Quy trình đào tạo định hướng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc, hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Đặc biệt trong ngành khách sạn, nơi mà sự chuyên nghiệp và hiệu suất làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, việc đào tạo bài bản sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ. Bên cạnh đó, sổ tay nhân viên là tài liệu quan trọng giúp nhân sự nắm vững các chính sách, quy định và tiêu chuẩn làm việc của khách sạn.
1. Đào tạo định hướng
Mô tả
Đào tạo định hướng (hay giới thiệu công việc mới) là một quy trình quan trọng nhằm giúp nhân viên hiểu hơn về hoạt động cũng như mối quan hệ gắn bó với khách sạn. Đối với những khách sạn nhỏ, ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới là hết sức quan trọng để sẵn sàng cho việc phục vụ khách.
Tiêu chuẩn
- Gặp và chào nhân viên mới cùng với giám sát bộ phận trong văn phòng của bạn.
- Lên lịch cho việc gặp nhân viên mới.
- Giúp họ cảm thấy thoải mái.
- Giải thích cho họ hiểu về quá trình phát triển của khách sạn.
- Giải thích cho họ về định hướng và nhiệm vụ của khách sạn.
- Chia sẻ định hướng, mục tiêu và nhiệm vụ của bộ phận với họ.
- Gặp lại nhân viên mới vào cuối buổi làm việc đầu tiên.
- Phân công người hướng dẫn nhân viên mới trong tuần làm việc đầu tiên.
2. Màn giới thiệu
Mô tả
Giới thiệu nhân viên mới và xem đây là một cơ hội biểu hiện tinh thần làm việc tập thể. Bạn cần có một danh sách các đầu việc để nhân viên mới nắm được hết mọi hoạt động quan trọng của buổi làm quen.
Tiêu chuẩn
- Người giám sát trực tiếp.
- Các nhân viên thuộc bộ phận mà họ sẽ làm cùng.
- Các nhân viên khác của khách sạn.
- Tập hợp mọi nhân viên lại (nên sắp xếp trước việc này sao cho thuận tiện nhất).
3. Đi một vòng khách sạn
Mô tả
Đưa nhân viên mới đi khắp khách sạn và chỉ cho họ các khu vực khác nhau trong khách sạn.
Tiêu chuẩn
- Khu vực sảnh và khu vực dành cho khách.
- Dẫn họ đi xem các loại phòng khác nhau.
- Dẫn họ đi xem khu vực sau của khách sạn (khu vực bếp, kho, văn phòng, bộ phận kế toán trả lương).
- Chỉ cho họ lối vào dành cho nhân viên và cách quẹt thẻ ra vào.
- Chỉ cho họ nơi bộ phận buồng giao, nhận đồng phục.
- Khu vực bên ngoài khách sạn.
4. Sổ tay nhân viên
Mô tả
Cuốn sổ tay nhân viên là tài liệu về chính sách của khách sạn và các quy định dành cho nhân viên. Nó là một công cụ tham khảo quan trọng cho nhân viên.
Bạn dùng cuốn sổ tay để vạch ra kế hoạch, nhiệm vụ của khách sạn, điều bạn mang lại cho nhân viên cũng như điều bạn mong muốn từ nhân viên.
Tiêu chuẩn
- Đọc kỹ sổ tay nhân viên, các chính sách của khách sạn và mọi vấn đề quan trọng như ngày trả lương, quy định về đồng phục, bữa ăn cho nhân viên, chế độ nghỉ ốm, v.v.
- Nhân viên mới cần biết và tuân theo các thủ tục của khách sạn.
- Để nhân viên ký vào sổ tay vì điều đó sẽ tạo thêm lòng tin.
5. Kết thúc ngày làm việc đầu tiên
Mô tả
Bàn giao nhân viên cho người giám sát trực tiếp. Đảm bảo rằng người giám sát có bản mô tả công việc và sẽ xem lại nó cùng với nhân viên. Bàn giao đồng phục và biển tên. Người giám sát bắt đầu đào tạo nhân viên mới.
Tiêu chuẩn
- Gặp lại nhân viên mới vào cuối ca làm việc.
- Tìm hiểu xem ngày làm việc của họ diễn ra thế nào và theo dõi ngày làm việc đầu tiên.
- Trong suốt tuần làm việc tiếp theo cần theo dõi một hoặc hai lần.
- Sau một tháng, gặp lại họ.
6. Đào tạo/Tập huấn
Mô tả
Một chuỗi các bước theo trình tự logic để truyền tải kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.
Tiêu chuẩn
- Tuân theo kế hoạch đào tạo VTOS.
- Kiểm tra thường xuyên xem nhân viên có thực hiện các tiêu chuẩn theo yêu cầu của công việc hay không.
Kết luận
Đào tạo định hướng và sổ tay nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân sự khách sạn nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc, hiểu rõ trách nhiệm và đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng. Một quy trình đào tạo bài bản không chỉ giúp nhân viên phát triển kỹ năng mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.