Laundry #10: Thuê ngoài dịch vụ giặt – Giám sát để không bị động

Nhiều khách sạn, đặc biệt là quy mô nhỏ và vừa, lựa chọn thuê ngoài dịch vụ giặt là thay vì đầu tư hệ thống nội bộ. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, giảm rủi ro vận hành và tận dụng chuyên môn từ đối tác. Tuy nhiên, nếu không giám sát chặt chẽ, khách sạn dễ rơi vào trạng thái bị động: đồ trả trễ, không sạch, thất lạc hoặc tranh cãi không có căn cứ. Bài viết này hướng dẫn cách kiểm soát toàn diện dịch vụ giặt thuê ngoài – từ hợp đồng đến vận hành – để đảm bảo chất lượng ổn định, chi phí minh bạch và hiệu quả vận hành.

1. Khi nào nên thuê ngoài dịch vụ giặt?

Lợi ích:

• Không cần đầu tư máy móc, mặt bằng, nhân sự laundry

• Tận dụng công nghệ, kỹ thuật và chuyên môn từ đối tác

• Linh hoạt theo công suất – phù hợp khách sạn nhỏ hoặc theo mùa

Rủi ro:

• Khó kiểm soát chất lượng từng mẻ giặt

• Dễ xảy ra lỗi giao nhầm, mất đồ, đồ không sạch

• Phụ thuộc tiến độ và trách nhiệm từ bên thứ ba

Nên thuê ngoài khi:

• Khách sạn dưới 100 phòng, chưa ổn định doanh thu

• Không có mặt bằng phù hợp để vận hành OPL

• Muốn ưu tiên ngân sách cho bộ phận vận hành front-of-house

2. Cấu trúc hợp đồng dịch vụ giặt ngoài

Một hợp đồng dịch vụ giặt thuê ngoài chuyên nghiệp cần có các phần:

• Thông tin pháp lý của các bên

• Phạm vi công việc: loại đồ, hình thức giặt, xử lý

• Cam kết chất lượng: mức độ sạch, mùi, cách gấp, đóng gói

• Thời gian giao – nhận: lịch cố định, thời gian xử lý tối đa

• Trách nhiệm với đồ mất – đồ hỏng: quy trình xác minh và bồi thường

• Cơ chế điều chỉnh giá, thanh toán, kiểm tra định kỳ

• Phụ lục: biểu mẫu giao nhận, bảng kiểm chất lượng, bảng giá

3. Các điều khoản bắt buộc trong hợp đồng thuê ngoài

4. Quy trình giao – nhận – kiểm đếm hàng ngày và hàng tuần

Giao đồ đi giặt:

• Phân loại theo nhóm: khăn, ga, đồng phục, đồ khách (nếu có)

• Đóng túi riêng, gắn tag hoặc docket ghi số lượng và loại đồ

• Lập phiếu giao đồ, có xác nhận của hai bên (ký tên, đóng dấu)

Nhận đồ giặt về:

• Mở từng túi kiểm tra đối chiếu số lượng – chất lượng

• Kiểm tra tối thiểu 10% tổng số món: sạch, khô, không lem, gấp đúng

• Ghi nhận lỗi (nếu có), lưu vào bảng checklist

Kiểm đếm định kỳ hàng tuần:

• Tổng hợp số lượng giao – nhận – lỗi – tái xử lý

• Đánh giá hiệu suất theo KPI nhà cung cấp

• Cập nhật bảng chấm điểm theo từng tuần

5. Kịch bản xử lý lỗi và khiếu nại với nhà cung cấp

Tình huống 1 – Đồ trả trễ:

• Ghi rõ thời gian thực tế nhận so với thời gian cam kết

• Báo cáo bằng văn bản, đính kèm ảnh docket hoặc bảng giao nhận

• Nếu vi phạm nhiều lần: gửi cảnh báo chính thức

Tình huống 2 – Đồ không đạt chất lượng:

• Chụp ảnh đồ chưa đạt yêu cầu

• Ghi chú vào bảng lỗi, gửi lại nhà cung cấp để xử lý lại

• Lập phiếu đối chiếu để làm căn cứ báo cáo chất lượng tuần

Tình huống 3 – Đồ bị mất hoặc hư hỏng:

• Lập biên bản có chữ ký của hai bên

• Đối chiếu với số lượng giao – nhận trên docket

• Áp dụng bồi thường theo hợp đồng (3–5 lần đơn giá)

Tình huống 4 – Không nhận đúng loại đồ:

• Ghi chú lỗi giao nhầm, chụp ảnh làm bằng chứng

• Đề nghị trả đúng trong vòng 24h

• Nếu vi phạm quá 2 lần/tháng: trừ điểm nhà cung cấp

Nguyên tắc xử lý: luôn bằng văn bản, có chữ ký 2 bên, lưu trữ hồ sơ trong 30–60 ngày để truy xuất.

