Tài chính khách sạn #2: Doanh thu lưu trú theo chuẩn USALI (Bài 2)

5. Các vấn đề khác của bộ phận phòng (Other Rooms Department Considerations)

Phần này thảo luận các vấn đề khác ảnh hưởng đến bộ phận phòng (Rooms department). Bao gồm doanh thu gói (package revenues), giao dịch trao đổi (barter transactions), thuế bán hàng và thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế lưu trú ngắn hạn (sales and excise taxes and transient occupancy taxes), chương trình khách hàng thân thiết (loyalty programs), doanh thu từ nhà bán buôn (wholesaler revenues) và doanh thu kênh điện tử (e-channel revenues).

5.1 Doanh thu gói (Package Revenues)

Doanh thu gói là các dịch vụ lưu trú được bán kết hợp với các dịch vụ khác do cơ sở lưu trú hoặc bên thứ ba cung cấp như một phần của một giao dịch duy nhất với khách hàng.

Ví dụ, một khách có thể nhận được phòng lưu trú, bữa ăn, chơi golf, trị liệu spa và thuê xe với một mức giá duy nhất. Cần thận trọng để đảm bảo rằng doanh thu được phân bổ phù hợp giữa các bộ phận.

Trong trường hợp cơ sở cung cấp thực phẩm và hoặc đồ uống miễn phí (gratis) cho khách, hoặc khách không thể từ chối chương trình ăn uống, hoặc bữa ăn được cung cấp như một phần của tiêu chuẩn thương hiệu của công ty nhượng quyền, thì chi phí của thực phẩm và hoặc đồ uống được ghi nhận vào bộ phận phòng, và không phân bổ doanh thu sang bộ phận Ẩm thực và Đồ uống.

Trong tất cả các tình huống khác, chẳng hạn như các khu nghỉ dưỡng tiếp thị sản phẩm phòng theo hình thức Modified American Plan, việc phân bổ doanh thu thực phẩm và hoặc đồ uống cho bộ phận Ẩm thực và Đồ uống là phù hợp.

Trong trường hợp cần phân bổ liên bộ phận, ví dụ khi doanh thu phải được phân bổ giữa bộ phận phòng và bộ phận Ẩm thực và Đồ uống hoặc các bộ phận khác, việc phân bổ được thực hiện theo tỷ lệ dựa trên các giá trị thị trường lý thuyết của từng dịch vụ nếu được tiếp thị riêng lẻ.

Giá trị thị trường đại diện cho mức doanh thu bình quân thực tế đạt được bởi cơ sở đối với các dịch vụ tương tự. Doanh thu gói sau đó được phân bổ theo tỷ lệ giữa các giá trị thị trường này.

Các tỷ lệ phải được phân tích ít nhất hàng năm và điều chỉnh thường xuyên hơn nếu có thay đổi trọng yếu về giá trị thị trường, ví dụ đối với các khách sạn có tính mùa vụ cao như resort.

Giá trị thị trường phải được xác định dựa trên thành phần doanh thu của dịch vụ, không dựa trên biên lợi nhuận hoặc chi phí của dịch vụ. Mục đích là không làm tăng doanh thu phòng bằng cách để doanh thu thuộc về các bộ phận khác vẫn nằm trong bộ phận phòng.

Ví dụ, xem xét một gói spa bao gồm một phòng khách cho một đêm, bốn bữa ăn và quyền sử dụng các tiện ích spa của cơ sở với mức giá trọn gói là 240 đô la Mỹ, chưa bao gồm thuế, tiền thưởng hoặc phí dịch vụ. Mặc dù giá trị thị trường hợp lý của gói là 320 đô la Mỹ, chỉ tổng số tiền 240 đô la Mỹ sẽ được thể hiện trên tài khoản khách, cộng với thuế bán hàng, thuế tiêu thụ và thuế lưu trú ngắn hạn áp dụng cho từng loại doanh thu.

Cần đặc biệt chú ý để đảm bảo rằng các loại thuế được tính phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế.

Cơ sở tính toán việc phân bổ theo bộ phận của giá bán 240 đô la Mỹ như sau:

Trong trường hợp gói bao gồm nhà cung cấp bên thứ ba, mức giá cho việc cung cấp dịch vụ của bên thứ ba có thể được xác lập theo thỏa thuận hợp đồng. Phần của bên thứ ba trong gói được ghi nhận là doanh thu trong bộ phận phù hợp và phần còn lại được phân bổ cho các bộ phận tương ứng dựa trên giá trị thị trường tương đối.

Trong một số trường hợp, khách có thể không sử dụng hết tất cả các thành phần bao gồm trong gói hoặc chi tiêu vượt quá giá trị thị trường đã được phân bổ cho phần không phải phòng của gói. Nếu khách sạn quyết định không tính thêm phí hoặc hoàn tiền cho khách, phần giá trị còn lại được gọi là breakage gói.

Breakage gói phải được ghi nhận vào Thu nhập khác—Schedule 4, bất kể là thặng dư hay thiếu hụt. Trong trường hợp breakage đáng kể hoặc liên tục âm, cấu trúc và định giá gói phải được xem xét và điều chỉnh phù hợp.

5.2 Giao dịch trao đổi (Barter Transactions)

Các cơ sở lưu trú thường tham gia giao dịch trao đổi. Thông thường, các thỏa thuận này yêu cầu cơ sở cung cấp phòng lưu trú và có thể cả thực phẩm, đồ uống, gói golf và các dịch vụ khác để đổi lấy các dịch vụ khác như quảng cáo.

Đây là các giao dịch phi tiền tệ được thanh toán thông qua việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Mặc dù hình thức và chi tiết của giao dịch trao đổi khác nhau, chúng thường xảy ra trong các giai đoạn công suất phòng thấp.

Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung yêu cầu doanh thu và chi phí liên quan đến giao dịch trao đổi phải được ghi nhận.

Thông thường, điều này có nghĩa là Chi phí trả trước được ghi nhận với giá trị của các dịch vụ mà cơ sở sẽ nhận và Nợ phải trả khác được ghi nhận với giá trị của các dịch vụ mà cơ sở sẽ cung cấp.

Khi cơ sở nhận các dịch vụ đã thỏa thuận trong giao dịch trao đổi, cơ sở ghi nhận chi phí tương ứng, để lại trong Chi phí trả trước chỉ giá trị chưa sử dụng của giao dịch trao đổi.

Tương tự, khi cơ sở cung cấp các dịch vụ đã thỏa thuận trong giao dịch trao đổi, cơ sở ghi nhận doanh thu bằng cách giảm Nợ phải trả, để lại trong Nợ phải trả khác chỉ giá trị dịch vụ chưa được thực hiện.

Giá trị được gán trong thỏa thuận trao đổi cho các dịch vụ nhận được phải là mức bình quân thận trọng của giá thị trường đối với dịch vụ tương tự tại cơ sở.

Khi phòng là một phần của giao dịch trao đổi, chúng được tính là phòng có khách và các thống kê tương ứng được bao gồm.

5.3 Thuế bán hàng, thuế tiêu thụ và thuế lưu trú ngắn hạn

(Sales and Excise Taxes and Transient Occupancy Taxes)

Hầu hết các khu vực pháp lý áp dụng thuế bán hàng hoặc thuế tiêu thụ trên doanh thu. Ngoài ra, nhiều khu vực pháp lý áp dụng thuế lưu trú ngắn hạn, thuế giá trị gia tăng, thuế lưu trú hoặc thuế resort đối với một số doanh thu lưu trú nhất định.

Trong các trường hợp này, cơ sở chỉ đóng vai trò là bên thu hộ thuế cho cơ quan thuế.

Cơ sở có trách nhiệm nộp thuế cho cơ quan thuế bất kể thuế có được tính cho khách hay không.

Không có doanh thu nào được ghi nhận.

Cần đặc biệt chú ý đến cách xử lý phòng miễn phí theo yêu cầu của cơ quan thuế.

