Trong lĩnh vực khách sạn, hình thức đảm bảo đặt phòng bằng cách đặt cọc là một trong những phương pháp phổ biến, đặc biệt đối với khách lẻ. Việc đặt cọc giúp khách sạn giảm thiểu tình trạng hủy phòng sát ngày mà không có lý do chính đáng và đảm bảo quyền lợi kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đặt phòng đảm bảo bằng đặt cọc cho nhân viên lễ tân và bộ phận đặt phòng.
1. Xác định hình thức đảm bảo
- Cách làm:
- Hỏi người gọi xem đặt phòng được đảm bảo bằng hình thức nào.
- Tiêu chuẩn:
- Xác định xem còn đủ thời gian cho khoản thanh toán kịp đến khách sạn không.
2. Xác nhận lại việc đặt cọc
- Cách làm:
- Giải thích rõ số tiền thanh toán và chi tiết về ngân hàng.
- Tiêu chuẩn:
- Cung cấp chi tiết về ngân hàng.
- Xác nhận số tiền đặt cọc cần thiết.
- Yêu cầu có hóa đơn chuyển tiền qua ngân hàng.
- Cung cấp mã số tham khảo để chuyển tiền (thường là số đặt phòng).
3. Xác nhận lại việc đảm bảo
- Cách làm:
- Thông báo rằng đặt phòng đã được chuyển thành có đảm bảo.
- Giải thích rằng nếu khách không đến mà không hủy phòng trước XX giờ chiều, khách sẽ bị tính phí đêm đầu tiên.
- Tiêu chuẩn:
- Giúp khách hiểu rõ quy định liên quan đến việc hủy phòng và phí phạt.
4. Quản lý
- Cách làm:
- Nhập thông tin vào hệ thống để thể hiện rằng khoản tiền đặt cọc đã được thanh toán.
- Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo thông tin đặt cọc được lưu trữ và dễ dàng tra cứu.
- Sửa lại trạng thái đặt phòng nếu nhận được tiền cọc đầy đủ.
Kết luận
Đảm bảo đặt phòng bằng hình thức đặt cọc không chỉ giúp khách sạn giảm thiểu rủi ro từ việc khách hủy phòng không báo trước mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình phục vụ. Nhân viên cần tuân thủ các bước trên để xử lý yêu cầu đặt phòng một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng.