Trong quản lý khách sạn, báo cáo tình trạng phòng là tài liệu quan trọng giúp bộ phận Housekeeping đảm bảo phòng được dọn dẹp đúng quy trình, sẵn sàng tiếp đón khách và phản ánh chính xác tình trạng thực tế. Việc kiểm tra và ghi nhận tình trạng phòng không chỉ hỗ trợ bộ phận buồng phòng mà còn giúp Lễ tân và các bộ phận liên quan phối hợp hiệu quả hơn.
Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách sử dụng báo cáo tình trạng phòng trong Housekeeping, từ việc nhận bảng phân bổ, kiểm tra phòng, báo cáo sai lệch đến quy trình bàn giao cuối ca.
1. Quy trình sử dụng báo cáo tình trạng phòng
1.1. Nhận bảng phân bổ phòng cho khu vực của bạn
- Tại văn phòng bộ phận Phòng, nhân viên nhận danh sách tình trạng phòng trước khi bắt đầu ca làm việc.
- Đọc kỹ thông tin hướng dẫn, bao gồm:
- Phòng VIP
- Giường phụ
- Trả phòng muộn
- Công việc dọn vệ sinh không thường xuyên
Tiêu chuẩn:
- Bảng tình trạng phòng được cung cấp bằng văn bản hoặc trên hệ thống máy tính.
- Kiểm tra thông tin về tên khách, số lượng phòng, tầng và khu vực làm việc.
1.2. Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng trống trước
- Gõ cửa trước khi vào phòng.
- Đảm bảo kiểm tra kỹ tình trạng phòng, phân biệt phòng trống sạch và phòng trống bẩn.
- Tuân theo quy trình kiểm tra tiêu chuẩn của khách sạn.
Tiêu chuẩn:
- Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng trống theo danh mục công việc.
- Những sai lệch cần báo cáo ngay cho Giám sát.
1.3. Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng khách mới trả
- Kiểm tra tình trạng phòng sau khi khách rời đi.
- Xác định xem phòng có cần bảo trì hay không.
Tiêu chuẩn:
- Không dọn phòng nếu khách vẫn còn ở hoặc yêu cầu không làm phiền.
- Tuân theo biển báo "Xin đừng làm phiền".
1.4. Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng đang có khách
- Kiểm tra tình trạng phòng trong thời gian quy định.
- Báo cáo nếu có dấu hiệu hỏng hóc hoặc cần bảo trì.
Tiêu chuẩn:
- Tôn trọng sự riêng tư của khách.
- Đảm bảo an toàn cá nhân khi làm việc trong phòng có khách.
2. Báo cáo sai lệch và điền bảng tình trạng phòng
2.1. Báo cáo những sai lệch về tình trạng phòng
- Khi kiểm tra phòng, thực hiện hai lần kiểm tra:
- Lần 1: Kiểm tra thực tế vào buổi sáng sau khi dọn phòng.
- Lần 2: Đối chiếu với bảng tình trạng phòng trên hệ thống.
- Điền kết quả vào bảng bằng bút chì.
Tiêu chuẩn:
- So sánh tình trạng thực tế với danh sách tình trạng phòng.
- Báo cáo sai lệch ngay cho Giám sát, ví dụ:
- Phòng trong danh sách là "có khách" nhưng thực tế lại trống.
- Phòng trong danh sách "quá hạn đăng ký" nhưng thực tế khách đã rời đi.
2.2. Điền vào bảng báo cáo tình trạng phòng
- Ghi chép lại tình trạng phòng theo đúng danh mục quy định.
- Xác nhận tình trạng phòng đã kiểm tra lần 1 và lần 2.
- Điền thông tin bằng bút chì để có thể cập nhật nếu cần.
Tiêu chuẩn:
- Mọi thông tin phải khớp với tình trạng thực tế.
- Ghi rõ các sai lệch hoặc thông tin bổ sung về số lượng khách lưu trú.
3. Bàn giao tình trạng phòng
3.1. Chuyển báo cáo cho Giám sát cuối ca
- Sau khi hoàn tất kiểm tra và điền báo cáo, nhân viên Housekeeping bàn giao lại tình trạng phòng cho Giám sát.
- Báo cáo cần có chữ ký nhân viên và chữ ký Giám sát, ghi rõ ngày, giờ kiểm tra thực tế.
Tiêu chuẩn:
- Xác nhận lại rằng tất cả phòng trong khu vực được ghi nhận đúng tình trạng.
- Báo cáo sai lệch (nếu có).
3.2. Tầm quan trọng của báo cáo tình trạng phòng
- Báo cáo được sử dụng để đối chiếu tình trạng phòng trên hệ thống của khách sạn.
- Bộ phận Lễ tân dựa vào báo cáo này để tránh các lỗi liên quan đến khách chưa thanh toán hoặc phòng bị bỏ trống ngoài kế hoạch.
- Việc bỏ sót một phòng có thể gây tổn thất doanh thu cho khách sạn.
Kết luận
Quy trình báo cáo tình trạng phòng là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bộ phận Housekeeping. Việc ghi nhận và cập nhật chính xác tình trạng phòng giúp khách sạn vận hành hiệu quả, hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Nhân viên Housekeeping cần tuân thủ quy trình kiểm tra phòng, báo cáo sai lệch kịp thời và bàn giao tình trạng phòng chính xác để đảm bảo sự phối hợp tốt giữa các bộ phận, mang lại trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng.