Giao tiếp qua điện thoại là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên lễ tân khách sạn. Việc thực hiện một cuộc gọi chuyên nghiệp không chỉ giúp truyền đạt thông tin chính xác mà còn tạo ấn tượng tốt đối với người nhận cuộc gọi. Để đảm bảo hiệu quả, nhân viên cần tuân theo một quy trình chuẩn, từ chuẩn bị trước khi gọi, quay số, xưng danh, thực hiện nội dung cuộc gọi cho đến cách kết thúc một cách lịch sự. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện cuộc gọi chuyên nghiệp trong khách sạn.
1. Chuẩn bị cuộc gọi
Chắc chắn bạn có bút, giấy và biết bạn cần thông tin gì.
- Có giấy và bút.
- Có chi tiết về việc cần gọi.
- Có số điện thoại và tên người cần liên hệ nếu cần.
2. Quay số
Quay số điện thoại cần liên hệ.
- Quay số cẩn thận.
3. Xưng danh
Hãy nói: "Tôi là TÊN BAN khách sạn TÊN KHÁCH SẠN, tôi cần gặp/có việc liên quan...."
- Nói tên bạn và tên khách sạn (theo tiêu chuẩn khách sạn).
4. Thực hiện cuộc gọi
Nêu rõ lý do bạn thực hiện cuộc gọi.
- Cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt.
- Nghe rõ ràng.
- Ghi lại.
5. Kết thúc cuộc gọi
Gác máy.
- Đợi phía đầu dây bên kia gác máy trước.
Kết luận
Việc thực hiện cuộc gọi chuyên nghiệp giúp đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác, thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhân viên lễ tân cần tuân thủ các bước chuẩn bị, xưng danh rõ ràng, giao tiếp mạch lạc và kết thúc cuộc gọi lịch sự để đảm bảo hiệu quả công việc cũng như xây dựng hình ảnh tốt cho khách sạn.