Chi phí Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing expenses) được tách thành hai nhóm chính: Chi phí Lao động và Các khoản liên quan (Labor Costs and Related Expenses) và Chi phí khác (Other Expenses).
1. Chi phí Lao động và Các khoản liên quan (Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí Lao động và Các khoản liên quan bao gồm tất cả các chi phí tiền lương liên quan đến Lương và Tiền công (Salaries and Wages), Phí phục vụ (Service Charges), Lao động theo hợp đồng (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses), và Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) cho nhân viên và nhà thầu. Danh sách các vị trí thường được bao gồm trong bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing department) được cung cấp tại phần Chức danh Bảng lương của Bộ phận (Department Payroll Titles) ở cuối Phần I (Part I).
1.1 Lương và Tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm thu nhập được trả cho nhân viên đối với các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của khách sạn (property), chẳng hạn như lương thường xuyên, lương làm thêm giờ và phụ cấp chênh lệch ca. Nếu một nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức thường xuyên của mình (regular home department), thu nhập của người đó phải được ghi nhận là Lương và Tiền công (Salaries and Wages) tại bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ đang được thực hiện là gì.
Ví dụ, nếu một nhân viên bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing department) thường xuyên làm việc với vai trò trợ lý hành chính trong bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị và tạm thời làm việc cho bộ phận Ẩm thực (Food and Beverage department) trong một sự kiện (function), thì thu nhập của người đó cho sự kiện phải được ghi nhận vào Lương và Tiền công (Salaries and Wages) tại bộ phận Ẩm thực (Food and Beverage department), không phải tại bộ phận chính thức thường xuyên của người đó.
Lương và Tiền công (Salaries and Wages) phải được phân định theo các chức danh bảng lương quản lý và không quản lý quan trọng trong bộ phận. Nếu cần thiết, các chức danh bảng lương nên được gộp lại để bảo đảm tính bảo mật của bảng lương của một nhân viên cụ thể.
Lương và Tiền công (Salaries and Wages) bao gồm thu nhập liên quan đến nhân viên tạm thời khi các chi phí đó được xử lý thông qua hệ thống bảng lương của khách sạn (property’s payroll system).
1.2 Phân bổ Phí phục vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí phục vụ được chi trả thông qua hệ thống bảng lương cho nhân viên khách sạn.
1.3 Lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí của lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài phát sinh khi một khách sạn (property) ký kết một thỏa thuận với một nhà thầu bên thứ ba để cung cấp nhân viên nhằm đảm nhiệm các vị trí mà thông thường sẽ do các cá nhân được trả lương theo bảng lương chính thức đảm nhận. Trong các tình huống này, khách sạn ghi nhận hoặc theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho nhà thầu bên thứ ba theo giờ hoặc theo cơ sở đã thỏa thuận khác. Một ví dụ điển hình là việc sử dụng các cá nhân được đưa vào khách sạn để bù đắp sự thiếu hụt nhân sự bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị.
Lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor) bao gồm tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi các thỏa thuận đó được hỗ trợ bởi các thỏa thuận chính thức (formal agreements).
1.4 Thưởng và Khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm tiền thưởng theo hợp đồng và theo quyết định (contractual and discretionary), tiền trả khuyến khích và các hình thức trả theo hiệu suất khác được thiết kế nhằm thúc đẩy doanh thu thông qua bán hàng, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.5 Tổng Lương, Tiền công, Phí phục vụ, Lao động theo hợp đồng và Thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và Tiền công (Salaries and Wages), Phân bổ Phí phục vụ (Service Charge Distribution), Lao động theo hợp đồng, thuê lại và thuê ngoài (Contracted, Leased and Outsourced Labor), và Thưởng và Khuyến khích (Bonuses and Incentives).
1.6 Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản được thanh toán cho một nhân viên đối với các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động của khách sạn (property) và các khoản được thanh toán cho một nhân viên làm việc tại một bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức thường xuyên của mình (regular home department) bất kể nhiệm vụ đang được thực hiện là gì. Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) bao gồm các mục sau:
• Thuế tiền lương (Payroll Taxes). Bao gồm phần đóng góp của người sử dụng lao động vào các chương trình hưu trí quốc gia và tiểu bang, thất nghiệp, tàn tật và bảo hiểm y tế, và các loại thuế liên quan đến tiền lương hoặc các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc khác. Xem Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) – Schedule 14.
