Nghiệp vụ đặt phòng #41: Thuật ngữ Đặt phòng (Reservation Glossary)

Trong lĩnh vực khách sạn, việc nắm vững các thuật ngữ nghiệp vụ đặt phòng là yếu tố quan trọng giúp nhân viên làm việc hiệu quả và phục vụ khách hàng tốt hơn. Bảng chú giải dưới đây tổng hợp các thuật ngữ phổ biến trong nghiệp vụ đặt phòng, giúp bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng trong công việc hàng ngày.

Advanced purchased rate

• Các mức giá áp dụng khi đặt phòng trước cho một khoảng thời gian tối thiểu.
• Việc thay đổi hoặc hủy đặt phòng sẽ chịu một mức phí.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Đặt trước 30 ngày được giảm giá 20%, hủy sau thời hạn sẽ bị tính phí 50% tổng tiền phòng.

Air crew (series)

• Một loạt yêu cầu đặt phòng cho tổ tiếp viên và phi hành đoàn của hãng hàng không.
• Yêu cầu này thường xuyên với thời gian và số ngày đến, đi theo tiêu chuẩn.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Đặt phòng cho tổ bay của Vietnam Airlines với lịch trình cố định mỗi tuần.

Aircrew

• Mức giá dành cho tổ bay theo lịch lưu trú thường xuyên tại khách sạn.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Đặt phòng định kỳ cho phi hành đoàn với giá ưu đãi cố định trong 6 tháng.

All rates flexible

• Tất cả các mức giá tùy thuộc vào nhu cầu thị trường.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Giá phòng có thể thay đổi theo mùa cao điểm hoặc sự kiện lớn trong khu vực.

Allotment

• Một số phòng được giữ riêng cho công ty du lịch hoặc tổ chức.
• Các phòng này sẽ được giải phóng nếu không có khách đặt trước một số ngày nhất định.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Công ty ABC có hợp đồng allotment 20 phòng mỗi tuần, phải xác nhận trước 7 ngày.

ARR = Average Room Rate

• Mức giá phòng bình quân.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Tổng doanh thu phòng trong tháng là 300 triệu VNĐ với 1000 đêm phòng bán được, ARR = 300.000 VNĐ.

Attrition

• Sự khác biệt giữa số phòng đặt ban đầu và số phòng thực tế sử dụng.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Đoàn đặt 50 phòng nhưng chỉ sử dụng 45 phòng, tỷ lệ attrition là 10%.

Average spend

• Tổng doanh thu từ khách lưu trú chia cho tổng số khách.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Doanh thu 500 triệu VNĐ từ 200 khách, average spend = 2,5 triệu VNĐ/khách.

Average spend F&B

• Doanh thu từ dịch vụ ăn uống chia cho tổng số khách.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Doanh thu F&B 100 triệu VNĐ từ 200 khách, average spend F&B = 500.000 VNĐ/khách.

BAR = Best Available Rate

• Mức giá tốt nhất áp dụng tại thời điểm đặt phòng trên mọi kênh phân phối.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Đặt phòng trực tiếp trên website khách sạn với BAR là 1,2 triệu VNĐ/đêm.

Benefit

• Lợi ích mô tả sự tiện nghi hay ưu đãi dành cho khách.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Doanh nhân:
    • Khi về đến khách sạn muộn sau một ngày đi công tác, khách có thể chọn món ăn từ thực đơn phục vụ tận phòng.
  • Gia đình:
    • Có dịch vụ nôi cho trẻ em và menu đặc biệt cho trẻ nhỏ.

Billing instruction

• Hướng dẫn về cách thanh toán cho đoàn khách.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Công ty X thanh toán toàn bộ chi phí phòng, khách tự thanh toán minibar và giặt ủi.

Black out date

• Ngày khách sạn không nhận đặt phòng, ngay cả khi đã thỏa thuận giá.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Lễ hội pháo hoa quốc tế, khách sạn không nhận đặt phòng giá hợp đồng.