6. Mẫu hợp đồng và bảng chấm điểm nhà cung cấp dịch vụ giặt ngoài

Bảng chấm điểm hiệu suất nhà cung cấp giặt thuê:

Mẫu hợp đồng nên có phần phụ lục cụ thể: thời gian giao – nhận, bảng giá chi tiết, quy chuẩn chất lượng, quy trình xử lý lỗi, biểu mẫu kiểm đếm, quy định bồi thường.

Mẫu hợp đồng dịch vụ giặt ngoài (laundry outsourcing)

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIẶT ỦI

Số: … /HĐDV/Laundry/...

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm:

Bên A – Bên sử dụng dịch vụ (Khách sạn):
Tên đơn vị: …
Địa chỉ: …
MST: …
Đại diện: …
Chức vụ: …
Số điện thoại: …
Email: …

Bên B – Bên cung cấp dịch vụ giặt:
Tên đơn vị: …
Địa chỉ: …
MST: …
Đại diện: …
Chức vụ: …
Số điện thoại: …
Email: …

Hai bên cùng thỏa thuận ký kết hợp đồng dịch vụ giặt với các điều khoản sau:

Điều 1. Phạm vi công việc

• Bên B cung cấp dịch vụ giặt cho Bên A bao gồm: khăn, ga, áo gối, đồng phục, đồ khách (nếu có).

• Tất cả đồ được giặt, sấy, là và gấp theo tiêu chuẩn kỹ thuật do hai bên thống nhất.

• Dịch vụ được thực hiện tất cả các ngày trong tuần, trừ ngày lễ (hoặc theo phụ lục đính kèm).

Điều 2. Yêu cầu chất lượng

• Đồ phải sạch, không có vết bẩn còn sót, không lem màu, không còn mùi lạ, gấp đúng kỹ thuật, không còn ẩm.

• Bên A được quyền kiểm tra chất lượng bất kỳ lúc nào.

• Tỷ lệ lỗi (đồ phải giặt lại, đồ không đạt) không vượt quá 1% tổng số món.

Điều 3. Thời gian và phương thức giao – nhận

• Bên A giao đồ giặt mỗi ngày vào lúc … giờ sáng, Bên B trả lại lúc … giờ chiều cùng ngày.

• Tất cả đồ được giao – nhận kèm theo phiếu giao hàng có chữ ký của hai bên.

• Nếu có đồ cần xử lý đặc biệt hoặc giặt nhanh, Bên A sẽ ghi chú riêng vào phiếu giao.

Điều 4. Giá cả và thanh toán

• Đơn giá chi tiết theo bảng giá đính kèm (Phụ lục 1).

• Bên A thanh toán định kỳ theo tháng, chuyển khoản trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn hợp lệ.

• Giá trên đã bao gồm thuế VAT.

Điều 5. Bồi thường và trách nhiệm

• Bên B chịu trách nhiệm bồi thường 3–5 lần đơn giá giặt với các trường hợp mất đồ, hư hỏng do lỗi của Bên B.

• Các trường hợp bất khả kháng (thiên tai, cháy nổ…) sẽ được hai bên xem xét loại trừ trách nhiệm.

• Trường hợp xảy ra lỗi, hai bên lập biên bản xác nhận và xử lý trong vòng 03 ngày làm việc.

Điều 6. Giám sát và báo cáo

• Bên A có quyền lập bảng chấm điểm nhà cung cấp theo tuần (Phụ lục 2).

• Nếu Bên B bị dưới 80/100 điểm trong 2 tuần liên tiếp, Bên A có quyền xem xét thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng.

Điều 7. Thời hạn hợp đồng

• Hợp đồng có hiệu lực từ ngày … đến ngày …

• Gia hạn tự động mỗi 6 tháng nếu không có văn bản thông báo chấm dứt trước ít nhất 30 ngày.

Điều 8. Cam kết chung

• Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản.

• Mọi thay đổi phải được lập thành văn bản và có chữ ký của cả hai bên.

• Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Kết luận

Dịch vụ thuê ngoài giặt là giúp khách sạn linh hoạt hơn trong vận hành, đặc biệt với quy mô nhỏ và ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, không có nghĩa là có thể buông lỏng kiểm soát. Khi bạn không vận hành, bạn phải giám sát. Một hợp đồng rõ ràng, quy trình giao nhận minh bạch và hệ thống đánh giá hiệu suất định kỳ sẽ giúp bạn luôn chủ động trong chất lượng, tiến độ và chi phí. Làm tốt phần này, bạn không chỉ giữ vững chất lượng dịch vụ mà còn tối ưu nguồn lực và xây dựng uy tín với khách hàng.