1. Chi phí lao động và các chi phí liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí lao động và các chi phí liên quan bao gồm toàn bộ các chi phí tiền lương liên quan đến Lương (Salaries), Tiền công (Wages), Phân bổ phí phục vụ (Service Charges), Lao động hợp đồng (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses) và các chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) cho nhân viên và nhà thầu.
Danh sách các vị trí thường bao gồm trong bộ phận phòng được cung cấp tại mục Department Payroll Titles ở cuối Phần I.
1.1 Lương và tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm thu nhập được trả cho nhân viên cho các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của cơ sở, như lương thường, lương làm thêm giờ và phụ cấp ca.
Nếu một nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của mình, thu nhập của họ phải được ghi nhận là Lương và tiền công tại bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ được thực hiện là gì.
Ví dụ, nếu một nhân viên bộ phận phòng làm phục vụ tại một sự kiện của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống, thu nhập của họ cho sự kiện đó được ghi nhận vào Lương và tiền công của bộ phận Ẩm thực và Đồ uống, không phải bộ phận chính thức của họ.
Lương và tiền công phải được phân tách theo các chức danh tiền lương quan trọng thuộc nhóm quản lý và không quản lý trong bộ phận. Nếu cần thiết, các chức danh có thể được gộp lại để bảo mật thông tin tiền lương của một nhân viên cụ thể.
Lương và tiền công bao gồm thu nhập liên quan đến nhân viên tạm thời khi các chi phí đó được xử lý thông qua hệ thống trả lương của cơ sở.
1.2 Phân bổ phí phục vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí phục vụ được chi trả thông qua hệ thống tiền lương cho nhân viên khách sạn.
1.3 Lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài
(Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài phát sinh khi cơ sở ký kết thỏa thuận với nhà thầu bên thứ ba để cung cấp nhân sự cho các vị trí thông thường sẽ do những cá nhân được trả lương trực tiếp đảm nhiệm.
Trong các tình huống này, cơ sở ghi nhận hoặc theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho nhà thầu bên thứ ba theo giờ hoặc theo cơ sở thỏa thuận khác.
Ví dụ điển hình là việc sử dụng các cá nhân được đưa vào cơ sở để bù đắp tình trạng thiếu nhân sự bộ phận phòng.
Lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài bao gồm tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi các thỏa thuận đó được hỗ trợ bởi các hợp đồng chính thức.
1.4 Thưởng và khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm tiền thưởng (theo hợp đồng và theo quyết định), tiền khuyến khích và các hình thức trả lương theo hiệu suất khác được thiết kế để thúc đẩy doanh thu thông qua bán hàng, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.5 Tổng lương, tiền công, phí phục vụ, lao động hợp đồng và thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và tiền công, Phân bổ phí phục vụ, Lao động hợp đồng, thuê và thuê ngoài, và Thưởng và khuyến khích.
1.6 Các chi phí liên quan đến tiền lương
(Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản chi trả cho nhân viên liên quan đến hoạt động của cơ sở và các khoản chi trả cho nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của họ, bất kể nhiệm vụ được thực hiện là gì.
Các chi phí liên quan đến tiền lương bao gồm các khoản sau:
• Thuế tiền lương (Payroll Taxes). Bao gồm phần đóng góp của chủ lao động vào các chương trình hưu trí quốc gia và địa phương, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tàn tật và bảo hiểm y tế, cũng như các loại thuế hoặc khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc khác liên quan đến tiền lương. (Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.)
• Khoản chi bổ sung (Supplemental Pay). Bao gồm ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép, lương nghỉ bệnh, lương ngày lễ, lương nghĩa vụ bồi thẩm đoàn, hỗ trợ tái định cư, thời gian nghỉ có lương và trợ cấp thôi việc. (Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.)
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits). Bao gồm tất cả các chi phí khác liên quan đến tiền lương, như chi phí bảo hiểm y tế do chủ lao động chi trả, đóng góp quỹ hưu trí và phí công đoàn. (Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.) Việc phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Staff Dining—Schedule 13 được ghi nhận vào dòng này.
1.7 Tổng chi phí liên quan đến tiền lương
(Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế tiền lương, Khoản chi bổ sung và Phúc lợi nhân viên.
Lưu ý liên quan đến thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm: Khi hợp lý và dễ xác định, chi phí lao động liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm phải được ghi nhận vào Lương và tiền công hoặc vào các chi phí liên quan đến tiền lương.
1.8 Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan được tính bằng cách cộng Tổng lương, tiền công, phí phục vụ, lao động hợp đồng và thưởng với Tổng chi phí liên quan đến tiền lương.
Tỷ lệ phần trăm của từng thành phần chi phí lao động cũng như Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan được tính bằng cách chia số tiền của từng dòng cho Tổng doanh thu phòng (Total Rooms Revenue).
Tham khảo Phần III để biết các chỉ số vận hành được khuyến nghị liên quan đến Chi phí lao động và các chi phí liên quan.
2. Chi phí khác (Other Expenses)
2.1 Vật tư vệ sinh (Cleaning Supplies)
Bao gồm chi phí các sản phẩm được sử dụng để làm sạch, quét dọn, đánh bóng, phủ sáp và khử trùng các khu vực liên quan đến bộ phận phòng.
2.2 Dịch vụ cụm (Cluster Services)
Bao gồm phân bổ chi phí được chia sẻ giữa các khách sạn trong một khu vực địa lý giới hạn (khác với các dịch vụ tập trung toàn quốc như các khoản tính cho Corporate Office Reimbursables).
Khi hợp lý và dễ xác định, chi phí lao động và các chi phí liên quan phải được ghi nhận vào dòng chi phí tương ứng của chúng và chỉ các chi phí khác mới được ghi nhận vào Cluster Services.
Khi không thực tế để phân tách, việc phân bổ hợp lý toàn bộ chi phí dịch vụ cụm được ghi nhận tại đây.
2.3 Hoa hồng (Commissions)
Bao gồm thù lao trả cho các đại lý được ủy quyền để mang lại doanh thu phòng cho cơ sở, như hoa hồng đại lý du lịch.
Hoa hồng đại lý du lịch thường được ghi nhận là chi phí của bộ phận phòng bất kể hoa hồng đó liên quan chỉ đến phòng hay bao gồm cả các dịch vụ khác.
Thông lệ này được áp dụng vì việc phân bổ hoa hồng sang các bộ phận khác sẽ không hiệu quả về mặt chi phí.
Tại một số cơ sở, các block phòng được cung cấp cho đại lý du lịch, nhà bán buôn và đơn vị hợp nhất (consolidators) theo mức giá thỏa thuận. Các phòng này sau đó được tiếp thị lại cho khách cuối cùng.
Doanh thu từ các giao dịch này được ghi nhận theo mức giá đã thỏa thuận và không ghi nhận thêm doanh thu dựa trên rack rate hoặc giá thông thường rồi bù trừ bằng chi phí hoa hồng.
Hoa hồng cũng bao gồm thù lao trả cho đại lý cho thuê đối với hoạt động phòng dài hạn có thể liên quan đến hợp đồng thuê. Trong trường hợp thuê, thù lao được phân bổ theo thời hạn thuê.
2.4 Hoa hồng và phí – Khách đoàn
(Commissions and Fees—Group)
Bao gồm các khoản thanh toán cho bên thứ ba là đơn vị tổ chức sự kiện hoặc hội nghị đóng vai trò trung gian giữa khách sạn và khách đoàn trong việc tìm kiếm không gian hội họp và lưu trú phù hợp, cũng như phí trả cho các công ty cung cấp dịch vụ lưu trú cho đoàn.
Các khoản hoàn trả hoặc trợ cấp cấp trực tiếp cho đoàn phải được ghi nhận là khoản giảm trừ doanh thu (contra revenue).
2.5 Thực phẩm và đồ uống miễn phí
(Complimentary Food and Beverage)
Bao gồm chi phí thực phẩm, đồ uống và vật tư liên quan được cung cấp miễn phí, như bữa sáng hoặc tiệc chiều thường được cung cấp tại lounge câu lạc bộ hoặc lounge điều hành, miễn là chúng không phải một phần của gói (ví dụ gói nghỉ cuối tuần).
Bao gồm cả cà phê miễn phí thường được cung cấp tại sảnh khách sạn.
Khi lao động được cung cấp bởi nhân viên ngoài bộ phận phòng, tham khảo mục Chi phí lao động và các chi phí liên quan để được hướng dẫn phân bổ hoặc chuyển chi phí lao động.
2.6 Giải trí truyền thông miễn phí trong phòng
(Complimentary In-Room/Media Entertainment)
Bao gồm chi phí cung cấp dịch vụ truyền thông như truyền hình cáp, âm nhạc, trò chơi, truyền hình vệ tinh cho phòng khách.
Không bao gồm chi phí liên quan đến dịch vụ truyền thông tính phí, được ghi nhận vào Other Operated Departments hoặc bù trừ với doanh thu trong Miscellaneous Income tùy trường hợp.
Khi tiêu chuẩn thương hiệu hoặc khách sạn yêu cầu Internet miễn phí cho tất cả khách, chi phí truy cập được ghi nhận vào Information and Telecommunications Systems—Schedule 6.
2.7 Dịch vụ và quà tặng miễn phí
(Complimentary Services and Gifts)
Bao gồm chi phí các vật phẩm quà tặng sử dụng trong các hoạt động tặng miễn phí cho mục đích quảng bá cho khách và nhà cung cấp của bộ phận phòng, như báo miễn phí cho khách, quà VIP, hoa trong phòng hoặc giỏ trái cây miễn phí gửi đến phòng khách thường xuyên.
2.8 Dịch vụ hợp đồng (Contract Services)
Bao gồm chi phí cho các hoạt động được thực hiện cho bộ phận phòng bởi nhà thầu bên ngoài hoặc nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thay vì nhân viên khách sạn, trừ khi đã được xác định trong bộ phận này với một dòng chi phí riêng.
Ví dụ bao gồm dịch vụ tư vấn chuyên biệt cho bộ phận và chi phí thuê công ty bên ngoài làm sạch thảm, vệ sinh ban đêm khu vực sảnh hoặc khử trùng khu vực liên quan đến bộ phận phòng.
Nếu mua vật tư để công ty hợp đồng sử dụng, vật tư được ghi nhận vào tài khoản vật tư phù hợp.
Chi phí hợp đồng giặt và giặt khô của bộ phận phòng được ghi nhận vào Laundry and Dry Cleaning.
2.9 Hoàn trả chi phí văn phòng tập đoàn
(Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm phân bổ lương và chi phí của nhân sự bộ phận phòng thuộc văn phòng tập đoàn hoặc công ty quản lý được tính cho cơ sở theo thỏa thuận hợp đồng.
Bao gồm cả chi phí đi lại của nhân sự tập đoàn hoặc công ty quản lý khi thăm cơ sở, bao gồm chi phí ăn uống và các dịch vụ hoặc tiện ích khác được cung cấp cho nhân sự này khi làm việc tại cơ sở vì lợi ích của cơ sở.
2.10 Trang trí (Decorations)
Bao gồm chi phí vật phẩm trang trí sử dụng trong khu vực bộ phận phòng cho ngày lễ và sự kiện đặc biệt.
Bao gồm chi phí hoa tươi sử dụng tại khu vực công cộng.
Hoa trong phòng khách được ghi nhận vào Complimentary Services and Gifts.
2.11 Phí hội viên và ấn phẩm
(Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí đại diện bộ phận phòng hoặc nhân viên được ủy quyền đại diện bộ phận phòng trong các tổ chức kinh doanh hoặc chuyên môn.
Bao gồm chi phí đăng ký báo, tạp chí và sách sử dụng cho nhân viên bộ phận phòng.
2.12 Tiếp khách nội bộ
(Entertainment—In-House)
Bao gồm chi phí thực phẩm và đồ uống theo giá vốn, tiền thưởng, phí phục vụ và thuế bán hàng (nếu áp dụng) sử dụng để tiếp khách, nhà cung cấp và khách hàng tại cơ sở.
2.13 Thuê thiết bị (Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê các loại thiết bị sử dụng tạm thời trong bộ phận phòng hoặc thay thế thiết bị hư hỏng tạm thời.
Thanh toán thuê theo hợp đồng thuê hoạt động đủ điều kiện được ghi nhận vào Other Property and Equipment trong mục Rent thuộc Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11.
2.14 Di dời khách (Guest Relocation)
Bao gồm chi phí thuê phòng tại cơ sở khác khi phải chuyển khách do thiếu phòng.
Bao gồm chi phí phát sinh, tiền thưởng hoặc bồi thường liên quan.
2.15 Vật tư khách (Guest Supplies)
Bao gồm chi phí vật tư tiêu hao và tiện nghi trong phòng như xà phòng, dầu gội, sữa dưỡng thể, giấy vệ sinh, khăn đánh giày, mũ tắm và văn phòng phẩm.
Bao gồm chi phí các vật phẩm miễn phí hoặc theo yêu cầu thương hiệu như nước đóng chai và cà phê trong phòng.
2.16 Vận chuyển khách (Guest Transportation)
Bao gồm chi phí vận chuyển khách như nhiên liệu, rửa xe, thuê xe tạm thời cho đoàn lớn và thuê dịch vụ vận chuyển.
Chi phí bảo trì cơ khí xe được ghi nhận vào Property Operation and Maintenance—Schedule 8.
Chi phí thuê xe được ghi nhận vào Rent trong Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11.
2.17 Giặt và giặt khô
(Laundry and Dry Cleaning)
Bao gồm chi phí giặt và giặt khô liên quan đến bộ phận phòng.
Nếu thực hiện nội bộ, phân bổ từ House Laundry—Schedule 12.
Nếu thuê ngoài, dựa trên hóa đơn của đơn vị bên ngoài.
Giặt đồng phục được ghi nhận vào Uniform Laundry.
2.18 Giấy phép và giấy phép hoạt động
(Licenses and Permits)
Bao gồm chi phí giấy phép quốc gia và địa phương cho hoạt động bộ phận phòng.
2.19 Đồ vải (Linen)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê khăn, áo choàng, ga, chăn, duvet, drap và khăn tay khu vực công cộng.
2.20 Chi phí khác (Miscellaneous)
Bao gồm các chi phí không thuộc các dòng trên.
2.21 Vật tư vận hành (Operating Supplies)
Bao gồm chi phí các vật dụng vận hành không thuộc Guest Supplies, Cleaning Supplies hoặc Printing and Stationery.
Ví dụ: đồng hồ báo thức, bàn ủi, thẻ khóa, biển Do-Not-Disturb, xô đá, ly uống nước và vật tư văn phòng.
2.22 Bưu phí và chuyển phát nhanh
(Postage and Overnight Delivery Charges)
Bao gồm chi phí tem và chuyển phát nhanh liên quan bộ phận phòng.
2.23 In ấn và văn phòng phẩm
(Printing and Stationery)
Bao gồm chi phí biểu mẫu in ấn, sổ tay phòng khách và danh mục dịch vụ.
Văn phòng phẩm trong phòng khách ghi nhận vào Guest Supplies.
2.24 Đặt phòng (Reservations)
Bao gồm chi phí tham gia hệ thống đặt phòng trung tâm.
Chi phí hệ thống không theo giao dịch ghi nhận vào Information and Telecommunications Systems—Schedule 6.
Nếu phí đặt phòng và marketing gộp chung, phải phân bổ giữa Rooms và Sales and Marketing.
Nếu không có hướng dẫn, ghi nhận toàn bộ vào Franchise and Affiliation Marketing trong Sales and Marketing—Schedule 7.
2.25 Phí bản quyền (Royalty Fees)
Bao gồm chi phí sử dụng thương hiệu cho hoạt động bộ phận phòng.
Phí thương hiệu khách sạn ghi nhận vào Franchise and Affiliation Fees—Royalties trong Sales and Marketing—Schedule 7.
2.26 Đào tạo (Training)
Bao gồm chi phí đào tạo ngoài tiền lương.
Lương trong thời gian đào tạo ghi nhận vào Salaries and Wages.
2.27 Công tác – Ăn uống và tiếp khách
(Travel—Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí được hoàn trả cho nhân viên khi đi công tác.
2.28 Công tác – Khác
(Travel—Other)
Bao gồm chi phí vé máy bay, thuê xe, phòng khách sạn, Internet và phí hội nghị.
2.29 Chi phí đồng phục (Uniform Costs)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê đồng phục và sửa chữa.
Giặt đồng phục ghi nhận vào Uniform Laundry.
2.30 Giặt đồng phục (Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt đồng phục nội bộ hoặc thuê ngoài.
3. Tổng chi phí khác (Total Other Expenses)
Được tính bằng cách cộng tất cả các dòng thuộc Other Expenses.
Tỷ lệ phần trăm của từng dòng cũng như Tổng chi phí khác được tính bằng cách chia số tiền của dòng cho Tổng doanh thu phòng.
4. Tổng chi phí (Total Expenses)
Được tính bằng cách cộng Tổng chi phí lao động và các chi phí liên quan với Tổng chi phí khác.
Tỷ lệ phần trăm được tính bằng cách chia Tổng chi phí cho Tổng doanh thu phòng.
Tổng chi phí là số xuất hiện trên Summary Operating Statement dưới mục Departmental Expenses—Rooms.
5. Lợi nhuận bộ phận (Departmental Profit)
Lợi nhuận bộ phận được tính bằng cách lấy Tổng doanh thu phòng trừ Tổng chi phí.
Tỷ lệ phần trăm của Lợi nhuận bộ phận được tính bằng cách chia Lợi nhuận bộ phận cho Tổng doanh thu phòng.