Blocking room

• Giữ phòng cho khách theo yêu cầu như phòng VIP, phòng tiện nghi.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Giữ 3 phòng suite cho đoàn khách VIP đến vào cuối tuần.

Booking fences

• Điều kiện đặt phòng để được hưởng mức giá ưu đãi.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Phải lưu trú tối thiểu 2 đêm để được giá giảm 15%.

Booking status

• Tình trạng yêu cầu đặt phòng (đã xác nhận, đang chờ, bị hủy).
• Ví dụ/Bình luận:
  • Đặt phòng số 12345: "Đã xác nhận" với ngày lưu trú từ 10-12/05.

Bottom up selling

• Chào bán sản phẩm giá thấp rồi nâng cấp dần.
• Ví dụ/Bình luận:
  • Khách đặt phòng tiêu chuẩn được đề nghị nâng cấp lên phòng deluxe với giá ưu đãi.

Cancellation policy

Quy chế hủy đặt buồng

• Một quy chế được thiết lập nhằm quy định chi phí phải trả đối với việc hủy bỏ đặt buồng liên quan tới các buồng đặt theo đoàn
• Việc hủy buồng càng sát với ngày đến thì phí phải trả cho việc hủy các buồng đã giữ cho nhóm từ ban đầu càng cao

Channel management

Quản lý kênh

• Đảm bảo tiếp cận thị trường tối đa với chi phí tối thiểu
• Giữ đơn giản
• Dễ dàng quản lý
• Đảm bảo bình đẳng đối với giá/kênh phân phối
• Kiểm soát việc phân bổ các chi phí
• Đánh giá nỗ lực tiếp thị của các đối tác

Channel of reservation – IDS

Kênh đặt buồng – Internet

• Yêu cầu đặt buồng được gửi đến khách sạn thông qua mạng internet
• Ví dụ: qua website của khách sạn

Channel of reservation – email

Kênh đặt buồng – Thư điện tử

• Yêu cầu đặt buồng được gửi trực tiếp đến khách sạn thông qua thư điện tử

Channel of reservation – fax

Kênh đặt buồng – fax

• Gửi fax trực tiếp đến khách sạn để yêu cầu đặt buồng
• Ví dụ: thường sử dụng một mẫu đặt buồng tiêu chuẩn để quá trình đặt buồng hiệu quả hơn

Channel of reservation – GDS

Kênh đặt buồng – Hệ thống đặt buồng toàn cầu

• Hệ thống đặt buồng toàn cầu (GDS) được kết nối với các đại lý lữ hành, hãng hàng không, hãng hàng hải để thực hiện việc đặt buồng
• Các hệ thống trung tâm của khách sạn có thể được liên kết với hệ thống GDS
• Ví dụ: Apollo, Sabre, Amadeus, Galileo

Channel of reservation – letter

Kênh đặt buồng – Thư từ

• Thư yêu cầu đặt buồng gửi trực tiếp đến khách sạn qua đường bưu điện

Channel of reservation – telephone

Kênh đặt buồng – điện thoại

• Gọi điện thoại trực tiếp đến khách sạn để yêu cầu đặt buồng

Closing the sale

Kết thúc việc bán hàng

• Dùng câu hỏi để xác nhận việc đặt buồng, ví dụ:
  • "Tôi có thể đặt buồng trước cho ngài được không, thưa ông/bà?"
• Đảm bảo việc đặt buồng của khách được hoàn tất

Commissionable rate

Giá có thể trích hoa hồng

• Giá buồng trong đó khách sạn phải trích một phần hoa hồng cho các công ty hoặc đại lý du lịch theo thỏa thuận

Competitive set

Nhóm khách sạn cạnh tranh

• Một nhóm các khách sạn có đặc điểm thu hút khách giống nhau trong cùng phân đoạn thị trường cụ thể

Complimentary room

Buồng miễn phí

• Một buồng được cấp miễn phí cho khách lưu trú
• Ví dụ:
  • Buồng miễn phí ảnh hưởng tới mức giá trung bình và hiệu suất sử dụng buồng
  • Được cung cấp như một phần bổ sung khi khách mua dịch vụ lớn hơn (tổ chức hội nghị, tiệc, làm quen với khách sạn...)

