Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ đặt phòng là một phần quan trọng giúp đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng trong phục vụ khách hàng. Quy trình lưu trữ không chỉ hỗ trợ bộ phận lễ tân và các phòng ban liên quan dễ dàng tra cứu mà còn giúp hạn chế rủi ro, tăng hiệu quả vận hành. Đặc biệt, đối với các trường hợp đặt phòng phức tạp như khách đoàn, hủy hoặc từ chối đặt phòng, việc lưu trữ hồ sơ đúng quy chuẩn càng trở nên cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ đặt phòng, giúp khách sạn tối ưu hóa quy trình làm việc.
1. Lưu các đặt phòng cá nhân
1.1. Ngày đến
Viết ngày đến vào tài liệu.
- Ghi ngày ở góc trên bên phải.
- Ngày phải theo định dạng sau:
- Ngày (chỉ ghi số, không cần “st,” “nd,” v.v.)
- Tháng viết in hoa (JAN, FEB)
- Năm ghi số (07, 08, v.v.)
1.2. Tên
Viết ba chữ cái đầu tiên của tên khách dưới ngày.
- Ba chữ cái đầu tiên của tên khách giúp dễ dàng tra cứu.
1.3. Đánh dấu tên
Đánh dấu tên khách và ngày đến trong tài liệu.
- Sử dụng bút nhớ dòng màu vàng để dễ nhìn và có thể phô tô lại được.
1.4. Những đặt phòng phức tạp
Nếu có tài liệu về đặt phòng phức tạp (nhiều tên hoặc nhiều ngày), cần xử lý như sau:
- Phô tô một bản sao để lưu lại.
- Mỗi đặt phòng nên được xếp thành bộ tài liệu riêng biệt.
1.5. Những văn bản phức tạp
Khi có nhiều văn bản liên quan đến một đặt phòng:
- Kẹp các tài liệu lại với nhau bằng một chiếc ghim ở góc trên cùng bên trái.
- Xếp các tài liệu mới nhất lên phía trên để dễ dàng tra cứu.
1.6. Lưu hồ sơ đặt phòng
Lưu hồ sơ đặt phòng đúng thứ tự để dễ tìm kiếm.
- Sắp xếp theo thứ tự ngày.
- Nếu có nhiều hồ sơ cùng ngày, sắp xếp tiếp theo thứ tự chữ cái.
2. Lưu các đặt phòng theo đoàn
2.1. Lưu hồ sơ đoàn khách
Lưu tài liệu của mỗi đoàn khách vào một hồ sơ riêng.
- Mỗi hồ sơ đoàn cần được bố cục rõ ràng.
- Trang đầu tiên ghi đầy đủ chi tiết về đoàn khách.
- Mỗi đoàn khách phải có một tập tài liệu riêng.
- Hồ sơ cần chứa tất cả các văn bản liên quan (phô tô lại nếu cần).
- Thông tin trong tập hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian, với các tài liệu gần nhất đặt trên cùng.
- Bìa ngoài tập hồ sơ ghi rõ tên đoàn và ngày đến theo chuẩn quy định.
3. Các hồ sơ đặt phòng bị từ chối
3.1. Lưu hồ sơ đặt phòng bị từ chối
Đối với các trường hợp khách từ chối đặt phòng hoặc phương án thay thế:
- Lưu lại văn bản yêu cầu đặt phòng.
- Sắp xếp hồ sơ theo ngày đến, trật tự logic theo tháng.
- Mẫu yêu cầu của đoàn khách đặt ở trang đầu tiên.
- Ghi rõ lý do từ chối để phục vụ cho việc phân tích sau này.
4. Hồ sơ đoàn khách hủy đặt phòng
Khi khách đoàn hủy đặt phòng:
- Lưu lại văn bản yêu cầu đặt phòng.
- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ngày đến trong tháng.
- Đặt mẫu yêu cầu của đoàn khách ở trang đầu tiên.
- Ghi lại lý do hủy đặt phòng để hỗ trợ thống kê và phân tích.
Kết luận
Quản lý và lưu trữ hồ sơ đặt phòng là một khâu không thể thiếu trong nghiệp vụ khách sạn. Quy trình này không chỉ giúp bộ phận lễ tân và các phòng ban liên quan dễ dàng tra cứu thông tin mà còn hỗ trợ khách sạn xử lý kịp thời các yêu cầu đặc biệt, hủy hoặc từ chối đặt phòng. Thực hiện đúng các bước hướng dẫn sẽ đảm bảo sự chuyên nghiệp trong vận hành, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.