Khi một vật phẩm được tìm thấy trong khuôn viên cơ sở dịch vụ, hành động tiếp theo của nhân viên không chỉ đơn thuần là “nhặt lên và cất đi.” Trên thực tế, đây là giai đoạn nhạy cảm và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao, bởi vật phẩm có thể mang giá trị lớn, liên quan đến pháp lý hoặc là yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra, ghi nhận và lưu kho vật phẩm được tìm thấy theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ Lost & Found.
1. Kiểm tra an toàn và tính hợp pháp
Ngay sau khi phát hiện vật phẩm bị bỏ quên, việc đầu tiên cần thực hiện là đánh giá tính an toàn và hợp pháp của vật đó.
-
Cách nhận diện vật nguy hiểm hoặc khả nghi:
-
Vật có dây nối, linh kiện lạ, có dấu hiệu cơ khí hoặc phát sáng bất thường
-
Mùi lạ, chất lỏng không rõ nguồn gốc, bao bì kín bất thường
-
Vật bị che giấu, nhét trong vị trí không hợp lý
-
-
Hướng xử lý khi nghi ngờ vật bất hợp pháp:
-
Không tự ý mở, chạm hoặc di chuyển khi chưa rõ vật là gì
-
Báo ngay cho bộ phận an ninh hoặc quản lý cấp cao
-
Lập biên bản, chụp ảnh nguyên trạng, không để vật gần khu vực công cộng
-
Trong mọi trường hợp nghi ngờ, nhân viên cần tuân thủ đúng quy trình để đảm bảo an toàn cho cơ sở và khách hàng.
2. Ghi nhận thông tin vật phẩm tìm thấy
Sau khi đảm bảo vật phẩm an toàn và hợp pháp, bước tiếp theo là ghi nhận thông tin vào hệ thống Lost & Found.
-
Thông tin cần ghi nhận trong sổ Lost & Found:
-
Ngày, giờ phát hiện
-
Vị trí phát hiện vật phẩm
-
Tên nhân viên hoặc người phát hiện
-
Mô tả chi tiết vật (loại, màu sắc, thương hiệu, đặc điểm nhận diện)
-
Tình trạng vật tại thời điểm ghi nhận (còn nguyên, có dấu hiệu hư hỏng…)
-
-
Kỹ thuật mô tả vật phẩm chính xác:
-
Sử dụng ngôn ngữ trung lập, không suy đoán
-
Không ghi “ví da của khách Nhật” mà ghi “ví da màu đen, hiệu XYZ, không có giấy tờ tùy thân”
-
Ưu tiên liệt kê đặc điểm định danh như: số seri, hình dán, logo, vật bên trong (nếu không cần mở)
-
Mô tả chính xác là cơ sở để đối chiếu khi có khách đến nhận lại vật phẩm.
3. Gắn thẻ và lưu trữ
Sau khi ghi nhận, vật phẩm cần được đánh mã và lưu kho đúng quy trình để đảm bảo dễ truy xuất và tránh thất lạc lần hai.
-
Cách gắn tag vật phẩm:
-
Sử dụng thẻ (tag) chuẩn của cơ sở, có số thứ tự, mã vật, ngày nhận
-
Ghi tên người ghi nhận và ký hiệu vật phẩm (VD: F-2025-04-001)
-
Tag phải gắn chắc chắn, không ảnh hưởng đến giá trị vật phẩm
-
-
Nguyên tắc lưu kho vật phẩm:
-
Phân loại theo nhóm: giá trị cao – không giá trị – dễ hỏng
-
Cất riêng trong hộp, túi hoặc ngăn riêng để không bị nhầm lẫn
-
Ghi số tag lên hộp đựng và vị trí lưu kho tương ứng
-
-
Quy định tiếp cận kho Lost & Found:
-
Chỉ nhân sự được ủy quyền mới có quyền ra vào kho
-
Mỗi lần mở kho đều có ghi nhận, ký sổ và được giám sát
-
Không tự ý kiểm tra vật phẩm nếu không có yêu cầu xử lý hợp lệ
-
Việc lưu trữ khoa học giúp tối ưu hiệu suất truy xuất, tăng tính minh bạch và tránh mọi nghi ngờ về nội bộ.
Kết luận
Quản lý vật phẩm được tìm thấy là một giai đoạn quan trọng trong quy trình Lost & Found, đòi hỏi sự chính xác, trung thực và chuyên nghiệp. Từ việc đảm bảo an toàn, ghi nhận đúng quy định đến lưu kho chuẩn hóa – tất cả đều nhằm bảo vệ quyền lợi của khách, uy tín của cơ sở và sự công bằng trong xử lý nghiệp vụ. Đây không phải là những thao tác phụ, mà là nền tảng tạo nên sự tin cậy bền vững trong ngành dịch vụ.