• Khoản trả bổ sung (Supplemental Pay). Bao gồm ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép năm, lương nghỉ bệnh, lương ngày lễ, lương phục vụ bồi thẩm đoàn, chi phí tái định cư, thời gian nghỉ có lương và trợ cấp thôi việc. Xem Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) – Schedule 14.
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits). Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến tiền lương khác, chẳng hạn như chi phí bảo hiểm y tế do người sử dụng lao động chi trả, chi phí bữa ăn cung cấp cho nhân viên, đóng góp quỹ hưu trí và phí và lệ phí công đoàn. Xem Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) – Schedule 14. Việc phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Khu ăn uống nhân viên (Staff Dining – Schedule 13) được ghi nhận vào dòng này.
1.7 Tổng Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế tiền lương (Payroll Taxes), Khoản trả bổ sung (Supplemental Pay), và Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits).
Lưu ý liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm (cluster services): Khi hợp lý và có thể xác định dễ dàng, chi phí lao động liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm phải được ghi nhận vào Lương và Tiền công (Salaries and Wages) hoặc Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses).
1.8 Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan được tính bằng cách cộng Tổng Lương, Tiền công, Phí phục vụ, Lao động theo hợp đồng và Thưởng (Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses) và Tổng Các khoản chi phí liên quan đến tiền lương (Total Payroll-Related Expenses).
Tỷ lệ phần trăm của từng cấu phần chi phí lao động cũng như Tổng Chi phí Lao động và Các khoản liên quan được tính bằng cách lấy số tiền của từng dòng chia cho Tổng Doanh thu Hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ khách sạn (property). Tham khảo Phần III (Part III) để biết các chỉ số vận hành được khuyến nghị liên quan đến Chi phí Lao động và Các khoản liên quan.
2. Chi phí khác (Other Expenses)
Nhóm chi phí này bao gồm các chi phí quan trọng của bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing) được phê duyệt là Chi phí khác (Other Expenses) trong Hệ thống Thống nhất (Uniform System). Từng cơ sở có thể loại bỏ các dòng chi phí không liên quan, nhưng Hệ thống Thống nhất không cho phép bổ sung hoặc thay thế các dòng chi phí khác. Thay vào đó, các cơ sở có thể xây dựng tài khoản phụ hoặc phụ biểu phụ (sub account/sub schedule) để cung cấp chi tiết hơn liên quan đến một khoản chi phí cụ thể. Tài khoản phụ hoặc phụ biểu phụ này sau đó sẽ được gộp vào dòng chi phí phù hợp được liệt kê dưới đây.
2.1 Phí đại lý (Agency Fees)
Bao gồm phí trả cho các công ty quảng cáo và hoặc quan hệ công chúng.
2.2 Dịch vụ cụm (Cluster Services)
Bao gồm phân bổ chi phí được chia sẻ giữa các khách sạn trong một khu vực địa lý giới hạn, trái ngược với các dịch vụ hợp nhất trên phạm vi quốc gia như Khoản hoàn trả Văn phòng Tập đoàn (Corporate Office Reimbursables).
Khi hợp lý và có thể xác định dễ dàng, chi phí lao động và các khoản liên quan phải được ghi nhận vào dòng chi phí tương ứng của chúng và chỉ các chi phí khác mới được ghi nhận vào Dịch vụ cụm (Cluster Services). Khi không thực tế, việc phân bổ hợp lý tổng chi phí dịch vụ cụm phải được ghi nhận tại đây.
2.3 Tài liệu quảng bá (Collateral Material)
Bao gồm chi phí tờ rơi, bộ tài liệu của nhân viên bán hàng, bản đồ, sơ đồ mặt bằng và các tài liệu tương tự được sử dụng để mô tả các dịch vụ của cơ sở.
2.4 Dịch vụ miễn phí và quà tặng (Complimentary Services and Gifts)
Bao gồm chi phí cung cấp vật phẩm quà tặng được sử dụng trong các buổi giới thiệu miễn phí nhằm mục đích quảng bá đến khách, nhóm khách tiềm năng và nhà cung cấp liên quan đến bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing), chẳng hạn như quà VIP, bút, bóng golf, áo sơ mi và móc khóa.
