Chuẩn bị cho ca làm việc là một bước quan trọng trong quy trình nghiệp vụ lễ tân, giúp đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động của khách sạn. Việc nắm rõ các thông tin quan trọng như khách VIP, hội thảo, khách đoàn và lịch trình của phi hành đoàn sẽ giúp nhân viên lễ tân phục vụ khách hàng tốt hơn và xử lý tình huống kịp thời. Dưới đây là các bước chuẩn bị cho ca làm việc của nhân viên lễ tân.
1. Đọc sổ ghi chép
Đọc sổ trước khi bắt đầu ca làm việc.
Tiêu chuẩn:
- Đọc toàn bộ các ghi chú của những ca trước bàn giao lại.
- Ghi nhớ các vấn đề quan trọng liên quan đến ca làm việc của bạn.
2. Dự họp giao ca
Tham dự cuộc họp giao ca. Có mặt đúng giờ.
Tiêu chuẩn:
- Báo cáo cho người giám sát ca của bạn.
- Nghe cẩn thận và chú ý.
- Ghi lại nếu cần thiết.
- Đưa ra các câu hỏi nếu bạn chưa rõ về chuyện gì đó.
3. Biết rõ tất cả các khách đến và đi trong ngày
Kiểm tra danh sách khách lẻ (đến và đi) trong ngày.
Tiêu chuẩn:
- Biết chi tiết của tất cả các khách đến và đi trong ngày.
4. Biết rõ về các sự kiện hội thảo hay tiệc
Bằng việc đọc các bảng tin về hội thảo và tiệc.
Tiêu chuẩn:
- Biết được hội nghị hội thảo nào được tổ chức trong khách sạn, khi nào khách đến và khi nào khách đi.
- Biết được nơi để tìm các thông tin liên quan đến các sự kiện hội thảo và tiệc.
5. Hiểu rõ các hoạt động của khách đoàn
Bằng việc đọc các bảng thông tin về đoàn.
Tiêu chuẩn:
- Biết được các đoàn đang ở trong khách sạn, các đoàn khách sắp đến, các đoàn khách sắp đi.
- Biết được nơi để tìm thông tin có liên quan đến các đoàn khách.
6. Biết rõ về các khách VIP
Bằng việc đọc các danh mục khách VIP.
Tiêu chuẩn:
- Biết được khách VIP nào đang ở trong khách sạn, khách VIP sắp đến, khách VIP sắp đi.
7. Biết rõ về hoạt động và lịch trình của phi hành đoàn
Bằng việc đọc các bảng về phi hành đoàn.
Tiêu chuẩn:
- Biết được các phi hành đoàn nào đang ở trong khách sạn, khi nào đến và khi nào đi.
- Biết nơi tìm thông tin có liên quan đến các phi hành đoàn này.
8. Biết rõ về người trực ban lãnh đạo
Bằng việc kiểm tra bảng phân công trực ban.
Tiêu chuẩn:
- Biết ai là người phụ trách trực ban.
- Biết cách liên hệ với người trực ban.
Kết luận
Việc chuẩn bị đầy đủ trước ca làm việc giúp nhân viên lễ tân vận hành hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ và xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh. Nắm vững thông tin về khách, sự kiện, khách VIP và người trực ban sẽ giúp nhân viên lễ tân tự tin hơn trong công việc, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.