Kỹ năng nhận order là một trong những mắt xích quan trọng nhất trong quy trình vận hành quầy bar. Một thao tác tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ, độ chính xác của món, khả năng tương tác với khách và hiệu suất làm việc của toàn bộ bộ phận.
Ghi sai một món, thiếu một yêu cầu, hoặc không xác nhận rõ ràng có thể khiến cả quy trình vận hành gián đoạn, gây bối rối cho khách hàng và tạo áp lực cho nhân viên phục vụ. Trong môi trường bar hiện đại, nơi đòi hỏi tốc độ cao và tiêu chuẩn dịch vụ đồng nhất, việc nhận order phải được huấn luyện, chuẩn hóa và giám sát như một kỹ năng bắt buộc.
1. Tầm quan trọng của việc ghi nhận đúng order từ khách
-
Giúp bartender pha chế đúng món theo đúng sở thích của khách hàng
-
Giảm rủi ro sai sót dẫn đến phải làm lại, gây lãng phí nguyên vật liệu
-
Rút ngắn thời gian xử lý đơn, đặc biệt trong khung giờ cao điểm
-
Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho toàn bộ quầy bar
-
Là cơ sở để thực hiện các bước sau như phục vụ, thanh toán, lưu trữ dữ liệu
2. Quy trình nhận order tại quầy và tại bàn
Tại quầy (counter order):
-
Quan sát và chủ động chào hỏi khách với thái độ niềm nở
-
Nghe rõ yêu cầu, tránh ngắt lời hoặc vội ghi khi chưa hiểu rõ
-
Hỏi lại các tùy chọn nếu cần: loại rượu, có đá, ít ngọt…
-
Xác nhận lại đầy đủ các món và yêu cầu trước khi ghi vào phiếu hoặc nhập vào POS
Tại bàn (table order):
-
Giới thiệu tên hoặc chào chuyên nghiệp để tạo kết nối ban đầu
-
Lắng nghe kỹ từng người trong nhóm khách, ghi theo vị trí nếu cần
-
Nếu có thắc mắc từ khách, nên tư vấn rõ ràng, ngắn gọn và đúng menu
-
Ghi chép đầy đủ và chuyển thông tin đến bartender đúng quy trình nội bộ
3. Cách xác nhận và xử lý các order không rõ ràng
-
Nếu khách gọi món không có trong menu, cần hỏi lại bằng mô tả: vị, màu sắc, thành phần mong muốn
-
Trường hợp khách dùng tên gọi địa phương hoặc phiên bản riêng, nên xác nhận lại:“Anh/chị đang nói đến loại giống như Mojito có soda và bạc hà đúng không ạ?”
-
Nếu khách đưa ra nhiều tùy chọn (ít đường, không đá, thêm garnish…), cần viết rõ từng yêu cầu
-
Với những order đặc biệt, nên xác nhận lại bằng lời nói kèm diễn giải để tránh hiểu sai
Nguyên tắc quan trọng: không phỏng đoán. Chỉ xử lý order khi đã xác nhận rõ ràng.
4. Các ký hiệu viết tắt và biểu mẫu đặt hàng nội bộ
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc sử dụng ký hiệu viết tắt (abbreviations) giúp tăng tốc độ xử lý đơn và hạn chế nhầm lẫn giữa các bộ phận. Tuy nhiên, các ký hiệu này cần được thống nhất và đào tạo cho toàn bộ nhân sự liên quan.
Một số ký hiệu thông dụng nên áp dụng:
-
ND (No sugar): không đường
-
LS (Less sugar): ít đường
-
NS (No syrup): không syrup
-
ID (Less ice): ít đá
-
NI (No ice): không đá
-
EI (Extra ice): thêm đá
-
NG (No garnish): không trang trí
-
EG (Extra garnish): thêm trang trí
-
D1 (Double shot): gấp đôi lượng rượu tiêu chuẩn
-
S1 (Single shot): 1 phần rượu tiêu chuẩn
-
MTO (Made to order): món làm theo yêu cầu riêng của khách
Khi ghi order, cần viết tên món kèm ký hiệu, ví dụ:
-
Margarita / LS / ID / NG→ Margarita ít đường, ít đá, không garnish
Mẫu phiếu order nội bộ nên bao gồm:
-
Tên món
-
Tùy chọn chi tiết bằng ký hiệu chuẩn
-
Số bàn hoặc vị trí khách
-
Tên người ghi và thời gian ghi nhận
5. Lỗi phổ biến và hậu quả khi ghi nhận sai đơn hàng
Một số lỗi thường gặp:
-
Ghi thiếu món, khách phải chờ thêm hoặc nhắc lại
-
Không ghi chú yêu cầu cá nhân như không đá, ít ngọt
-
Nhầm bàn hoặc vị trí khách trong nhóm đông người
-
Không xác nhận lại nên không có bằng chứng khi xảy ra tranh cãi
Hậu quả của những lỗi này:
-
Khách hàng không hài lòng, có thể đánh giá tiêu cực
-
Lãng phí nguyên vật liệu và thời gian xử lý lại món
-
Mất niềm tin nội bộ giữa bộ phận phục vụ và pha chế
-
Ảnh hưởng đến doanh thu và hiệu suất vận hành bar
6. Gợi ý tiêu chuẩn hóa thao tác ghi nhận và giao tiếp khách hàng
-
Luôn mang theo sổ tay, bút hoặc thiết bị POS bên mình khi đi nhận order
-
Ghi rõ ràng, đầy đủ thông tin, không viết tắt ngoài danh mục ký hiệu chuẩn
-
Xác nhận lại từng món trước khi rời khách
-
Duy trì giọng nói rõ, tốc độ vừa phải, ánh mắt giao tiếp khi hỏi hoặc lặp lại order
-
Rèn luyện kỹ năng lắng nghe, không ngắt lời khách, không phán đoán yêu cầu
-
Cập nhật định kỳ menu mới, đồ uống khuyến mãi để tư vấn chính xác
Kết luận
Một người bartender giỏi không chỉ biết pha chế mà còn phải thành thạo kỹ năng nhận order một cách chính xác, nhanh chóng và tinh tế. Khi thao tác này được chuẩn hóa và huấn luyện đồng bộ, cả hệ thống sẽ vận hành hiệu quả hơn, tránh sai sót và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Đây không chỉ là bước đầu tiên trong chuỗi phục vụ mà còn là cánh cửa mở ra sự chuyên nghiệp và gắn kết lâu dài giữa quầy bar và khách hàng.