5.4 Chương trình khách hàng thân thiết (Loyalty Programs)

Nhằm xây dựng lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy kinh doanh lặp lại, một số cơ sở và chuỗi đã triển khai chương trình khách hàng thân thiết, trong đó phòng giá thấp hoặc miễn phí hoặc các dịch vụ được cung cấp cho khách thường xuyên dựa trên điểm tích lũy ở các mức tiêu dùng khác nhau.

Giá trị điểm của chương trình khách hàng thân thiết được ghi nhận là chi phí marketing khi điểm được phát hành, với bút toán ghi Có tương ứng vào một tài khoản nợ phải trả.

Khi khách đổi điểm, giá trị điểm được ghi Có vào Doanh thu phòng và ghi Nợ vào tài khoản nợ phải trả nếu chương trình chỉ ở cấp cơ sở, hoặc vào tài khoản phải thu nếu chương trình được vận hành ở cấp chuỗi. Trong trường hợp sau, chi phí được chuyển cho chuỗi để hoàn trả cho cơ sở.

Cần đặc biệt chú ý để đảm bảo rằng giá trị gán cho điểm phát hành đủ để bao phủ nghĩa vụ liên quan đến ước tính đổi điểm.

Khi phòng là một phần của chương trình khách hàng thân thiết, chúng được tính là phòng có khách và được bao gồm trong các thống kê tương ứng.

5.5 Doanh thu từ nhà bán buôn và OTA (Wholesaler and OTA Revenues)

Nhiều cơ sở lưu trú sử dụng dịch vụ của nhà bán buôn liên quan đến việc bán và phân phối phòng.

Đổi lại, các nhà bán buôn thường tiếp thị phòng thay mặt cho cơ sở đến các đại lý du lịch bán lẻ.

Để khuyến khích nhà bán buôn thực hiện chức năng tiếp thị, họ được cung cấp một block phòng hoặc một số lượng phòng nhất định với mức giá chiết khấu.

Mức giá cung cấp cho nhà bán buôn thường là mức chiết khấu từ giá niêm yết hoặc giá công bố.

Block thường không mang tính ràng buộc, nghĩa là nhà bán buôn không có nghĩa vụ phải mua các phòng được phân bổ.

Từ góc độ của cơ sở, hiệu quả tiếp thị mà nhà bán buôn mang lại biện minh cho mức giá thấp hơn được tính cho nhà bán buôn.

Cơ sở không kiểm soát giá mà nhà bán buôn tính cho khách hàng của họ.

Nhà bán buôn Internet tiếp cận người tiêu dùng cuối cùng qua Internet. OTA bán buôn không khác nhà bán buôn truyền thống, vì vậy kế toán áp dụng tương tự.

Doanh thu phòng bán cho nhà bán buôn được ghi nhận theo mức giá thuần mà cơ sở nhận được, không bao gồm thuế hoặc khoản phí khác.

Không phù hợp khi ghi nhận theo rack rate vì sẽ làm sai lệch doanh thu, ADR, RevPAR và chi phí.

Giao dịch bán được ghi nhận tại thời điểm bán cho nhà bán buôn và theo mức giá hợp đồng.

Hoa hồng trả cho đại lý du lịch và người tổ chức hội nghị không được xử lý như giảm giá phòng mà được ghi nhận vào chi phí hoa hồng trong bộ phận phòng.

5.6 Cơ sở lưu trú sở hữu hỗn hợp (Mixed-Ownership Lodging Facilities)

Các cơ sở lưu trú thuộc mọi loại hình và quy mô đang xây dựng hoặc chuyển đổi phòng thành các đơn vị nhà ở, tạo thành các thực thể “sở hữu hỗn hợp” (mixed-ownership). Các cơ sở này có thể là hình thức timeshare, strata, fractional use hoặc sở hữu toàn phần (whole ownership).

Việc đơn thuần vận hành các dự án sở hữu hỗn hợp này như một hoạt động lưu trú không tự động đủ điều kiện để dòng doanh thu được ghi nhận trong bộ phận phòng (Rooms department). Cần xem xét các sự kiện và hoàn cảnh cụ thể của từng dự án.

Bước đầu tiên để xác định cách xử lý doanh thu của thành phần sở hữu hỗn hợp hoặc cho thuê nhà ở là xác định việc báo cáo nên theo cơ sở gộp (gross) hay thuần (net) (xem Part V). Khi áp dụng tiêu chí phân loại gross hay net, cần xem xét bên nào chịu tổn thất kinh tế chủ yếu nếu người thuê không thanh toán.

Sau khi xác định cách xử lý doanh thu, có ba kịch bản để đưa vào Báo cáo kết quả hoạt động (Statement of Income).

Kịch bản 1: Cơ sở chịu rủi ro kinh tế chủ yếu dài hạn

Cơ sở ký kết thỏa thuận với chủ sở hữu đơn vị bên thứ ba có thời hạn từ một năm trở lên và các đơn vị này được đưa vào tồn kho phòng khách sạn trong toàn bộ năm.

Theo các điều khoản của thỏa thuận, cơ sở chịu rủi ro kinh tế liên quan đến việc vận hành các đơn vị thuộc sở hữu bên thứ ba theo mối quan hệ hợp đồng.

Dòng doanh thu liên quan được ghi nhận trong bộ phận phòng, trong các nhóm doanh thu Transient, Group, Contract và Other như đã mô tả trước đó trong phần này, và các đơn vị được xem là phòng sẵn có trong tồn kho phòng của cơ sở.

Ngoài ra, cơ sở có thể lập một phụ biểu riêng cho doanh thu “sở hữu hỗn hợp” và gộp các doanh thu và chi phí riêng lẻ vào các nhóm doanh thu và chi phí phù hợp trong bộ phận phòng.

Khi hợp đồng cho phép chủ sở hữu đơn vị sử dụng một số đêm giới hạn trong năm, chủ sở hữu vẫn được tính trong số phòng sẵn có và được ghi nhận là phòng miễn phí (complimentary room).

Khoản thanh toán tiền thuê (hoặc phần tỷ lệ tương ứng) cho chủ sở hữu bên thứ ba theo hợp đồng được ghi nhận là chi phí thuê (Rent expense) trong Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11.

Kịch bản 2: Cơ sở chịu rủi ro kinh tế chủ yếu ngắn hạn

Cơ sở ký kết thỏa thuận với chủ sở hữu đơn vị bên thứ ba, theo đó chủ sở hữu đưa đơn vị vào chương trình cho thuê trong một phần của năm nhưng không phải toàn bộ năm.

Theo điều khoản của thỏa thuận, cơ sở chịu rủi ro kinh tế chủ yếu liên quan đến việc vận hành các đơn vị thuộc sở hữu bên thứ ba theo quan hệ hợp đồng.

Ví dụ, cơ sở có trách nhiệm hoàn trả hoặc thanh toán phí thuê hoặc phí sử dụng cho chủ sở hữu bên thứ ba mỗi khi đơn vị được cho thuê, ngay cả khi doanh thu không được thu bởi cơ sở.

Dòng doanh thu liên quan được ghi nhận trong phần Other Operated Departments của Summary Operating Statement.

Cơ sở có thể lựa chọn theo dõi doanh thu và thống kê dưới dạng Transient, Group, Contract và Other revenue trong Other Operated Department.

Tuy nhiên, do tính chất tạm thời của việc sẵn có phòng, các phòng này không được xem là tồn kho phòng của cơ sở và không được bao gồm trong các chỉ số công suất phòng (occupancy), ADR và RevPAR.

Khoản thanh toán tiền thuê, cố định hoặc theo tỷ lệ phần trăm doanh thu thuần, cho chủ sở hữu bên thứ ba theo hợp đồng được ghi nhận là chi phí thuê (Rent expense) trong Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11.

