Trong ngành khách sạn, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ giúp duy trì sự chuyên nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một trong những nghiệp vụ quan trọng là chuyển cuộc gọi đến buồng khách. Thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo khách hàng được kết nối nhanh chóng mà còn giúp duy trì tính bảo mật thông tin. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước chuyển cuộc gọi đến buồng khách một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
1. Thông báo cho người gọi về việc chuyển cuộc gọi
Hãy nói:
- “Giờ tôi sẽ nối đến buồng của ông (TÊN KHÁCH).”
Tiêu chuẩn:
- Hãy nói rằng bạn chuẩn bị nối cuộc gọi
2. Quay số của buồng khách
Theo hướng dẫn sử dụng điện thoại.
Tiêu chuẩn:
- Không bao giờ được nói số buồng cho người gọi biết
3. Thông báo cuộc gọi
Hãy nói:
- “Quý ông có điện thoại, thưa ông (TÊN KHÁCH).”
Tiêu chuẩn:
- Đợi đến khi khách trả lời điện thoại
- Thông báo cho khách rằng họ có điện thoại
4. Thực hiện kết nối cuộc gọi
Ngắt đường kết nối của bạn theo hướng dẫn sử dụng điện thoại.
Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo rằng bạn đã thực hiện kết nối điện thoại đúng
5. Không có trả lời
Đề nghị người gọi để lại lời nhắn, hãy nói:
- “Không có ai trong buồng nghe điện thoại, tôi có thể ghi lại lời nhắn không?”
Tiêu chuẩn:
- Đề nghị ghi lại lời nhắn
Kết luận
Kỹ năng chuyển cuộc gọi đến buồng khách là một phần quan trọng trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn. Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp khách hàng hài lòng mà còn đảm bảo tính bảo mật và sự chuyên nghiệp của khách sạn. Nhân viên cần luyện tập thường xuyên để thành thạo kỹ năng này, từ đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và hình ảnh của khách sạn trong mắt khách hàng.