi nhận vào Phí nhượng quyền và liên kết – Bản quyền (Franchise and Affiliation Fees—Royalties) thuộc Sales and Marketing—Schedule 7.
2.32. Đào tạo (Training)
Bao gồm chi phí đào tạo không bao gồm lương. Lương trong thời gian đào tạo được ghi nhận vào Lương và tiền công (Salaries and Wages).
2.33. Công tác – ăn uống và tiếp khách (Travel-Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí ăn uống và giải trí được hoàn lại khi nhân viên đi công tác.
2.34. Công tác – chi phí khác (Travel-Other)
Bao gồm chi phí đi lại và hoàn trả khác ngoài ăn uống và giải trí.
2.35. Chi phí đồng phục (Uniform Costs)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê đồng phục và sửa chữa.
2.36. Giặt đồng phục (Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt đồng phục.
2.37. Dụng cụ (Utensils)
Bao gồm chi phí dụng cụ bếp như rây, khui rượu, thớt, dao.
3. Tổng chi phí (Total Expenses)
Tổng chi phí (Total Expenses) được tính bằng cách cộng Tổng chi phí nhân công và các chi phí liên quan (Total Labor Costs and Related Expenses) và Tổng chi phí khác (Total Other Expenses).
Tỷ lệ phần trăm Tổng chi phí được tính bằng cách lấy Tổng chi phí chia cho Tổng doanh thu của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Total Revenue for the Food and Beverage department).
Tổng của Tổng chi phí giá vốn và doanh thu khác (Total Cost of Sales and Other Revenue) và Tổng chi phí (Total Expenses) là số tiền xuất hiện trên Báo cáo hoạt động tổng hợp (Summary Operating Statement) dưới mục Chi phí bộ phận – Ẩm thực và Đồ uống (Departmental Expenses—Food and Beverage).
4. Lợi nhuận bộ phận (Departmental Profit)
Lợi nhuận bộ phận (Departmental Profit) được tính bằng cách lấy Lợi nhuận gộp (Gross Profit) trừ đi Tổng chi phí (Total Expenses).
Tỷ lệ phần trăm Lợi nhuận bộ phận được tính bằng cách lấy Lợi nhuận bộ phận chia cho Tổng doanh thu của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống (Total Revenue for the Food and Beverage department).