Quản lý tài chính hiệu quả trong ngành khách sạn và nhà hàng đòi hỏi sự hiểu biết sâu về các nguyên tắc kế toán cơ bản, cách thực hành ghi chép sổ sách và nắm rõ các thuật ngữ liên quan. Những kiến thức này không chỉ giúp đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về thực hành kế toán và các thuật ngữ quan trọng, giúp kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn.
1. Ghi chép kế toán
Mô tả
Đây là việc ghi chép, phân loại và tổng hợp thông tin tài chính trong các loại sổ khác nhau. Thông tin tài chính phải được tổ chức, mang tính nhất quán và được trình bày theo mẫu chuẩn.
Tiêu chuẩn
- Phải sử dụng nhất quán 5 sổ nhật biên:
- Sổ cái
- Sổ nhật biên thu tiền mặt
- Sổ nhật biên chi tiền mặt
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Theo chuẩn quốc tế, các khách sạn thường làm việc này bằng cách sử dụng “Hệ thống Tài khoản kế toán chuẩn mực”.
2. Các yếu tố cơ bản của ghi chép kế toán
Mô tả
Lưu những hồ sơ ghi chép các thay đổi trên bảng cân đối tài khoản.
Tiêu chuẩn
- Tài sản
- Nợ phải trả
- Vốn chủ sở hữu
- Công thức: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu (A = L + OE)
3. Thuật ngữ kế toán - Tài sản
Mô tả
Tất cả đồ vật có giá trị được sở hữu bởi cá nhân hay doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn
- Tiền mặt tại quỹ
- Các tài khoản ngân hàng
- Toà nhà (sở hữu)
- Hàng tồn kho
- Thiết bị máy móc
4. Các khoản phải thu
Mô tả
Các khoản khách hàng nợ.
Tiêu chuẩn
- Các khoản phải thu
5. Các khoản phải trả
Mô tả
Các khoản nợ của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn
- Các khoản chi phí chưa thanh toán
- Các khoản vay
- Các nhà cung cấp
6. Nợ phải trả
Mô tả
Các khoản nợ.
Tiêu chuẩn
- Các chi phí chưa thanh toán
7. Vốn chủ sở hữu
Mô tả
Vốn của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn
- Giá trị tài sản còn lại sau khi trả hết các khoản nợ
- Phần chênh lệch là vốn của chủ sở hữu (CSH)
8. Giao dịch tài chính
Mô tả
Một giao dịch tài chính tạo nên ít nhất hai thay đổi trong sổ nhật biên hoặc tài khoản.
Tiêu chuẩn
- Hai vé của đăng thức A = L + OE phải bằng nhau
9. Tài khoản
Mô tả
Mỗi khoản cụ thể có thể thuộc tài sản, nợ phải trả hay nguồn vốn chủ sở hữu đều được gắn với một tài khoản.
Tiêu chuẩn
- Tài khoản tiền mặt
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản mua hàng
10. Sổ cái
Mô tả
Sổ gốc ghi lại các giao dịch theo trình tự thời gian. Mọi giao dịch đều được ghi lại vào sổ cái trước tiên. Đây là nhật ký của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn
- Trang có đánh số
- Hai cột (Nợ và Có)
- Số tiền
- Ngày-tháng-năm
- Tên tài khoản (hoặc số hiệu tài khoản)
- Trình tự thời gian
- Thông tin đầy đủ về một giao dịch
11. Vào sổ
Mô tả
Mỗi khoản tiền ghi Nợ hay Có trong sổ cái phải được ghi vào tài khoản tương ứng trong sổ nhật biên.
Tiêu chuẩn
- Vào sổ hàng ngày
- Mỗi một tài khoản trong sổ cái phải được đánh số
- Tách riêng trang hoặc thẻ bằng sổ để phân biệt loại tài khoản
12. Bảng cân đối
Mô tả
Báo cáo tài chính liệt kê tất cả tài sản sở hữu và mọi khoản đối ứng với tài sản đó.
Tiêu chuẩn
- Tài sản
- Nợ phải trả
- Vốn chủ sở hữu
13. Bảng cân đối tài khoản
Mô tả
Tài sản:
Tiêu chuẩn
- Những tài khoản xuất hiện bên trái bảng cân đối và sẽ ghi tăng bên Nợ.
Mô tả
Nợ phải trả:
Tiêu chuẩn
- Những tài khoản xuất hiện bên phải bảng cân đối và sẽ ghi tăng bên Có.
Mô tả
Vốn chủ sở hữu:
Tiêu chuẩn
- Vốn chủ sở hữu được ghi tăng bên Có và ghi giảm bên Nợ.
Hiểu và áp dụng đúng các thực hành và thuật ngữ kế toán là nền tảng quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác tình hình tài chính, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Việc duy trì sổ sách kế toán chặt chẽ, từ sổ nhật biên đến nhật ký bán hàng và bảng cân đối, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tăng cường quản lý doanh thu và kiểm soát tài chính hiệu quả.
Thông qua việc thực hành kế toán chính xác, nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định tài chính đúng đắn, hỗ trợ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.