Trong hoạt động vận hành khách sạn, việc khách yêu cầu gia hạn thời gian lưu trú là tình huống thường gặp. Để đáp ứng yêu cầu này một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, nhân viên cần nắm rõ quy trình, từ kiểm tra tình trạng phòng đến thông báo cho các bộ phận liên quan. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ đặt phòng cho khách lẻ khi khách gia hạn lưu trú, giúp đảm bảo sự hài lòng cho khách và sự vận hành suôn sẻ cho khách sạn.
1. Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn
Kiểm tra trong hệ thống PMS xem còn phòng trống cho thời gian gia hạn này không.
- Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn.
- Kiểm tra loại phòng còn trống.
- Kiểm tra phòng khách đang ở xem có trống không.
- Nếu không còn phòng trống, liên hệ với người giám sát.
2. Kiểm tra sự cân đối chi tiêu
Kiểm tra dư nợ của khách trên hồ sơ của khách.
- Khi đồng ý cho khách ở thêm, khách sạn phải chắc chắn rằng sẽ thu được khoản thanh toán ở thêm này.
- Nếu là do công ty thanh toán, phải yêu cầu công ty xác nhận kỳ gia hạn này.
3. Thông báo cho bộ phận phục vụ phòng và các bộ phận khác có liên quan
Gọi cho giám sát viên Phục vụ phòng, thông báo cho họ biết có khách gia hạn ở thêm.
- Thông báo cho bộ phận phục vụ phòng.
- Thông báo cho các bộ phận khác có liên quan.
4. Hoàn thành việc gia hạn ở thêm
Cấp thẻ chia khóa mới và hoàn thành việc ghi chép vào sổ.
- Cấp thẻ chia khóa mới hoặc gia hạn giá trị cho thẻ chia khóa hiện tại.
- Gia hạn ở thêm phải được ghi chép vào sổ của bộ phận với các thông tin:
- Tên khách
- Số phòng
- Ngày trả phòng theo lịch cũ
- Ngày trả phòng theo lịch mới
Kết luận
Việc gia hạn lưu trú cho khách không chỉ giúp khách sạn tăng doanh thu mà còn thể hiện sự linh hoạt trong phục vụ khách hàng. Khi nắm vững quy trình này, nhân viên sẽ đảm bảo phục vụ khách nhanh chóng, chính xác và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng giúp vận hành khách sạn trở nên hiệu quả hơn.