Chi phí Hệ thống Thông tin và Viễn thông được chia thành bốn nhóm chính: Chi phí lao động và các khoản liên quan (Labor Costs and Related Expenses), Giá vốn dịch vụ (Cost of Services), Chi phí hệ thống (System Expenses) và Chi phí khác (Other Expenses).
1. Chi phí lao động và các khoản liên quan
(Labor Costs and Related Expenses)
Chi phí lao động và các khoản liên quan bao gồm toàn bộ chi phí tiền lương liên quan đến Lương (Salaries), Tiền công (Wages), Phân bổ phí dịch vụ (Service Charges), Lao động thuê ngoài (Contracted Labor), Thưởng (Bonuses) và Các khoản chi liên quan đến tiền lương (Payroll-Related Expenses) của nhân viên và nhà thầu.
Danh sách các chức danh thường thuộc bộ phận Hệ thống Thông tin và Viễn thông được trình bày trong phần Department Payroll Titles ở cuối Phần I.
1.1 Lương và tiền công (Salaries and Wages)
Bao gồm thu nhập trả cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ liên quan đến vận hành khách sạn như lương cơ bản, lương làm thêm giờ và phụ cấp ca.
Nếu một nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của mình, thì thu nhập của họ phải được ghi nhận vào Lương và tiền công của bộ phận đó, bất kể nhiệm vụ thực hiện là gì.
Ví dụ: nếu một nhân viên bộ phận Hệ thống Thông tin và Viễn thông thường xuyên làm nhân viên vận hành máy tính và tạm thời hỗ trợ bộ phận Ẩm thực trong một sự kiện, thì tiền lương cho công việc đó sẽ được ghi nhận vào Lương và tiền công của bộ phận Ẩm thực, không phải bộ phận chính của họ.
Lương và tiền công cần được phân tách theo các chức danh quản lý và không quản lý quan trọng trong bộ phận. Nếu cần thiết, có thể gộp chức danh để đảm bảo bảo mật thông tin lương của từng cá nhân.
Bao gồm cả thu nhập của nhân viên thời vụ khi các khoản chi này được xử lý thông qua hệ thống trả lương của khách sạn.
1.2 Phân bổ phí dịch vụ (Service Charge Distribution)
Bao gồm chi phí phí dịch vụ được chi trả thông qua hệ thống lương cho nhân viên khách sạn.
1.3 Lao động thuê ngoài, cho thuê hoặc gia công
(Contracted, Leased and Outsourced Labor)
Bao gồm tổng chi phí thuê lao động từ bên thứ ba để đảm nhiệm các vị trí vốn thường thuộc biên chế chính thức.
Trong các trường hợp này, khách sạn theo dõi số giờ làm việc và thanh toán cho bên thứ ba theo giờ hoặc theo thỏa thuận.
Ví dụ điển hình là sử dụng nhân sự bổ sung khi thiếu nhân viên tổng đài PBX.
Bao gồm cả tổng chi phí liên quan đến các thỏa thuận chia sẻ nhân sự khi có hợp đồng chính thức.
1.4 Thưởng và khuyến khích (Bonuses and Incentives)
Bao gồm thưởng theo hợp đồng hoặc tự nguyện, tiền khuyến khích và các khoản trả theo hiệu suất nhằm thúc đẩy doanh thu, lợi nhuận hoặc sự hài lòng của khách.
1.5 Tổng lương, tiền công, phí dịch vụ, lao động thuê ngoài và thưởng
(Total Salaries, Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses)
Được tính bằng cách cộng Lương và tiền công, Phân bổ phí dịch vụ, Lao động thuê ngoài và Thưởng.
1.6 Các khoản chi liên quan đến tiền lương
(Payroll-Related Expenses)
Bao gồm các khoản chi trả cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ liên quan đến vận hành khách sạn và các khoản chi cho nhân viên làm việc tại bộ phận khác ngoài bộ phận chính thức của họ, bất kể nhiệm vụ thực hiện là gì.
Bao gồm:
• Thuế lương (Payroll Taxes): phần đóng góp của chủ sử dụng lao động cho các chương trình hưu trí, thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các khoản bắt buộc khác. Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.
• Trả bổ sung (Supplemental Pay): ngày nghỉ cá nhân, lương nghỉ phép, lương nghỉ bệnh, lương ngày lễ, lương khi tham gia bồi thẩm đoàn, chi phí chuyển nơi làm việc, nghỉ hưởng lương và trợ cấp thôi việc. Xem Payroll-Related Expenses—Schedule 14.
• Phúc lợi nhân viên (Employee Benefits): toàn bộ các khoản chi liên quan đến tiền lương khác như bảo hiểm y tế do doanh nghiệp chi trả, chi phí suất ăn nhân viên, đóng góp quỹ hưu trí, phí và lệ phí công đoàn. Phân bổ chi phí bữa ăn nhân viên từ Staff Dining—Schedule 13 được ghi nhận tại dòng này.
1.7 Tổng chi liên quan tiền lương
(Total Payroll-Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Thuế lương, Trả bổ sung và Phúc lợi nhân viên.
Lưu ý về thỏa thuận chia sẻ nhân sự và dịch vụ cụm: khi hợp lý và có thể xác định rõ ràng, chi phí lao động liên quan phải được ghi nhận trực tiếp vào Lương và tiền công hoặc Các khoản chi liên quan đến tiền lương.
1.8 Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan
(Total Labor Costs and Related Expenses)
Được tính bằng cách cộng Tổng lương, tiền công, phí dịch vụ, lao động thuê ngoài và thưởng với Tổng chi liên quan tiền lương.
Tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục cũng như Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan được tính bằng cách chia số tiền từng dòng cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn (Total Operating Revenue for the entire property).
Tham khảo Phần III để biết các chỉ số vận hành khuyến nghị liên quan đến Chi phí lao động và các khoản liên quan.
2. Giá vốn dịch vụ (Cost of Services)
2.1 Chi phí điện thoại di động (Cost of Cell Phones)
Bao gồm chi phí gói cước và thiết bị điện thoại di động cho nhân viên khách sạn.
2.2 Chi phí dịch vụ Internet (Cost of Internet Services)
Bao gồm chi phí cung cấp Internet hành chính và Internet miễn phí cho khách như phí truy cập, thiết bị không đủ điều kiện vốn hóa và các loại phí liên quan.
2.3 Chi phí cuộc gọi nội hạt (Cost of Local Calls)
Bao gồm chi phí các cuộc gọi hành chính và cuộc gọi miễn phí cho khách được nhà cung cấp xác định là không tính cước đường dài, bao gồm phí đường truyền, phí truy cập, phí sử dụng và thuế tiện ích.
2.4 Chi phí cuộc gọi đường dài (Cost of Long Distance Calls)
Bao gồm chi phí các cuộc gọi hành chính được xác định là tính cước đường dài, bao gồm phí đường truyền, phí truy cập, phí sử dụng và thuế tiện ích.
2.5 Chi phí dịch vụ khác (Other Cost of Services)
Bao gồm bất kỳ chi phí nào liên quan đến việc cung cấp dịch vụ viễn thông không thuộc các dòng trên.
2.6 Tổng giá vốn dịch vụ (Total Cost of Services)
Được tính bằng cách cộng toàn bộ các khoản mục Giá vốn dịch vụ.
Tỷ lệ phần trăm được tính bằng cách chia từng dòng cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn.
3. Chi phí hệ thống (System Expenses)
Chi phí hệ thống cho từng khu vực bao gồm các hệ thống không được quy định tại nơi khác trong bộ phận nhưng được sử dụng và chủ yếu mang lại lợi ích cho khu vực đó. Bao gồm chi phí giấy phép phần mềm, bảo trì phần mềm, phí phần mềm dịch vụ, phí lưu trữ và phí hỗ trợ kỹ thuật.
3.1 Quản lý và Hành chính (Administrative and General)
Bao gồm chi phí hệ thống kế toán và hệ thống an ninh của khách sạn.
3.2 Phí hệ thống thông tin tập trung (Centralized Information System Charges)
Bao gồm chi phí hệ thống công nghệ thông tin tập trung do tập đoàn hoặc thương hiệu cung cấp.
3.3 Quản lý năng lượng (Energy Management)
Bao gồm chi phí hệ thống quản lý năng lượng.
3.4 Ẩm thực (Food and Beverage)
Bao gồm chi phí hệ thống POS hoặc hệ thống đặt chỗ của bộ phận Ẩm thực, không bao gồm phí giao dịch hoặc hoa hồng của hệ thống đặt chỗ bên thứ ba theo địa điểm cụ thể.
3.5 Sân golf (Golf)
Bao gồm chi phí hệ thống POS hoặc hệ thống đặt chỗ của bộ phận Sân golf và Cửa hàng dụng cụ, không bao gồm phí giao dịch bên thứ ba.
3.6 Thiết bị phần cứng (Hardware)
Bao gồm chi phí thiết bị không đủ điều kiện vốn hóa như bàn phím, chuột máy tính.
3.7 Health Club/Spa
Bao gồm chi phí hệ thống POS hoặc hệ thống đặt chỗ của bộ phận Health Club/Spa, không bao gồm phí giao dịch bên thứ ba.
3.8 Nhân sự (Human Resources)
Bao gồm chi phí hệ thống nhân sự như phần mềm lương, HRIS và máy chấm công.
3.9 An ninh thông tin (Information Security)
Bao gồm chi phí bảo mật dữ liệu như phần mềm tuân thủ PCI và các chi phí liên quan.
3.10 Hệ thống thông tin (Information Systems)
Bao gồm chi phí hệ thống mạng nội bộ LAN, mạng diện rộng WAN và hệ thống email của khách sạn.
3.11 Khác (Other)
Bao gồm chi phí hệ thống POS hoặc đặt chỗ cho các cơ sở khác trong khách sạn, không bao gồm phí giao dịch bên thứ ba.
3.12 Bãi đậu xe (Parking)
Bao gồm chi phí hệ thống bãi đậu xe hoặc valet.
3.13 Vận hành và bảo trì tài sản (Property Operation and Maintenance)
Bao gồm chi phí hệ thống quản lý bảo trì và theo dõi lệnh công việc.
3.14 Phòng (Rooms)
Bao gồm chi phí hệ thống quản lý tài sản và hệ thống mã hóa chìa khóa.
3.15 Kinh doanh và Tiếp thị (Sales and Marketing)
Bao gồm chi phí hệ thống bán hàng, tiệc và tiếp thị.
3.16 Viễn thông (Telecommunications)
Bao gồm chi phí hệ thống viễn thông của khách sạn như VoIP và T-1.
3.17 Tổng chi phí hệ thống (Total System Expenses)
Được tính bằng cách cộng toàn bộ các khoản mục Chi phí hệ thống.
Tỷ lệ phần trăm được tính bằng cách chia từng dòng cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn.
4. Chi phí khác
(Other Expenses)
4.1 Dịch vụ cụm (Cluster Services)
Bao gồm phần phân bổ chi phí được chia sẻ giữa các khách sạn trong cùng một khu vực địa lý giới hạn, khác với các dịch vụ hợp nhất ở cấp quốc gia như các khoản hoàn trả Văn phòng Tập đoàn (Corporate Office Reimbursables).
Khi hợp lý và có thể xác định rõ ràng, chi phí lao động và các khoản liên quan phải được ghi nhận vào đúng dòng chi phí tương ứng; chỉ các chi phí khác mới được ghi nhận vào Dịch vụ cụm.
Khi không thực tế để tách riêng, việc phân bổ hợp lý tổng chi phí dịch vụ cụm sẽ được ghi nhận tại đây.
4.2 Dịch vụ hợp đồng (Contract Services)
Bao gồm chi phí cho các hoạt động của bộ phận Hệ thống Thông tin và Viễn thông do nhà thầu bên ngoài hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thực hiện thay vì nhân viên khách sạn, trừ khi đã được xác định tại bộ phận này bằng một dòng chi phí cụ thể.
Ví dụ điển hình là thuê công ty bên ngoài thực hiện sao lưu dữ liệu hoặc tư vấn chuyên môn cho bộ phận.
Nếu vật tư được mua để công ty hợp đồng sử dụng, thì vật tư được ghi nhận vào tài khoản vật tư phù hợp.
4.3 Hoàn trả Văn phòng Tập đoàn
(Corporate Office Reimbursables)
Bao gồm phần phân bổ lương và chi phí của nhân sự bộ phận Hệ thống Thông tin và Viễn thông thuộc tập đoàn hoặc công ty quản lý, được tính phí cho khách sạn bởi văn phòng khu vực, văn phòng tập đoàn hoặc công ty quản lý, phù hợp với thỏa thuận hợp đồng.
Chi phí đi lại của nhân sự tập đoàn hoặc công ty quản lý khi đến làm việc tại khách sạn, bao gồm chi phí ăn uống và các dịch vụ hoặc tiện ích khác cung cấp cho họ trong thời gian công tác vì lợi ích của khách sạn, cũng được ghi nhận vào tài khoản này.
4.4 Hội phí và Ấn phẩm
(Dues and Subscriptions)
Bao gồm chi phí hội viên của bộ phận Hệ thống Thông tin và Viễn thông hoặc của nhân viên khi được ủy quyền đại diện bộ phận tham gia các tổ chức kinh doanh hoặc chuyên môn.
Bao gồm cả chi phí đặt mua báo, tạp chí và sách phục vụ nhân viên bộ phận.
4.5 Tiếp khách nội bộ
(Entertainment—In-House)
Bao gồm chi phí thực phẩm và đồ uống theo giá vốn, tiền tip, phí dịch vụ và thuế bán hàng nếu có, sử dụng để tiếp khách, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh tại các cơ sở Ẩm thực trong khách sạn.
4.6 Thuê thiết bị
(Equipment Rental)
Bao gồm chi phí thuê bất kỳ loại thiết bị nào được sử dụng không thường xuyên trong bộ phận hoặc để thay thế tạm thời thiết bị đang hỏng.
Các khoản thanh toán thuê thiết bị theo hợp đồng thuê hoạt động đủ điều kiện được ghi nhận vào mục Tài sản và thiết bị khác trong phần Thuê của Thu nhập và Chi phí ngoài hoạt động—Schedule 11.
4.7 Chi phí linh tinh
(Miscellaneous)
Bao gồm bất kỳ chi phí nào của bộ phận Hệ thống Thông tin và Viễn thông không thuộc các dòng chi phí đã nêu ở trên.
4.8 Vật tư vận hành
(Operating Supplies)
Bao gồm chi phí các vật tư cần thiết để vận hành bộ phận nhưng không thuộc các tài khoản vật tư cụ thể khác.
Ví dụ là vật tư văn phòng thông thường.
4.9 Thiết bị khác
(Other Equipment)
Bao gồm các khoản mua thiết bị giá trị nhỏ không thể phân bổ cho một hệ thống cụ thể và không được vốn hóa cho bộ phận.
4.10 Lưu trữ và tối ưu hệ thống
(System Storage and Optimization)
Bao gồm chi phí liên quan đến lưu trữ dữ liệu tại chỗ hoặc ngoài địa điểm cho khách sạn.
4.11 Đào tạo
(Training)
Bao gồm các chi phí, ngoại trừ chi phí tiền lương, có thể quy trực tiếp cho việc đào tạo nhân viên bộ phận.
Ví dụ: tài liệu đào tạo, vật tư, chương trình chứng nhận và phí giảng viên.
Tiền lương của nhân viên trong thời gian đào tạo được ghi nhận vào Lương và tiền công.
4.12 Công tác phí-Ăn uống và Giải trí
(Travel—Meals and Entertainment)
Bao gồm chi phí ăn uống và giải trí được hoàn trả cho nhân viên bộ phận khi đi công tác phục vụ hoạt động của khách sạn.
4.13 Công tác phí-Khác
(Travel—Other)
Bao gồm chi phí đi lại và các khoản hoàn trả như vé máy bay, thuê xe, phòng khách sạn và thuế, Internet phòng khách, phí đăng ký hội nghị, không bao gồm chi phí ăn uống và giải trí, phát sinh khi nhân viên đi công tác.
4.14 Chi phí đồng phục
(Uniform Costs)
Bao gồm chi phí mua hoặc thuê đồng phục của nhân viên bộ phận. Bao gồm cả chi phí sửa chữa.
Chi phí giặt đồng phục được ghi nhận vào Giặt đồng phục (Uniform Laundry).
4.15 Giặt đồng phục
(Uniform Laundry)
Bao gồm chi phí giặt đồng phục cho nhân viên bộ phận, thực hiện tại khách sạn hoặc thuê ngoài.
4.16 Tổng chi phí khác
(Total Other Expenses)
Được tính bằng cách cộng toàn bộ các khoản mục trong Chi phí khác.
Tỷ lệ phần trăm của từng dòng cũng như Tổng chi phí khác được tính bằng cách chia số tiền từng dòng cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn.
5. Tổng chi phí
(Total Expenses)
Được tính bằng cách cộng:
- Tổng chi phí lao động và các khoản liên quan
- Tổng giá vốn dịch vụ
- Tổng chi phí hệ thống
- Tổng chi phí khác
Tỷ lệ phần trăm Tổng chi phí được tính bằng cách chia Tổng chi phí cho Tổng doanh thu hoạt động toàn khách sạn.
Tổng chi phí là số liệu được trình bày trong Báo cáo hoạt động tổng hợp (Summary Operating Statement) tại mục Chi phí vận hành không phân bổ—Hệ thống Thông tin và Viễn thông (Undistributed Operating Expenses—Information and Telecommunications Systems).