Conference/convention rate

Giá dành cho khách hội nghị

• Mức giá đặc biệt cho các hội nghị toàn quốc hoặc hội thảo/sự kiện thành phố

Confirmed

Đã xác nhận đặt buồng

• Việc đặt buồng được xác nhận chính thức (giá, loại buồng và ngày ở)

Consortia rate

Giá dành cho các hãng lữ hành lớn

• Mức giá áp dụng cho tập đoàn lớn như American Express, Thomas Cook

Contract rate

Giá hợp đồng

• Áp dụng cho công ty thường xuyên thuê buồng với số lượng lớn và được hưởng mức giá đặc biệt

Corporate agreement or contract

Thỏa thuận hoặc hợp đồng hợp tác

• Một thỏa thuận giữa khách sạn và công ty về các điều kiện đặt buồng
• Ví dụ:
  • Bao gồm mức giá buồng cố định hoặc linh hoạt
  • Giá giảm khi số đêm lưu trú nhiều hơn
  • Phụ thuộc thời điểm công ty thuê buồng và mức sử dụng trong năm

Corporate rate

Giá hợp tác dành cho công ty

• Mức giá buồng cho doanh nhân hoặc các công ty lớn lưu trú tại khách sạn

Cross selling (= suggestive selling)

Giới thiệu và chào bán dịch vụ khác

• Mô tả việc chào bán dịch vụ/sản phẩm khác cho khách
• Ví dụ: đề nghị đặt ăn tại nhà hàng khách sạn

CRS

Hệ thống đặt giữ chỗ trung tâm

• Yêu cầu đặt buồng được gửi qua văn phòng trung tâm hoặc hệ thống mạng trực tiếp đến khách sạn

CTA

Từ chối nhận đặt buồng vào ngày đến

• Không nhận đặt buồng vào ngày khách tới.
• Trong ngày này, khách sạn không chấp nhận bất cứ yêu cầu đặt buồng nào đối với khách bắt đầu lưu trú từ ngày đó.
• Buồng đặt thông qua ngày đó (do khách đến lưu trú trước ngày từ chối nhận đặt) vẫn được chấp nhận.

Cut off date

Ngày cắt buồng

• Ngày mà một số lượng buồng đã được đặt trước nhưng không xác nhận sẽ được giải phóng để bán cho khách khác.

Day rate

Giá thuê buồng trong ngày

• Mức giá buồng được giảm cho khách sử dụng buồng mà không qua đêm.

Definite group

Đoàn xác định

• Đoàn khách đã ký hợp đồng đặt buồng chính thức với khách sạn.

Delayed flights

Chuyến bay bị chậm

• Trường hợp chuyến bay của khách bị hoãn hoặc trễ so với lịch trình.

Demand based pricing

Định giá dựa trên nhu cầu

• Giá buồng được thiết lập dựa trên nhu cầu và tình hình thị trường.
• Các mức giá lên xuống tùy theo sự thay đổi của nhu cầu.

Deposit

Đặt cọc

• Khoản tiền khách thanh toán trước để đảm bảo giữ buồng.
• Ví dụ: Yêu cầu đặt cọc 30% tổng giá trị đơn đặt buồng.

Direct billing

Thanh toán trực tiếp

• Hình thức khách sạn gửi hóa đơn trực tiếp cho công ty hoặc tổ chức khách hàng thay vì thu trực tiếp từ khách.

Displacement analysis

Phân tích thay thế

• Phân tích để quyết định chấp nhận đặt đoàn hay khách lẻ dựa trên lợi nhuận tối ưu.

Displaced revenue

Doanh thu bị thất thoát

• Doanh thu khách sạn có thể mất đi nếu chấp nhận một yêu cầu đặt buồng thay cho một nhóm khách tiềm năng hơn.