2.5 Dịch vụ theo hợp đồng (Contract Services)
Bao gồm chi phí cho các hoạt động được thực hiện cho bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing) bởi nhà thầu bên ngoài và nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thay vì nhân viên khách sạn, trừ khi được xác định trong bộ phận này với một dòng chi phí cụ thể.
Các công ty cung cấp dịch vụ quản lý doanh thu và dịch vụ tư vấn chuyên biệt cho bộ phận là ví dụ điển hình. Nếu vật tư được mua để công ty theo hợp đồng sử dụng, vật tư đó được ghi nhận vào tài khoản vật tư phù hợp.
2.6 Khoản hoàn trả Văn phòng Tập đoàn (Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm phân bổ lương và chi phí của nhân sự bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing) thuộc công ty tập đoàn hoặc công ty quản lý được tính phí cho cơ sở bởi văn phòng khu vực hoặc văn phòng tập đoàn hoặc bởi công ty quản lý, phù hợp với các thỏa thuận hợp đồng.
Chi phí đi lại của nhân sự tập đoàn hoặc công ty quản lý phát sinh khi thăm cơ sở, bao gồm chi phí bữa ăn và các dịch vụ hoặc tiện ích áp dụng khác được cung cấp cho nhân sự tập đoàn hoặc công ty quản lý khi làm việc tại cơ sở vì lợi ích của cơ sở, cũng được ghi nhận vào tài khoản này.
2.7 Trang trí (Decorations)
Chi phí trang trí ngày lễ và sự kiện đặc biệt hướng đến khách, cả bên trong và bên ngoài, được ghi nhận vào tài khoản này. Trang trí riêng cho bộ phận được ghi nhận vào bộ phận phù hợp.
2.8 Thư trực tiếp (Direct Mail)
Bao gồm chi phí danh sách gửi thư, soạn thư, phí bưu chính, ghi địa chỉ phong bì hoặc thiệp và các công việc tương tự, bao gồm các đợt gửi email hàng loạt qua Internet hoặc các phiên bản điện tử khác của thư trực tiếp.
2.9 Phí hội viên và đăng ký (Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí hội viên của bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing), hoặc của các thành viên nhân sự khi được ủy quyền đại diện cho bộ phận, trong các tổ chức kinh doanh hoặc nghề nghiệp.
Khoản mục này cũng bao gồm chi phí đăng ký báo, tạp chí và sách phục vụ nhân sự bộ phận.
2.10 Giải trí nội bộ (Entertainment In House)
Bao gồm chi phí thực phẩm và đồ uống theo giá vốn, tiền thưởng, phí phục vụ và thuế bán hàng nếu áp dụng được tiêu dùng trong việc tiếp đãi khách, nhà cung cấp và khách hàng kinh doanh tại các cơ sở Ẩm thực của khách sạn.
2.11 Thuê thiết bị (Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê bất kỳ loại thiết bị nào được sử dụng không thường xuyên trong bộ phận hoặc để thay thế thiết bị tạm thời ngừng hoạt động.
Các khoản thanh toán thuê theo hợp đồng thuê hoạt động đủ điều kiện được ghi nhận vào Tài sản và Thiết bị khác (Other Property and Equipment) trong mục Thuê (Rent) của Thu nhập và Chi phí ngoài hoạt động (Non Operating Income and Expenses Schedule 11).
2.12 Chuyến đi làm quen (Familiarization Trips)
Bao gồm tất cả chi phí liên quan đến đại lý du lịch hoặc nhà tổ chức hội nghị đến cơ sở nhằm mục đích làm quen với cơ sở và gia tăng thêm doanh số bán hàng từ họ.
Phòng được ghi nhận là miễn phí và thực phẩm và đồ uống tiêu dùng tại cơ sở được ghi nhận tại đây theo giá vốn cho các chuyến làm quen còn được gọi là Fam hoặc FAM.
2.13 Marketing nhượng quyền và liên kết (Franchise and Affiliation Marketing)
Bao gồm chi phí trả cho tổ chức nhượng quyền hoặc liên kết nhằm quảng bá thương hiệu trên phạm vi quốc gia hoặc khu vực.