Chi phí lao động và chi phí liên quan, cũng như chi phí vận hành phát sinh để cho thuê và phục vụ các đơn vị này được ghi nhận trong chi phí của Other Operated Department.

Kịch bản 3: Chủ sở hữu bên thứ ba chịu rủi ro kinh tế chủ yếu

Chủ sở hữu bên thứ ba chịu rủi ro kinh tế chủ yếu đối với việc cho thuê đơn vị và hoàn trả cho cơ sở toàn bộ chi phí phát sinh.

Doanh thu thuần mà cơ sở nhận được với tư cách đại lý là doanh thu hoa hồng (commission revenue) từ việc cho thuê.

Khoản thu hồi chi phí vận hành hoặc hoàn trả chi phí bảo trì khu vực chung (Common Area Maintenance, CAM) được xem là doanh thu nhận được bởi cơ sở và được ghi nhận trong Minor Operated Departments—Schedule 3-xx nếu cơ sở có lãi từ việc cung cấp dịch vụ, hoặc trong Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11 nếu cơ sở chỉ thu hồi chi phí mà không có lãi.

Ví dụ về các khoản hoàn trả bao gồm phí bảo trì hoặc vệ sinh phòng cho thuê, phí đặt phòng và phí hành chính liên quan đến việc cho thuê đơn vị.

Chi phí lao động và chi phí liên quan, cũng như chi phí vận hành phát sinh để cho thuê và phục vụ các đơn vị này được ghi nhận trong chi phí của Minor Operated Department hoặc trong Non-Operating Income and Expenses—Schedule 11, tùy thuộc vào nơi doanh thu được ghi nhận như đã nêu trên.

Chỉ số giá phòng bình quân (average rate) và công suất phòng (occupancy) bị ảnh hưởng tùy thuộc vào các sự kiện và hoàn cảnh cụ thể.

Nếu mối quan hệ giữa cơ sở và chủ sở hữu đủ điều kiện để được đưa vào bộ phận phòng theo Kịch bản 1 nêu trên, thì việc ghi nhận các đơn vị thuộc sở hữu bên thứ ba trong tổng số phòng sẵn có và tổng số phòng có khách của cơ sở là phù hợp.

Nếu không đáp ứng tiêu chí để ghi nhận doanh thu cho thuê này trong bộ phận phòng, thì các đơn vị thuộc sở hữu bên thứ ba phải được loại khỏi thống kê vận hành của bộ phận phòng.

Thay vào đó, các thống kê này được ghi nhận trên cơ sở bổ sung như đã thảo luận trong Part III.

Như đã nêu trong ba kịch bản trên, trong một số hoàn cảnh nhất định, toàn bộ doanh thu sở hữu hỗn hợp có thể được báo cáo theo cơ sở thuần trong Miscellaneous Income—Schedule 4 và trong các hoàn cảnh khác có thể được báo cáo theo cơ sở gộp trong bộ phận phòng hoặc Other Operated Departments.

Để biết thêm thông tin, xem Part V.

6. Khoản giảm trừ (Allowances)

Allowances đề cập đến việc giảm doanh thu do vấn đề dịch vụ, không phải do sai sót trong ghi nhận.

Sai sót trong ghi nhận, chẳng hạn như ghi sai mức giá, được xử lý là điều chỉnh doanh thu, bất kể kỳ kế toán xảy ra sai sót.

7. Tổng doanh thu phòng (Total Rooms Revenue)

Tổng doanh thu phòng được tính bằng cách cộng Doanh thu phòng Transient, Doanh thu phòng Group, Doanh thu phòng Contract và Doanh thu phòng Other, sau đó trừ đi Allowances.

Tổng doanh thu phòng là số tiền xuất hiện trên Summary Operating Statement dưới mục Operating Revenue—Rooms.

Khi hoàn thành phần doanh thu của Schedule 1, xem dòng Total Rooms Revenue là 100 phần trăm.

Tỷ lệ phần trăm của từng nguồn doanh thu được xác định bằng cách lấy số tiền của nguồn doanh thu đó chia cho Total Rooms Revenue.