Trong môi trường khách sạn, nghiệp vụ đặt phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong đó, việc tiếp nhận và xử lý các yêu cầu qua email và fax là một phần không thể thiếu giúp đảm bảo sự kịp thời, chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình tiếp nhận email và fax trong nghiệp vụ đặt phòng, giúp nhân viên khách sạn thực hiện công việc một cách hiệu quả.
1. Tiếp nhận email
1.1 Kiểm tra email
- Cách làm:Truy cập hệ thống và kiểm tra nếu có email mới.
Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra ít nhất 3 lần một ngày xem có email mới không.
Ghi chú:
- Theo thông lệ quốc tế, email thường được xử lý trong vòng 24 giờ.
1.2 Xử lý yêu cầu
- Cách làm:Bạn trực tiếp xử lý hoặc chuyển cho các bộ phận liên quan.
Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo các email được trả lời trong vòng 24 giờ sau khi nhận được.
- Nếu mất nhiều thời gian hơn, cần xác nhận đã nhận được email và thông báo rõ ràng hạn trả lời.
Ghi chú:
- Đảm bảo người gửi biết thông tin đã được tiếp nhận và đang được xử lý.
2. Tiếp nhận fax
2.1 Kiểm tra giấy
- Cách làm:Kiểm tra để đảm bảo giấy có đủ trong máy fax.
Tiêu chuẩn:
- Luôn đảm bảo số lượng giấy trong máy fax.
- Chuẩn bị đủ giấy fax cho 3 ngày kế tiếp và cần đặt gần máy fax.
Ghi chú:
- Đảm bảo luôn có giấy nhận fax để không gián đoạn thông tin.
2.2 Kiểm tra fax
- Cách làm:Kiểm tra máy fax xem có tin nhắn nào không.
Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra ít nhất 3 lần/ngày xem có fax mới.
Ghi chú:
- Theo tiêu chuẩn quốc tế, tất cả bản fax phải được xử lý trong vòng 24 giờ.
2.3 Giải quyết các yêu cầu về fax
- Cách làm:Bạn sẽ trực tiếp giải quyết các yêu cầu hoặc chuyển tới bộ phận liên quan.
Tiêu chuẩn:
- Đảm bảo tất cả các bản fax đã nhận phải được giải quyết trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận fax.
- Nếu trả lời fax chậm hơn, cần xác nhận rõ ràng với người gửi về thời gian cụ thể để trả lời.
- Tất cả các bản fax cần được đánh máy để trả lời (không viết tay).
Ghi chú:
- Đảm bảo sự chuyên nghiệp, giúp người gửi dễ dàng đọc và hiểu thông tin.
Kết luận
Việc tiếp nhận và xử lý email, fax trong nghiệp vụ đặt phòng không chỉ đảm bảo tính chính xác, kịp thời mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn. Tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn quốc tế sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời tăng hiệu quả vận hành cho bộ phận đặt phòng. Nhân viên cần thực hiện đúng các bước kiểm tra, xử lý và phản hồi nhằm duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất.