Trong lĩnh vực khách sạn, đặc biệt là khi làm việc với các đoàn khách, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quá trình giao tiếp và quản lý đặt phòng diễn ra suôn sẻ. Những thuật ngữ này không chỉ hỗ trợ nhân viên trong việc xử lý yêu cầu mà còn giúp tăng cường hiệu quả làm việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ. Dưới đây là danh sách các thuật ngữ phổ biến trong nghiệp vụ đặt phòng cho khách đoàn, được sắp xếp theo thứ tự A đến Z để tiện tra cứu.
1. Allotment (Phân bổ phòng)
Một số phòng hàng ngày hoặc hàng tuần được dành riêng cho một tổ chức hoặc công ty để thuê lại. Các phòng sẽ được giải phóng nếu khách sạn không nhận được yêu cầu đặt phòng trước một ngày nhất định.
2. Air crew (series) (Phi hành đoàn - hàng loạt)
Yêu cầu đặt phòng cho tổ tiếp viên và phi hành đoàn của các hãng hàng không. Thông thường, các yêu cầu này được thực hiện định kỳ theo lịch trình bay.
3. Billing instruction (Hướng dẫn ghi hóa đơn)
- Tất cả chi phí do công ty thanh toán.
- Giá phòng và bữa sáng do khách tự chi trả.
4. Blocking room (Giữ phòng)
Sau khi nhận được danh sách đoàn, các phòng sẽ được giữ lại cho khách trước khi tiến hành sắp xếp cụ thể. Đặc biệt áp dụng cho phòng VIP, phòng dành cho người khuyết tật, hoặc các phòng có yêu cầu đặc biệt.
5. Cancellation policy (Quy định hủy đặt phòng)
Quy định chi tiết về việc hủy bỏ yêu cầu đặt phòng và các mức phí liên quan, phụ thuộc vào thời điểm hủy so với ngày đến dự kiến của đoàn.
6. Cut-off date (Ngày cắt phòng)
Ngày cuối cùng để xác nhận giữ phòng cho đoàn. Nếu sau thời gian này không có xác nhận, phòng sẽ được giải phóng.
7. Delayed flights (Chuyến bay bị chậm)
Áp dụng khi khách đoàn đến muộn do chuyến bay bị hoãn hoặc hủy.
8. Deposit (Đặt cọc)
Khoản thanh toán trước đảm bảo cam kết sử dụng dịch vụ phòng khách sạn.
9. Displaced revenue (Doanh thu thất thoát)
Nguồn thu bị mất khi khách sạn từ chối yêu cầu khác để giữ phòng cho đoàn.
10. Expected demand (Dự kiến nhu cầu về phòng)
Số phòng dự kiến được yêu cầu thuê trong khoảng thời gian nhất định, dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường.
11. Familiarization trip (Chuyến đi làm quen)
Chuyến tham quan khảo sát khách sạn dành cho đại lý du lịch hoặc các đối tác tiềm năng.
12. Group block (Giữ phòng cho đoàn)
Một nhóm phòng được giữ dành riêng cho đoàn, chưa yêu cầu tên cụ thể của từng khách.
13. Group contract (Hợp đồng đoàn)
Thỏa thuận chính thức giữa khách sạn và tổ chức đặt phòng, bao gồm các điều khoản về giá, chính sách hủy và trách nhiệm thanh toán.
14. Group master (Đặt phòng chính)
Yêu cầu đặt phòng chính cho cả đoàn, bao gồm tất cả các đặt phòng lẻ liên quan.
15. Incentive (Khuyến khích)
Đặt phòng cho các đoàn khách tham gia chương trình khen thưởng của công ty.
16. Materialization (Cụ thể hóa tỷ lệ đặt phòng)
Tỷ lệ phần trăm giữa số phòng thực tế khách sử dụng và số phòng đã được đặt trước.
17. Pick up (Phòng lấy ra)
Số lượng phòng được xác nhận từ nhóm phòng đã giữ sẵn.
18. Release date (Ngày giải phóng phòng)
Thời hạn cuối để đoàn xác nhận phòng. Nếu không xác nhận, phòng sẽ được trả lại cho khách lẻ.
19. Room types (Các loại phòng)
Phân loại phòng theo tiêu chuẩn, từ phòng tiêu chuẩn đến phòng VIP, đảm bảo nhu cầu của đoàn khách.
20. Rooming list (Danh sách xếp phòng)
Danh sách phân bổ phòng cho từng thành viên trong đoàn.
21. Second (third etc.) option (Lựa chọn thứ hai)
Phương án dự phòng nếu yêu cầu đặt phòng đầu tiên không được chấp nhận.
22. Trace date (Ngày theo dõi thực hiện)
Ngày theo dõi các công việc liên quan đến đặt phòng để đảm bảo tiến độ.
23. Tour series (Loạt chuyến du lịch)
Đặt phòng định kỳ cho các đoàn khách du lịch theo lịch trình cố định.
24. Transient business (Kinh doanh nhất thời)
Phòng dành cho khách lẻ không đặt trước hoặc đặt trong thời gian ngắn.
Kết luận
Việc nắm vững các thuật ngữ trong nghiệp vụ đặt phòng cho khách đoàn giúp nhân viên khách sạn chủ động hơn trong công việc, giao tiếp hiệu quả với khách hàng và xử lý các tình huống phát sinh một cách chuyên nghiệp. Những thuật ngữ trên không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là nền tảng để nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng cho khách hàng.