Distribution channel

Kênh phân phối

• Khách hàng có thể đặt buồng thông qua các kênh phân phối của khách sạn.

Double occupancy

Phòng đôi

• Phòng dành cho 2 người.
• Tổng số khách chia cho tổng số buồng đã bán để tính hiệu suất sử dụng buồng đôi.

Dynamic pricing

Định giá linh hoạt

• Giá buồng dựa trên dự đoán nhu cầu của thị trường tại một ngày cụ thể.

Electronic distribution

Phân phối điện tử

• Quản lý các kênh phân phối điện tử như đại lý lữ hành, điều hành du lịch, các website đặt phòng.
• Giúp người đặt buồng có thể đặt trực tuyến nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Email

Thư điện tử

• Yêu cầu đặt buồng gửi trực tiếp tới khách sạn qua địa chỉ email.

Enquiry

Yêu cầu thông tin

• Khách đưa ra yêu cầu thông tin chung về khách sạn, thường không bao gồm ngày và các yêu cầu cụ thể.

Expected demand

Dự kiến nhu cầu về buồng

• Số buồng dự kiến sẽ được thuê trong một ngày cụ thể.
• Cần xem xét kinh doanh trong quá khứ, sự kiện đặc biệt và xu hướng thị trường.

Familiarization trip (FAM trip)

Chuyến đi làm quen

• Chuyến đi của đại lý du lịch để làm quen với khách sạn và các dịch vụ xung quanh.

Family rate

Giá gia đình

• Mức giá buồng thu hút khách lưu trú là các gia đình có trẻ em đi cùng.

Fax

• Yêu cầu đặt buồng gửi tới khách sạn qua máy fax.
• Ví dụ: Khách thường xuyên sử dụng mẫu fax tiêu chuẩn để đặt buồng.

Features

Đặc trưng

• Mô tả các đặc điểm cụ thể của khách sạn như loại buồng, diện tích buồng, trang trí nhà hàng.

Fenced promotional rates

Giá khuyến mãi có điều kiện

• Các mức giá khuyến mãi được bảo vệ thông qua các điều kiện nhất định.

Fixed rate

Giá cố định

• Tất cả mức giá đều được cố định và không thay đổi trong suốt năm.

Flexible consortia rates

Giá linh hoạt dành cho các hãng lữ hành lớn

• Áp dụng linh hoạt dựa trên nhu cầu của các tập đoàn du lịch.

Flexible corporate contract rates

Giá linh hoạt dành cho công ty

• Giá thuê buồng theo hợp đồng áp dụng linh hoạt.

GDS (Global Distribution System)

Hệ thống phân phối toàn cầu

• Kết nối các đại lý du lịch, hãng hàng không, giúp đặt buồng dễ dàng.
• Ví dụ: Amadeus, Sabre, Galileo/Apollo, Worldspan.

Group

Nhóm/đoàn

• Đặt phòng cho hơn 5 buồng hoặc 10 khách.
• Số lượng chính xác phụ thuộc vào quy mô và loại khách sạn.

Group block

Giữ buồng cho đoàn

• Một nhóm buồng được dành riêng cho một đoàn cụ thể nhưng chưa thông báo tên từng khách trong đoàn.

Group contract

Hợp đồng đặt buồng cho đoàn

• Thỏa thuận chính thức với công ty hoặc tổ chức, đưa ra các điều khoản chi tiết liên quan tới yêu cầu đặt buồng theo đoàn.

Group master

Đặt buồng chung cho đoàn

• Yêu cầu đặt buồng chủ chốt mà tất cả các yêu cầu đặt buồng riêng lẻ khác trong nhóm phải liên kết tới.

Group rate

Giá thuê buồng dành cho khách đoàn

• Mức giá buồng được chào cho các nhóm người có cùng mục đích lưu trú tại khách sạn.

Guaranteed

Được bảo đảm

• Một loại bảo đảm nhất định đạt được.

Guaranteed reservation

Đặt buồng có đảm bảo

• Yêu cầu đặt buồng trong đó người đặt đảm bảo thanh toán cho đêm lưu trú đầu tiên (hoặc toàn bộ số ngày lưu trú).

House use

Buồng sử dụng nội bộ

• Buồng do nhân viên khách sạn sử dụng.
• Ví dụ: buồng do quản lý khách sạn dùng để làm việc.

Hurdle rate

Giá khung

• Chức năng mở và đóng các mức giá cho thuê buồng trong bất kỳ hệ thống đặt buồng nào.
• Giúp xác định doanh thu tối đa có thể đạt được khi buồng cuối cùng còn lại được cho thuê.

IDS

Hệ thống phân phối qua mạng internet

• Các hệ thống này là các trang web trên mạng cung cấp chức năng đặt buồng khách sạn điện tử trực tuyến.
• Ví dụ:
  • Kết nối trực tiếp với hệ thống đặt buồng trung tâm của khách sạn.
  • Kết nối với công ty dịch vụ liên kết với nhiều hệ thống đặt buồng khách sạn.
  • Kết nối với hệ thống đặt buồng toàn cầu.

Incentive

Khuyến khích

• Một nhóm hoặc số người lưu trú tại khách sạn như phần thưởng cho thành tích công tác.

Individual traveler

Khách lẻ

• Khách lưu trú không thuộc một đoàn hay nhóm.

Intermediary

Đặt buồng qua trung gian

• Một đơn vị được khách lưu trú ủy quyền thay mặt họ đặt buồng.

Internet

Mạng toàn cầu

• Yêu cầu đặt buồng được thực hiện qua các trang đặt buồng trên mạng.

Lead time

Thời gian chờ

• Khoảng thời gian giữa lúc khách đặt buồng và ngày đến khách sạn.

LOS = Length of stay

Độ dài thời gian lưu trú

• Số đêm lưu trú của khách tại khách sạn.

Mail

Thư

• Yêu cầu đặt buồng gửi tới khách sạn qua thư bưu điện.

Market segment

Phân đoạn thị trường

• Mô tả loại hình kinh doanh, lý do khách lưu trú tại khách sạn.

Market segment - Business Individual

Phân đoạn thị trường – Doanh nhân đơn lẻ

• Khách lưu trú vì lý do công việc kinh doanh và không thuộc nhóm doanh nhân.

Market segment - Business Group

Phân đoạn thị trường – Nhóm doanh nhân

• Đoàn khách lưu trú vì lý do công việc kinh doanh.

Market segment - Leisure Individual

Phân đoạn thị trường – Khách nghỉ đơn lẻ

• Khách lưu trú vì mục đích nghỉ ngơi mà không thuộc nhóm khách đi nghỉ.

Market segment - Leisure Group

Phân đoạn thị trường – Đoàn khách đi nghỉ

• Đoàn khách lưu trú vì mục đích nghỉ ngơi.

Market share

Thị phần

• Khả năng kinh doanh của khách sạn so với các khách sạn khác trong cùng bộ chỉ tiêu cạnh tranh.
• Còn gọi là fair share (thị phần công bằng).

Materialization

Cụ thể hóa tỷ lệ buồng khách ở so với đặt buồng

• Tỷ lệ phần trăm số buồng khách thực sự đến lưu trú so với yêu cầu đặt buồng ban đầu.
• Còn gọi là attrition.

Merchant model

Hình thức đại lý

• Khách sạn cam kết dành một số lượng buồng nhất định hoặc áp dụng mức giá nhất định cho trang web bên thứ ba.
• Ví dụ: các trang như www.travelocity.com, www.expedia.com.

MLS = Minimum Length of Stay

Thời gian lưu trú tối thiểu

• Những người đặt buồng tới khách sạn đúng vào ngày này phải lưu trú ít nhất một số đêm quy định.

Negotiated rate

Giá đàm phán

• Mức giá buồng đặc biệt được chào cho khách hàng cụ thể trong một giai đoạn nhất định.

