Báo cáo cuối tháng là một trong những quy trình quan trọng nhất trong quản lý tài chính khách sạn. Đây là thời điểm tổng kết các hoạt động tài chính, kiểm soát dòng tiền, kiểm tra hàng tồn kho và đánh giá hiệu quả kinh doanh. Việc thực hiện báo cáo cuối tháng một cách chính xác giúp khách sạn kiểm soát chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình báo cáo cuối tháng của khách sạn.
1. Báo cáo cuối tháng
Các công việc cần thực hiện trong báo cáo cuối tháng bao gồm:
- Tính toán chi phí
- Thanh toán tiền lương
- Quản lý tiền mặt
- Kiểm soát hàng tồn kho
- So sánh các con số tỷ lệ
- Kiểm soát doanh thu
- Báo cáo hàng tháng và lập dự báo
2. Kiểm kê hàng tồn kho hàng tháng
Các tiêu chí quan trọng:
- Kiểm kê hàng tồn kho của từng bộ phận
- Kiểm tra hàng tồn kho tại kho chính và kho phụ
- So sánh số lượng hàng thực tế với số liệu kế toán
3. Đối chiếu số liệu ngân hàng
Các bước đối chiếu:
- Kiểm tra số dư đầu kỳ tại ngân hàng
- Kiểm tra số dư của khách sạn theo sổ sách
- Đối chiếu các khoản thanh toán chưa xử lý
- Cập nhật sổ sách kế toán theo số liệu ngân hàng
Ví dụ về số liệu đối chiếu:
- Số dư đầu kỳ: 3.702 USD
- Số dư khách sạn: 4.081 USD
- Séc chưa thanh toán: 2.295 USD
- Lãi ngân hàng: 61 USD
- Bản kết toán ngân hàng: 2.900 USD
4. Sổ nhật ký tiền gửi
Các yêu cầu quan trọng:
- Số liệu hàng ngày phải được đối chiếu với bản kết toán ngân hàng
- Tiền mặt và séc phải gửi vào ngân hàng hàng ngày
- Cuối tháng, số dư trên sổ nhật ký tiền gửi phải khớp với số dư trên bản kết toán ngân hàng
5. Chi phí tiền lương
Quy trình quản lý chi phí tiền lương bao gồm:
- Trả lương qua ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt
- Kiểm tra và phê duyệt bảng chấm công
- Kiểm tra số tiền thực trả so với bảng lương
- Giám đốc ký duyệt phiếu chi lương
6. Tài khoản phải thu
Các tiêu chí đánh giá:
- Tổng hợp các hóa đơn chưa thu
- Phân loại nợ theo thời gian:
- Nợ dưới 30 ngày
- Nợ từ 30-60 ngày
- Nợ trên 90 ngày
- Thu hồi công nợ đến hạn
7. Tài khoản phải trả
Các tiêu chí đánh giá:
- Kiểm tra các hóa đơn đến hạn thanh toán
- Đối chiếu các lệnh mua hàng với hóa đơn nhà cung cấp
- Báo cáo số dư tài khoản phải trả cho quản lý khách sạn
8. Chi phí đồ ăn/uống
Công thức tính:
- Tỷ lệ chi phí thực phẩm = (Chi phí thực phẩm / Doanh thu thực phẩm) x 100%
- Tỷ lệ chi phí đồ uống = (Chi phí đồ uống / Doanh thu đồ uống) x 100%
Ví dụ:
- Chi phí thực phẩm: 1.200 USD
- Doanh thu thực phẩm: 3.000 USD
- Tỷ lệ chi phí thực phẩm: 40%
9. Số liệu thống kê của khách sạn
Các chỉ số cần theo dõi:
- Tỷ lệ sử dụng buồng
- Tỷ lệ phần trăm khách thuê buồng
- Tỷ lệ sử dụng giường
- Tận dụng doanh thu
- Thời gian lưu trú trung bình của khách
10. Tỷ lệ vốn lưu động
Công thức tính:
- Tỷ lệ vốn lưu động = Tài sản lưu động / Tài sản nợ ngắn hạn
Ví dụ:
- Tài sản lưu động: 338.700 USD
- Tài sản nợ ngắn hạn: 214.000 USD
- Tỷ lệ vốn lưu động: 1,58 lần
Kết luận
Báo cáo cuối tháng là một bước quan trọng giúp khách sạn kiểm soát tài chính, đánh giá tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược. Việc thực hiện đầy đủ các bước như kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu số liệu ngân hàng, kiểm soát tài khoản phải thu và phải trả, tính toán tỷ lệ chi phí sẽ giúp khách sạn tối ưu hóa hoạt động và nâng cao lợi nhuận.
Bằng cách thực hiện nghiêm túc quy trình báo cáo cuối tháng, khách sạn có thể đảm bảo tính minh bạch trong tài chính, tránh thất thoát và xây dựng chiến lược phát triển bền vững.