Dự toán ngân sách là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán và quản lý của doanh nghiệp. Quá trình lập dự toán giúp kiểm soát tài chính, xác định nguồn lực cần thiết và đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.
1. Dự thảo ngân sách
Mô tả:
Dự thảo ngân sách là dự trù chi tiết bằng số về quy mô kinh doanh trong một kỳ hoạt động nào đó trong tương lai. Các dự thảo ngân sách mang tính chi tiết.
Tiêu chuẩn:
Các dự thảo ngân sách luôn luôn là một dự trù cho hoạt động tương lai.
Các dự thảo ngân sách giúp vạch ra chính sách quản lý và các biện pháp kiểm soát bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự tính và tập trung vào những lĩnh vực cần hiệu chỉnh.
Một dự thảo ngân sách thường có thời kỳ 12 tháng (cho một kỳ tài chính). Dự thảo ngân sách được chia thành 12 tháng hay giai đoạn.
2. Dự toán ngân sách chính thức
Mô tả:
Dự toán ngân sách này do cấp quản lý lập, sau đó được kiểm tra, chỉnh sửa và phê duyệt bởi giám đốc/người chủ của tổ chức.
Tiêu chuẩn:
Dự toán ngân sách chính thức đặt ra những mục tiêu cụ thể trong giai đoạn tài chính và cách thức thực hiện hợp lý, xác định mức độ sử dụng nguồn để đạt được những mục tiêu đó.
3. Sử dụng dự toán ngân sách
Mô tả:
Dự toán ngân sách là công cụ thông tin hữu ích và là một tiêu chuẩn để so sánh với kết quả kinh doanh thực tế.
Tiêu chuẩn:
Tất cả các giao dịch được dự toán trước trong hoạt động kinh doanh phải được lập riêng. Về nguyên tắc, cần dự toán riêng biệt khối lượng mỗi loại giao dịch cho mỗi tháng hoặc cho nhiều chuỗi giai đoạn trong phạm vi một giai đoạn dự báo dài.
Dự toán ngân sách đã được duyệt chính là công cụ hữu ích để kiểm tra sự truyền đạt thông tin định lượng liên quan đến những mục tiêu và hạn chế này.
4. Lập dự toán ngân sách
Mô tả:
Lập dự toán ngân sách là hoạch định kế hoạch về mặt tài chính cho tương lai.
Tiêu chuẩn:
Lập các dự toán ngân sách chi tiết cho:
- Chi phí vốn
- Chi phí hoạt động
- Chi phí mở bộ phận
- Doanh thu mỗi bộ phận
5. Các chức năng của việc lập dự toán ngân sách
Mô tả:
Gồm 3 chức năng chính:
Tiêu chuẩn:
- Lập kế hoạch: Kế hoạch lập trước buộc các nhà quản lý phải cân nhắc những hoạt động thay thế, đánh giá một cách đúng đắn và quyết định chọn các giải pháp thay thế phù hợp nhất.
- Phối hợp: Việc lập dự toán ngân sách giúp tránh được các mâu thuẫn bằng cách khuyến khích các trưởng bộ phận cân nhắc xem kế hoạch của họ ảnh hưởng như thế nào tới các bộ phận khác cũng như các bộ phận khác ảnh hưởng tới chính họ ra sao.
- Kiểm soát và đánh giá việc thực hiện: Hệ thống tính toán những khác biệt so với ngân sách, ví dụ: sự khác biệt trong nhận thức về chi phí khen thưởng giữa nhân viên và người quản lý, nếu bất kỳ khoản mục bộ chi nhưng quan trọng nào là các khoản mục chưa đạt.
6. Chu trình lập dự toán ngân sách
Mô tả:
Chu trình lập dự toán ngân sách giúp xác định những mục tiêu thực tế, so sánh với năm trước, lập kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó.
Tiêu chuẩn:
Xác định những mục tiêu thực tế: Khi chuẩn bị lập dự toán ngân sách, phải tính đến các nhân tố thực tế.
So sánh với năm trước: Phải cân nhắc và phản ánh các lợi thế có hội cũng như nguy cơ rủi ro trong dự toán ngân sách.
Lập kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó: Kế hoạch cần khởi đầu tại cấp bộ phận, nơi trưởng bộ phận và nhân viên xác định được việc cần làm để đạt được những mục tiêu đó.
So sánh kết quả: Khi so sánh các kết quả, bạn sẽ đặt câu hỏi và kiểm tra các điểm khác biệt. Nếu kết quả vượt quá hay dưới mức mong đợi, bạn cần phải xác định được tình huống liên quan. Sự khác biệt không đem lại giải pháp mà chỉ xác định lĩnh vực khác biệt.
Nếu cần thiết, phải hiệu chỉnh: Sự khác biệt giữa dự toán ngân sách và thực tế có thể do hoàn cảnh bất ngờ như thiên tai, suy thoái kinh tế, hoặc biến động doanh số.
Cải tiến quy trình lập dự toán ngân sách: Cải tiến quy trình giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và ra quyết định đúng đắn hơn.
7. Một bản hợp đồng hay cam kết giữa hai bên quản lý và giám sát hoạt động
Mô tả:
Khi dự toán ngân sách được lập phù hợp với các quy trình nêu trên thì tài liệu cuối cùng giống như một bản hợp đồng.
Tiêu chuẩn:
Dự toán ngân sách cho năm trong đó doanh thu và chi phí được chi tiết theo từng tháng và tổng kết theo năm.
Kèm theo bản kế hoạch hành động để đạt được ngân sách đó.
Lập dự toán ngân sách là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng và chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu kinh doanh.