Trong ngành khách sạn, việc nắm vững các thuật ngữ liên quan đến nghiệp vụ đặt phòng là yếu tố quan trọng giúp nhân viên lễ tân và bộ phận đặt phòng làm việc hiệu quả, tránh sai sót trong giao tiếp với khách hàng. Bài viết này sẽ cung cấp các thuật ngữ phổ biến trong đặt phòng khách lẻ, giúp nhân viên khách sạn nắm rõ khái niệm, ứng dụng trong thực tế và phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp.
1. Các thuật ngữ chung về đặt phòng
Cut-off date (Ngày cắt phòng)
Ngày mà tại đó một số lượng phòng đã được đặt trước nhưng không xác nhận lấy sẽ được giải phóng để bán cho khách khác.
Email (Thư điện tử)
Yêu cầu đặt phòng gửi trực tiếp tới khách sạn qua địa chỉ thư điện tử của khách sạn.
Fax
Yêu cầu đặt phòng gửi tới khách sạn qua máy fax. Đối với các khách hàng thường xuyên có thể sử dụng một mẫu fax tiêu chuẩn để đặt phòng.
Group block (Lô phòng giữ cho đoàn)
Một số lượng phòng được dành ra cho một đoàn nhất định mà chưa biết tên khách.
Mail (Thư)
Yêu cầu đặt phòng gửi tới khách sạn qua thư bưu điện.
Regret by the booker (Người đặt từ chối)
- Giá phòng quá cao.
- Không có một số loại phòng nhất định nào đó.
- Không đủ tiện nghi.
Regret by the hotel (Khách sạn từ chối)
- Khách sạn đã hết phòng.
- Ngân sách của khách quá thấp.
Run of house rate (Giá phòng áp dụng chung)
Mức giá áp dụng cho tất cả các phòng ngoại trừ các phòng sang trọng dựa trên cơ sở khả năng đáp ứng phòng tốt nhất vào thời điểm đó. Thuật ngữ này cũng được gọi là ROH. Khách không được xác nhận loại phòng cụ thể trước khi đến lưu trú.
Telephone (Điện thoại)
Yêu cầu đặt phòng được chuyển đến khách sạn bằng cách người đặt phòng gọi điện thoại trực tiếp đến khách sạn.
Waitlist a reservation (Đặt phòng đưa vào danh sách chờ)
Kỹ năng bán hàng được sử dụng nhằm mục đích không bỏ lỡ việc đặt phòng trong trường hợp khách sạn hết phòng (hoặc loại phòng), tạo cơ hội cho khách sạn cho thuê được phòng khi có huỷ đặt phòng.
Walk in (Khách vãng lai)
Khách đến khách sạn mà không đặt trước. Có thể là khách hàng thường xuyên và cũng có thể là khách hàng mới.
2. Tình trạng đặt phòng
Booking status (Tình trạng đặt phòng)
Tình trạng của một yêu cầu đặt phòng.
Enquiry (Yêu cầu thông tin)
Khách hoặc người đặt phòng đưa ra các yêu cầu thông tin chung về khách sạn, thông thường không bao gồm ngày và các yêu cầu cụ thể.
Offer (Đưa ra đề nghị)
Khách hoặc người đặt quan tâm tới nơi lưu trú trong một khoảng thời gian nhất định và yêu cầu thông báo giá.
Option (Lựa chọn)
Khách hoặc người đặt phòng đặc biệt quan tâm tới báo giá và yêu cầu khách sạn tạm giữ phòng. Điều quan trọng là thỏa thuận hạn cuối cùng với người đặt.
Confirmed (Đã xác nhận)
Việc đặt phòng được xác nhận. Giá phòng, (loại) phòng và ngày đã được xác định rõ.
Guaranteed (Được bảo đảm)
Một loại bảo đảm nhất định đạt được.
Tentative group (Đoàn đặt tạm)
Một đoàn vẫn đang trong giai đoạn yêu cầu xem báo giá hoặc đang lựa chọn.
Definite group (Đoàn xác định)
Một đặt phòng cho đoàn đã được xác nhận. Tình trạng đặt phòng sẽ được xác định sau khi khách sạn nhận được hợp đồng đoàn khách hàng đã ký.
3. Các tên phổ biến ở các nước
3.1 Các tên khách phổ biến - tiếng Anh
Các tên khách người Anh phổ biến nhất là:
- Smith
- Jones
- Williams
- Brown
- Taylor
- Davies
- Evans
- Thomas
- Johnson
Đảm bảo nắm được tên chính xác của khách trong trường hợp khách đặt phòng có tên thông dụng, tránh đánh vần sai khi ghi đặt phòng và giữ phép lịch sự.
3.2 Các tên khách phổ biến - tiếng Pháp
Các tên khách người Pháp phổ biến nhất là:
- Martin
- Bernard
- Dubois
- Thomas
- Robert
- Richard
- Petit
- Durand
- Leroy
- Moreau
Biết cách đánh máy, đánh vần và phát âm 10 tên người Pháp phổ biến nhất giúp đảm bảo chính xác khi ghi thông tin đặt phòng.
Kết luận
Việc nắm vững các thuật ngữ trong nghiệp vụ đặt phòng khách lẻ không chỉ giúp nhân viên lễ tân và bộ phận đặt phòng làm việc hiệu quả mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hiểu rõ các khái niệm và trạng thái đặt phòng sẽ hạn chế sai sót, giúp quy trình phục vụ trở nên chuyên nghiệp và chính xác hơn.