Trong quá trình vận hành khách sạn, việc tiếp nhận và chuyển giao tin nhắn cho các bộ phận liên quan là nhiệm vụ quan trọng giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần cải thiện trải nghiệm khách hàng. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết các bước tiếp nhận tin nhắn cho bộ phận khác trong nghiệp vụ đặt phòng.
1. Tiếp nhận thông tin về người gọi đến
Tiêu chuẩn:
- Thông tin về họ hoặc tên viết tắt của người gọi.
- Đánh vần tên nếu cần thiết.
- Thông tin về công ty (nếu có).
- Tên đoàn khách (nếu có).
- Số điện thoại và/hoặc địa chỉ thư điện tử của người gọi.
2. Viết lại nội dung tin nhắn
Tiêu chuẩn:
- Viết tin nhắn rõ ràng hoặc nhập vào máy tính.
- Các thông tin cần ghi lại:
- Tên người gọi (đánh vần tên nếu cần thiết).
- Số điện thoại người gọi.
- Tên của bộ phận và/hoặc đồng nghiệp.
- Nội dung chính xác của tin nhắn.
- Nhắc lại nội dung tin (đặc biệt là số điện thoại, ngày và tên).
- Ghi lại thời gian và ngày.
- Ghi lại tên bạn và bộ phận.
Lý do:
- Để khách có thể đọc tin nhắn.
- Để khách biết ai đã để lại tin nhắn.
- Để có thể liên hệ người gọi.
- Để rõ ràng khi truyền đạt lại.
- Đảm bảo bạn đã ghi đúng nội dung tin nhắn.
- Biết rõ tin nhắn đến khi nào.
3. Liên hệ bộ phận liên quan
Tiêu chuẩn:
- Nhân viên thu tín chuyển tin nhắn đến ngay bộ phận hoặc gửi qua máy tính.
Kết luận
Việc tiếp nhận và chuyển giao tin nhắn cho bộ phận khác trong nghiệp vụ đặt phòng đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và nhanh chóng. Thực hiện đúng các bước hướng dẫn không chỉ giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong dịch vụ khách sạn. Qua đó, khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và đánh giá cao chất lượng phục vụ của khách sạn.