Dù ít được chú ý hơn các bộ phận tiền sảnh hay buồng phòng, nhưng nhân sự trong bộ phận giặt là lại đóng vai trò không thể thiếu để đảm bảo hoạt động khách sạn diễn ra trơn tru, chính xác và không bị gián đoạn bởi những lỗi tưởng chừng rất nhỏ như: giao nhầm đồ, giặt không sạch, trả trễ giờ hoặc mất đồ. Nếu cơ cấu nhân sự không rõ ràng, không có đào tạo chéo, không kiểm soát được KPI theo từng vị trí, bộ phận laundry sẽ nhanh chóng rơi vào trạng thái rối loạn vận hành. Bài viết này cung cấp toàn diện các cấu phần tổ chức nhân sự OPL, tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ, KPIs và công cụ kiểm soát hiệu suất giúp bộ phận giặt là trở thành một mắt xích vận hành chuyên nghiệp, hiệu quả.
1. Cơ cấu nhân sự phòng giặt (OPL): vị trí – nhiệm vụ – năng lực
| Vị trí | Vai trò chính | Năng lực cần thiết |
|---|---|---|
| Tổ trưởng laundry | Quản lý toàn bộ hoạt động OPL, phân ca, kiểm tra chất lượng | Kinh nghiệm 2–3 năm, kỹ năng điều phối |
| Nhân viên nhận – phân loại | Nhận đồ, phân loại, xử lý vết bẩn ban đầu | Hiểu nguyên tắc xử lý vết, kỹ năng phân loại |
| Nhân viên vận hành máy | Vận hành máy giặt – sấy – là, theo quy trình | Biết đọc SOP, kiểm soát quy trình, kỹ thuật cơ bản |
| Nhân viên gấp – đóng gói | Gấp đồ, đóng gói, phân loại đồ trả lại | Tỉ mỉ, nhanh nhẹn, tuân thủ tiêu chuẩn gấp |
| Nhân viên giao – nhận | Lấy và trả đồ nội bộ – đồ khách theo giờ | Giao tiếp cơ bản, lịch sự, đúng giờ |
Ghi chú: Ở khách sạn nhỏ, một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò. Tuy nhiên, cần có bảng phân công rõ ràng để tránh chồng chéo và thiếu trách nhiệm.
2. Luân chuyển và đào tạo chéo để tối ưu nhân lực
-
Luân chuyển định kỳ: tổ trưởng nên xoay vòng vị trí cho nhân viên theo tuần hoặc theo ca để tránh sự lệ thuộc một chiều, tạo cơ hội học hỏi.
-
Đào tạo chéo: mỗi nhân viên laundry nên được đào tạo tối thiểu 2 vị trí khác nhau để hỗ trợ khi thiếu người.
-
Lợi ích của đào tạo chéo:
-
Giảm rủi ro gián đoạn khi có nhân viên nghỉ đột xuất
-
Tăng khả năng kiểm soát chất lượng vì nhân viên hiểu rõ cả quy trình
-
Tạo môi trường học hỏi và phát triển năng lực nội bộ
-
Lưu ý: việc xoay ca cần có ghi chú cụ thể trên bảng phân ca và được kiểm soát bởi tổ trưởng hoặc bộ phận nhân sự.
3. Mô tả công việc (JD) theo từng vị trí trong OPL
| Vị trí | Mô tả công việc chính |
|---|---|
| Tổ trưởng laundry | Phân công, kiểm soát, đào tạo, giám sát quy trình và xử lý sự cố |
| Nhân viên phân loại | Nhận đồ, kiểm tra vết bẩn, dán nhãn, ghi phiếu xử lý đặc biệt |
| Nhân viên vận hành máy | Cho đồ vào máy, kiểm soát hóa chất, theo dõi chu trình và vệ sinh máy |
| Nhân viên là – gấp | Là đồ đúng kỹ thuật, gấp đúng chuẩn, phân loại đồ trả |
| Nhân viên giao – nhận | Giao nhận đúng giờ, đúng người, cập nhật biểu mẫu |
4. KPI đánh giá theo từng vị trí
| Vị trí | Chỉ số KPI tiêu chuẩn |
|---|---|
| Tổ trưởng laundry | Tỷ lệ đồ giao đúng giờ > 98%, tỷ lệ lỗi < 1%, số lần kiểm tra/ngày ≥ 2 |
| Nhân viên phân loại | Tỷ lệ phân loại đúng > 99%, số vết xử lý thành công/ngày ≥ 15 |
| Nhân viên vận hành máy | Số kg đồ xử lý/ngày ≥ 250kg, tỷ lệ giặt đúng quy trình 100% |
| Nhân viên là – gấp | Số món là/gấp/ngày ≥ 400, tỷ lệ đồ lỗi gấp/là < 0.5% |
| Nhân viên giao – nhận | Giao đồ đúng giờ > 98%, sai sót ghi nhận = 0 |
Gợi ý: KPI có thể điều chỉnh theo quy mô khách sạn, tuy nhiên cần có ngưỡng chuẩn và hướng dẫn cụ thể kèm theo.
5. Bảng phân công & lịch làm việc theo ca
-
Ca sáng: 6h00 – 14h00
-
Ca chiều: 14h00 – 22h00
-
Ca đêm (nếu có): 22h00 – 6h00
| Ngày | Ca sáng | Ca chiều | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thứ 2 | A, B, C | D, E | Ca sáng nhận đồng phục |
| Thứ 3 | B, C, D | E, A | Ca chiều trả đồ khách sớm |
| Thứ 4 | C, D, E | A, B | Ca sáng nhận đồ bẩn chính |
| … | … | … | … |
Lưu ý: Lịch cần được cập nhật hằng tuần, niêm yết rõ tại phòng giặt và thông báo trong nhóm nội bộ.
6. Mẫu biểu: JD – KPI – bảng chấm công OPL
Mẫu mô tả công việc (Job Description):
-
Tên vị trí:
-
Báo cáo cho:
-
Nhiệm vụ chính:
-
Yêu cầu chuyên môn:
-
Thời gian làm việc:
-
Chỉ số đánh giá hiệu quả:
-
Ngày cập nhật JD:
Mẫu KPI cá nhân:
-
Họ tên:
-
Vị trí:
-
Chỉ tiêu A: …
-
Chỉ tiêu B: …
-
Kết quả thực hiện theo tuần/tháng
-
Ghi chú/đề xuất cải tiến
-
Ký xác nhận nhân viên & tổ trưởng
Bảng chấm công theo ca OPL:
-
Ngày – Tên – Vị trí – Ca – Giờ vào – Giờ ra – Ghi chú chuyên môn
-
Có cột tổng giờ/tháng để làm căn cứ tính lương
Kết luận
Vận hành bộ phận giặt là một cách trơn tru không phụ thuộc vào may mắn hay nhân sự lâu năm, mà dựa trên một hệ thống nhân sự có cấu trúc rõ ràng, phân công minh bạch, đánh giá bằng KPI cụ thể và đào tạo chéo có chiến lược. Khi OPL hoạt động như một dây chuyền chuyên nghiệp, khách sạn sẽ giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng đồ vải và tối ưu chi phí vận hành từng ngày. Đừng để laundry là điểm yếu trong quy trình phục vụ – hãy biến nó thành lợi thế nội bộ bằng quản trị nhân sự bài bản.