Khách sạn

Night Audit #9: Quản lý tiền mặt và chuẩn bị nộp ngân hàng

Trong hệ thống tài chính khách sạn, tiền mặt là một trong những nguồn dễ phát sinh rủi ro nhất. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, chỉ một sai lệch nhỏ về mệnh giá, số lượng hay đối chiếu chứng từ cũng có thể ảnh hưởng đến độ minh bạch và uy tín của toàn hệ thống.
Night Auditor là người trực tiếp thực hiện công đoạn kiểm kê – đối chiếu – đóng gói và chuẩn bị bàn giao tiền mặt vào cuối ngày. Đây là thao tác yêu cầu cao về tính chính xác, nghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách quản lý tiền mặt và chuẩn bị nộp ngân hàng đúng chuẩn trong ca đêm.

1. Vì sao tiền mặt là rủi ro lớn nhất nếu kiểm soát sai?

  • Tiền mặt là phương tiện dễ gian lận và khó truy vết nếu không ghi nhận đúng

  • Nếu thiếu tiền: khó xác minh ai chịu trách nhiệm, dễ gây mâu thuẫn nội bộ

  • Nếu dư tiền: không rõ nguồn gốc → nghi ngờ sai lệch nghiệp vụ

  • Nhầm lẫn mệnh giá: có thể dẫn đến chênh lệch lớn giữa sổ sách và thực tế

  • Nếu không có chứng từ đủ mạnh → kế toán không thể chấp nhận kết quả kiểm kê

→ Night Auditor là người giữ vai trò then chốt để xác nhận cuối cùng: số tiền còn lại – hợp lệ – đúng quy trình.

2. Làm sao để chuẩn bị nộp tiền đúng – đủ – an toàn?

  • Có quy trình chuẩn giúp Night Auditor thực hiện công việc này chính xác mỗi ngày

  • Mọi thao tác cần có biểu mẫu, chữ ký, báo cáo và túi niêm phong

  • Cần kiểm tra không chỉ số lượng mà cả cấu trúc mệnh giá để tránh rủi ro khi giao dịch tại ngân hàng

3. Quy trình quản lý và đối chiếu tiền mặt ca đêm

3.1. Tổng hợp báo cáo cuối ngày

  • In Cashier Summary Report từ hệ thống PMS

  • Báo cáo thể hiện:

    • Tổng số giao dịch tiền mặt

    • Các khoản ứng trước, hoàn tiền, thanh toán bằng tiền mặt

    • Số tiền float được cấp và số tiền phải nộp

3.2. Đối chiếu số dư thực tế

  • Kiểm đếm thực tế số tiền trong hộc thu ngân, float và két sắt ca đêm

  • Đối chiếu:

    • Số tiền phải có = tổng thu trong ngày – float

    • Nếu có lệch: ghi chú nguyên nhân và xử lý theo chính sách nội bộ

3.3. Loại trừ float

  • Float (tiền tạm ứng) không được tính vào số tiền nộp

  • Kiểm tra chính xác float đã bàn giao đầu ca và float còn lại

  • Đảm bảo float được khóa lại hoặc bàn giao đầy đủ cho ca sáng

4. Chuẩn bị túi nộp tiền và biểu mẫu chứng từ

4.1. Ghi chú mệnh giá

  • Sử dụng form banking log ghi chú chi tiết từng loại mệnh giá:

    • Số lượng tờ 500.000 VNĐ

    • Số lượng tờ 200.000 VNĐ

    • Tương tự cho các mệnh giá khác

→ Tổng cộng từng dòng, kiểm tra lại để đảm bảo không thiếu – không dư

4.2. Làm túi niêm phong (banking envelope)

  • Tiền được cho vào túi chuyên dụng có số seri

  • Kẹp kèm:

    • Banking log (ghi mệnh giá)

    • Bản in báo cáo doanh thu (có xác nhận của Night Auditor)

    • Docket nộp tiền nếu khách sạn dùng form thủ công

  • Dán niêm phong và ký tên Night Auditor, ký nhận bàn giao bảo vệ/kế toán/nhân sự trực

5. Xử lý tình huống sai lệch trong quản lý tiền mặt

5.1. Tiền thừa

  • Có thể do:

    • Post thiếu nhưng đã thu tiền

    • Thu nhầm nhiều hơn số tiền thực tế

  • Giải pháp:

    • Ghi rõ vào biên bản “tiền thừa chưa xác minh”

    • Tạm giữ lại, không nộp – báo lại quản lý sáng để xác minh

5.2. Tiền thiếu

  • Có thể do:

    • Post sai, hoàn tiền không ghi nhận

    • Nhân viên khác sử dụng float không ghi sổ

  • Giải pháp:

    • Ghi biên bản thiếu tiền

    • Có chữ ký xác nhận của Night Auditor và bảo vệ

    • Chuyển thông tin cho bộ phận kế toán xử lý

5.3. Lệch mệnh giá

  • Báo cáo ghi nhận 10 tờ 500.000 VNĐ nhưng thực tế là 5 tờ 200.000 và 5 tờ 100.000

  • Dễ gây khó khăn khi nộp ngân hàng, phải mất thời gian kiểm đếm lại

  • Giải pháp:

    • Luôn ghi đúng mệnh giá cụ thể

    • Tổ chức lại túi ngân hàng nếu cần

5.4. Không khớp hệ thống

  • Tổng tiền thực tế không khớp với hệ thống PMS

  • Giải pháp:

    • In lại báo cáo

    • Kiểm tra từng giao dịch có bị post sai, trùng hoặc bỏ sót

    • Ghi chú lỗi để đề xuất điều chỉnh vào ngày hôm sau

Kết luận

Quản lý tiền mặt là một trong những trách nhiệm khó và dễ sai nhất trong vai trò của Night Auditor. Không chỉ yêu cầu độ chính xác tuyệt đối, công việc này còn đòi hỏi khả năng tổ chức, kiểm tra và xử lý tình huống linh hoạt khi phát sinh sai lệch.
Chuẩn bị một túi nộp ngân hàng đúng quy trình – đủ chứng từ – đảm bảo tính minh bạch không chỉ là bước kết thúc một ngày làm việc, mà còn là bước mở đầu cho niềm tin và sự an toàn của cả hệ thống tài chính khách sạn. Một Night Auditor chuyên nghiệp phải luôn giữ cho dòng tiền – dù chỉ là một tờ 10.000 VNĐ – được quản lý đúng và rõ ràng.

Blog liên quan