Non refundable rates

Giá thuê buồng không được hoàn trả

• Mức giá thuê buồng không thể hủy bỏ hoặc thay đổi mà không bị tính phí.
• Thông thường phí hủy bằng toàn bộ mức giá thuê buồng.

Occupancy

Công suất sử dụng buồng

• Tỷ lệ giữa số buồng khách sạn đã cho thuê và số buồng sẵn sàng có thể cho thuê.
• Công thức:
  • Số buồng đã cho thuê x 100% / Số buồng sẵn sàng cho thuê

Offer

Đưa ra đề nghị về giá

• Khách hoặc người đặt quan tâm tới nơi lưu trú trong một khoảng thời gian nhất định và yêu cầu thông báo giá.

Offering alternatives

Gợi ý các phương án thay thế

• Cung cấp lựa chọn phù hợp khi không đáp ứng được sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách yêu cầu.
• Phương án thay thế có thể bao gồm:
  • Phòng ở khác
  • Ngày khác
  • Khách sạn khác

OOI = Out Of Inventory

Buồng đang sửa chữa

• Buồng không thể cho thuê vì lý do kỹ thuật hoặc đang được bảo trì.
• Quá trình sửa chữa có thể kéo dài trong vài tuần hoặc lâu hơn.

OOO = Out Of Order

Buồng hỏng không sử dụng được

• Buồng bị hỏng hoặc cần sửa chữa nên không thể cho khách thuê.

OOS = Out of Service

Buồng không bán được

• Buồng được giữ lại không cho thuê vì lý do khác như:
  • Dành cho khách VIP
  • Kiểm tra buồng
  • Quay phim

Opaque third party website

Đặt buồng qua website của đối tác thứ ba chưa rõ ràng

• Khách hàng không biết trước sẽ đặt buồng ở khách sạn nào.
• Ví dụ: www.priceline.com, www.hotwire.com

Option

Lựa chọn

• Khách hoặc người đặt buồng đặc biệt quan tâm tới đề xuất giá và yêu cầu khách sạn tạm giữ buồng.

Overbooking

Đặt buồng vượt quá khả năng

• Khách sạn chấp nhận yêu cầu đặt buồng nhiều hơn số buồng thực tế sẵn sàng cho thuê.

Package rate

Giá trọn gói

• Giá buồng bao gồm hàng hóa và/hoặc dịch vụ khác.

Pick up

Buồng lấy ra

• Số lượng buồng cuối cùng mà nhóm khách sử dụng so với số buồng đã giữ trước.

Pick up percentage

Tỷ lệ % số buồng lấy ra

• Tỷ lệ giữa số buồng thực tế được lấy và số buồng đặt trước.

Price fences

Điều kiện về giá

• Hạn chế áp dụng nhằm đảm bảo mức giá nhất định được đi kèm với điều kiện cụ thể.
• Ví dụ điều kiện áp dụng:
  • Thời gian lưu trú tối thiểu
  • Đặt buồng không hoàn trả
  • Đặt trước với lead-time quy định

Pricing structure

Cơ cấu tính giá

• Một tập hợp giá các buồng có liên quan đến nhau trong khách sạn.

Rack rate

Giá niêm yết

• Giá buồng chính thức của khách sạn, thường được công bố trong phòng.

Rate

Giá buồng

• Mức giá khách sạn quy định cho việc sử dụng buồng.
• Có thể tính theo đêm hoặc theo tuần tùy khu nghỉ dưỡng.

Rate cutting

Giảm mức giá thuê buồng

• Hạ giá để thu hút khách từ các đối thủ cạnh tranh.
• Áp dụng khi khách sạn muốn mở rộng thị trường hoặc thu hút khách mới.

Rate dilution

Giá pha loãng

• Khi áp dụng mức giá giảm nhưng không đúng phân đoạn thị trường, làm giảm doanh thu tối đa.

Rate integrity

Mức giá tương đương

• Đảm bảo mức giá buồng khách sạn có thể so sánh được giữa các kênh phân phối.

Rate resistance

Không chấp nhận giá

• Người đặt từ chối vì giá quá cao hoặc không phù hợp.

Rate type

Loại giá

• Mức giá duy nhất cho một loại buồng cụ thể.
• Ví dụ:
  • Theo vị trí
  • Góc nhìn
  • Tiện nghi
  • Loại giường

Regret by the booker

Người đặt buồng từ chối

• Người đặt buồng không đồng ý với đề xuất và hủy yêu cầu.

Regret by the hotel

Khách sạn từ chối

• Khách sạn không chấp nhận yêu cầu đặt buồng.
• Lý do có thể bao gồm:
  • Hết buồng
  • Ngân sách khách quá thấp

Release date

Ngày giải phóng buồng

• Ngày mà các buồng do một nhóm hoặc công ty giữ sẽ được trả lại để khách sạn cho thuê lại.

Reservation source

Nguồn đặt buồng

• Các kênh tạo ra việc đặt buồng và khuyến khích khách đặt buồng tại khách sạn
• Ví dụ:
  • Quảng cáo
  • Khách lưu trú thường xuyên
  • Tài liệu giới thiệu khách sạn
  • Thư gửi trực tiếp, khuyến mãi qua internet
  • Giới thiệu bằng lời nói

Reservation source – Direct Mail

Nguồn đặt buồng - Gửi thư trực tiếp

• Buồng được đặt nhờ tác dụng của thư gửi trực tiếp (thư cá nhân hoặc tài liệu về chương trình khuyến mãi)
• Ví dụ:
  • Hoạt động khuyến mãi được giới thiệu qua thư trực tiếp
  • Điều kiện đặt buồng chỉ thỏa mãn khi tham khảo nội dung thư đó

Reservation source – Advertisement

Nguồn đặt buồng - Quảng cáo

• Được đặt nhờ hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo
• Ví dụ:
  • Quảng cáo in ấn
  • Biểu ngữ/nút liên kết trên internet

Reservation source – Brochure

Nguồn đặt buồng - Tờ rơi giới thiệu

• Đặt buồng thông qua tài liệu giới thiệu khách sạn
• Ví dụ: Tờ rơi phát tại hội chợ du lịch

Reservation source – Regular guest

Nguồn đặt buồng - Khách thường xuyên

• Khách từng lưu trú trước đó quay lại đặt buồng
• Ví dụ: Khách doanh nhân đặt phòng hàng tháng

RevPAR = Revenue per available room

Doanh thu trên mỗi buồng trống

• Chỉ số đo lường hiệu quả kinh doanh buồng
• Ví dụ: Tổng doanh thu phòng 500 triệu VNĐ / 1000 buồng = RevPAR 500.000 VNĐ

RevPOR = Revenue per Occupied Room

Doanh thu trên mỗi buồng có khách

• Chỉ số doanh thu trên buồng đã cho thuê
• Ví dụ: 50 triệu VNĐ / 100 buồng thuê = RevPOR 500.000 VNĐ

Room types

Các loại buồng

• Thỏa thuận về các loại buồng khi đặt cho đoàn
• Ví dụ: Buồng đơn, buồng đôi, suite

Rooming list

Danh sách xếp buồng

• Danh sách khách trong đoàn và yêu cầu cá nhân về buồng
• Ví dụ: Bao gồm tên khách, ngày đến, ngày đi, yêu cầu đặc biệt

Run of house rate

Giá buồng toàn khách sạn

• Giá áp dụng cho tất cả các loại buồng (trừ suite) tùy vào khả năng cung cấp
• Ví dụ: ROH giá 1.000.000 VNĐ/đêm, khách được sắp xếp phòng tùy tình trạng trống

Seasonal rates

Giá theo mùa

• Mức giá thay đổi tùy theo mùa cao điểm, thấp điểm
• Ví dụ: Mùa du lịch cao điểm giá cao hơn mùa thường

Second (third etc.) option

Lựa chọn thứ hai (hoặc ba...)

• Đưa ra phương án thay thế nếu lựa chọn đầu tiên không được chấp nhận
• Ví dụ: Nếu khách không đặt được phòng Deluxe, gợi ý phòng Superior

Selling strategy

Chiến lược bán hàng

• Xây dựng chương trình giá và số lượng buồng cho thuê tối ưu
• Ví dụ: Khuyến mãi lưu trú dài hạn vào mùa thấp điểm

Telephone

Điện thoại

• Kênh đặt buồng trực tiếp qua điện thoại
• Ví dụ: Khách gọi hotline khách sạn để đặt phòng

Tentative group

Đoàn đặt tạm

• Đoàn khách chưa xác nhận chính thức nhưng được giữ buồng tạm thời
• Ví dụ: Đoàn công ty chờ phê duyệt ngân sách

Top down selling

Chào bán giảm dần

• Bắt đầu chào sản phẩm/dịch vụ cao cấp và giảm dần đến khi khách chấp nhận
• Ví dụ: Gợi ý phòng Suite trước rồi hạ xuống phòng Deluxe nếu khách từ chối

Tour rates

Giá dành cho đoàn du lịch

• Giá ưu đãi cho các đoàn khách du lịch đặt qua công ty lữ hành
• Ví dụ: Đoàn trên 10 người được giảm 15% giá phòng

Tour series

Chuỗi chuyến du lịch

• Đặt buồng cho các đoàn du lịch đến định kỳ
• Ví dụ: Đoàn khách Nhật lưu trú hàng tháng

Trace date

Ngày theo dõi đặt buồng

• Ngày khách sạn kiểm tra lại các yêu cầu đặt buồng đang chờ xử lý
• Ví dụ: Truy cập hệ thống ngày 10/05 để xác nhận đặt đoàn ngày 15/05

Transient business

Kinh doanh khách lẻ

• Tập trung vào khách không theo đoàn, thường lưu trú ngắn hạn
• Ví dụ: Khách đi công tác 1-2 đêm

Travel agent

Đại lý du lịch

• Đơn vị trung gian giúp khách đặt buồng và sắp xếp chuyến đi
• Ví dụ: Công ty Saigontourist

Travel wholesaler

Nhà bán sỉ du lịch

• Đơn vị mua số lượng buồng lớn để bán lại cho đại lý nhỏ hơn
• Ví dụ: Hãng lữ hành quốc tế cung cấp tour trọn gói

Upselling

Bán phòng giá cao hơn

• Thuyết phục khách chọn loại phòng/dịch vụ cao cấp hơn yêu cầu ban đầu
• Ví dụ: Đề nghị khách nâng từ phòng tiêu chuẩn lên phòng sang trọng

Waitlist a reservation

Danh sách chờ đặt buồng

• Giữ yêu cầu đặt buồng trong trường hợp khách sạn tạm thời hết phòng
• Ví dụ: Thông báo khách "Chúng tôi sẽ liên hệ khi có phòng trống"

Walk in

Khách vãng lai

• Khách không đặt trước, đến trực tiếp yêu cầu buồng
• Ví dụ: Khách du lịch tìm phòng vào lúc tối muộn

Walking a guest

Chuyển khách sang khách sạn khác

• Khi khách sạn hết buồng, khách được chuyển tới cơ sở khác tương đương
• Ví dụ: Chuyển khách sang khách sạn đối tác gần đó

Yield

Sản lượng (doanh thu tiềm năng)

• Tỷ lệ giữa thu nhập thực tế và thu nhập tối đa có thể đạt được
• Ví dụ: Thu nhập đạt 80% so với mục tiêu doanh thu

Yield management

Quản lý doanh thu

• Quản lý giá buồng và lượng buồng để tối đa hóa doanh thu
• Ví dụ: Tăng giá phòng vào cuối tuần khi nhu cầu cao

Yield meeting

Cuộc họp doanh thu

• Họp định kỳ để thảo luận chiến lược kinh doanh buồng và điều chỉnh giá
• Thành phần tham dự:
  • Quản lý doanh thu
  • Bộ phận bán hàng
  • Điều phối viên sự kiện
  • Quản lý khách sạn