Khi đơn vị vận hành hoặc bên nhượng quyền kết hợp các khoản đánh giá đặt phòng và marketing, ban quản lý nên tìm kiếm hướng dẫn từ đơn vị vận hành hoặc bên nhượng quyền về tỷ lệ phần trăm của khoản đánh giá được phân bổ cho đặt phòng so với marketing.
Khoản đánh giá sau đó phải được phân bổ tương ứng giữa bộ phận Phòng (Rooms) và bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing). Nếu không thể nhận được hướng dẫn, toàn bộ khoản đánh giá phải được ghi nhận vào Marketing nhượng quyền và liên kết.
2.14 Phí nhượng quyền và liên kết – Tiền bản quyền (Franchise and Affiliation Fees – Royalties)
Bao gồm tiền bản quyền cho việc cấp phép, xây dựng thương hiệu hoặc đặt tên cho chính cơ sở.
Phí quảng cáo quốc gia được ghi nhận vào Marketing nhượng quyền và liên kết. Phí đặt phòng trả cho công ty nhượng quyền được ghi nhận vào bộ phận Phòng (Rooms).
2.15 Đồ họa nội bộ (In House Graphics)
Bao gồm chi phí danh bạ, biển hiệu, tờ rơi và các chi phí khác liên quan đến việc trưng bày dịch vụ của cơ sở ngay tại cơ sở.
2.16 Chương trình khách hàng thân thiết (Loyalty Programs)
Bao gồm chi phí liên quan đến các chương trình được thiết kế để xây dựng lòng trung thành của khách đối với cơ sở hoặc thương hiệu.
Chi phí chương trình hợp tác như chương trình khách bay thường xuyên cũng được ghi nhận vào tài khoản này.
Chi phí thực hiện chương trình, chẳng hạn như khoản tính phí dựa trên doanh thu hoặc số đêm phòng bán được, được ghi nhận vào tài khoản này.
Khoản hoàn trả từ chương trình thương hiệu cho cơ sở đối với các kỳ lưu trú giảm giá hoặc miễn phí do đổi điểm khách hàng thân thiết được ghi nhận là Doanh thu phòng (Rooms Revenue) và không phải là khoản ghi giảm tài khoản này.
2.17 Truyền thông (Media)
Bao gồm chi phí quảng cáo trên radio và truyền hình, bao gồm chi phí sản xuất, cũng như quảng cáo trên báo, tạp chí, danh bạ và trên Internet như OTA và quảng cáo liên minh.
Khi chi phí đáng kể, cơ sở có thể tách thành các tài khoản phụ như truyền thông tiêu dùng, báo chí, sản xuất, radio, truyền thông thương mại, liên minh, trả tiền theo nhấp chuột và danh bạ điện thoại, nhưng tổng của từng mục phải được gộp vào dòng chi phí này.
2.18 Chi phí khác (Miscellaneous)
Bao gồm bất kỳ chi phí nào liên quan đến bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing) không thuộc các dòng chi phí khác trong phần này.
2.19 Vật tư vận hành (Operating Supplies)
Bao gồm chi phí vật phẩm cần thiết để vận hành bộ phận mà không được bao gồm trong các tài khoản vật tư cụ thể.
Ví dụ bao gồm vật tư văn phòng chung như máy fax và máy tính, và vật tư tiêu hao như sổ ghi chép, bút, bút chì và kẹp giấy.
Bao gồm chi phí biểu mẫu in sử dụng trong bộ phận, dù được mua từ bên ngoài hay sản xuất nội bộ.
2.20 Đại diện bán hàng bên ngoài (Outside Sales Representation)
Bao gồm phí, hoa hồng và chi phí trả cho bên thứ ba, không bao gồm đại lý du lịch và nhà tổ chức hội nghị, nhằm mục đích bán và tạo doanh thu cho cơ sở.
Chi phí đi lại liên quan được ghi nhận vào các dòng chi phí đi lại tương ứng.
2.21 Dịch vụ nghiên cứu thị trường bên ngoài (Outside Services Market Research)
Bao gồm chi phí phân tích do công ty nghiên cứu hoặc tư vấn độc lập thực hiện nhằm xem xét đặc điểm nhân khẩu học, phân tích lịch sử khách hoặc cung cấp thông tin thị trường liên quan đến đặt phòng và đánh giá.
Ví dụ bao gồm Hotelligence, STR, PKF, Travel Click, giám sát mạng xã hội và dịch vụ bảng thông tin.
2.22 Biển hiệu bên ngoài (Outside Signage)
Bao gồm chi phí áp phích, bảng quảng cáo, bảng điện tử, biển báo đường cao tốc hoặc biển chỉ dẫn và các loại biển khác, bao gồm chi phí thuê và phí dịch vụ.
2.23 Nhiếp ảnh (Photography)
Bao gồm chi phí ảnh sử dụng trong các chương trình quảng bá và quan hệ công chúng, bao gồm chi phí sử dụng người mẫu chuyên nghiệp.
2.24 Bưu phí và chuyển phát nhanh (Postage and Overnight Delivery Charges)
Bao gồm chi phí tem và phí chuyển phát nhanh quy cho bộ phận, ngoại trừ chi phí liên quan đến chiến dịch thư trực tiếp.
2.25 Khuyến mãi (Promotion)
Bao gồm chi phí hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho cá nhân hoặc tổ chức nhằm quảng bá cơ sở trong cộng đồng và ngành ngoài quảng cáo truyền thông.
Nếu có thực phẩm và đồ uống liên quan, chi phí được ghi nhận theo giá vốn của các mặt hàng cung cấp.
2.26 Hội chợ thương mại (Trade Shows)
Bao gồm chi phí quảng bá cơ sở tại các hội chợ thương mại, không bao gồm chi phí đi lại của đại diện tham dự nhưng bao gồm chi phí gian hàng, phí đăng ký, vật phẩm logo quảng bá và thuê không gian triển lãm.
2.27 Đào tạo (Training)
Bao gồm chi phí ngoài tiền lương trực tiếp quy cho việc đào tạo nhân viên bộ phận. Chi phí tiền lương phát sinh trong quá trình đào tạo được ghi nhận vào Lương và Tiền công (Salaries and Wages).
2.28 Đi lại – Bữa ăn và giải trí (Travel – Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí hoàn trả thực phẩm, đồ uống và giải trí phát sinh bởi nhân viên bộ phận khi đi công tác vì hoạt động của cơ sở.
2.29 Đi lại – Khác (Travel – Other)
Bao gồm chi phí đi lại và chi phí hoàn trả như vé máy bay, thuê xe, phòng khách sạn và thuế, Internet phòng khách, ngoài thực phẩm, đồ uống và giải trí.
2.30 Giặt ủi đồng phục (Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt khô quần áo do nhân viên bộ phận mặc, dù thực hiện nội bộ hay thuê ngoài, khi dịch vụ này được cung cấp như một phúc lợi. Các nhân viên này thường không mặc đồng phục do cơ sở cung cấp.
2.31 Website (Website)
Bao gồm chi phí phát triển và bảo trì website, phí đăng ký, chi phí liên kết, tour ảo, mua từ khóa, quản lý nội dung, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, quản lý trang đích động, chi phí phản hồi trên các trang bên thứ ba như TripAdvisor, lập kế hoạch marketing trực tuyến và chi phí thương mại điện tử được phân bổ cho cơ sở địa phương.
Tổng Chi phí khác (Total Other Expenses)
Tổng Chi phí khác được tính bằng cách cộng tất cả các mục được liệt kê trong Chi phí khác.
Tỷ lệ phần trăm của từng dòng chi phí cũng như Tổng Chi phí khác được tính bằng cách lấy số tiền của từng dòng chia cho Tổng Doanh thu Hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ cơ sở.
3. Tổng Chi phí (Total Expenses)
Tổng Chi phí được tính bằng cách cộng Tổng Chi phí lao động và các khoản liên quan (Total Labor Costs and Related Expenses) với Tổng Chi phí khác (Total Other Expenses).
Tỷ lệ phần trăm của Tổng Chi phí được tính bằng cách lấy Tổng Chi phí chia cho Tổng Doanh thu Hoạt động (Total Operating Revenue) của toàn bộ cơ sở.
Tổng Chi phí là số tiền xuất hiện trên Báo cáo Hoạt động Tóm tắt (Summary Operating Statement) trong mục Chi phí Hoạt động Không phân bổ – Kinh doanh và Tiếp thị (Undistributed Operating Expenses – Sales and Marketing).