Khách sạn

Night Audit #7: Báo cáo đêm và ứng dụng trong điều hành khách sạn

Khi một ngày kinh doanh kết thúc, ban giám đốc khách sạn không thể dựa vào cảm nhận chủ quan để đánh giá hoạt động – họ cần dữ liệu. Dữ liệu này đến từ đâu? Câu trả lời là từ các báo cáo đêm do Night Auditor tổng hợp, đối chiếu và xuất bản.
Dù không trực tiếp tiếp khách hay ra quyết định kinh doanh, Night Auditor chính là người tạo ra “bức tranh thực tế” về hoạt động của khách sạn trong 24 giờ qua. Bài viết này phân tích sâu 6 báo cáo quan trọng trong ca đêm và cách chúng hỗ trợ điều hành hiệu quả cho ngày hôm sau.

1. Báo cáo ca đêm là căn cứ điều hành, không phải thủ tục hành chính

  • Ban giám đốc, bộ phận lễ tân, Housekeeping, F&B, bảo vệ hay sales đều cần dữ liệu để lên kế hoạch

  • Mọi thông tin như: khách nào đang ở, khách nào sẽ đến, yêu cầu đặc biệt nào cần chuẩn bị, doanh thu bao nhiêu – đều được Night Auditor cung cấp

  • Không có báo cáo đêm = không có cơ sở điều phối, dễ dẫn đến:

    • Bố trí phòng sai

    • Lỡ khách VIP

    • Không đủ nhân sự trực

    • Không kiểm soát được doanh thu

    • Không xử lý được yêu cầu đặc biệt đã cam kết

2. Hậu quả nếu báo cáo thiếu hoặc sai lệch

  • Về tài chính: báo cáo sai doanh thu → kế toán ghi nhận sai → ảnh hưởng đến báo cáo quản trị

  • Về nhân sự: báo cáo khách đến/sắp đi sai → không đủ nhân viên làm phòng, phục vụ

  • Về dịch vụ: thiếu thông tin yêu cầu đặc biệt → khách không hài lòng, khiếu nại

  • Về kiểm soát: không có báo cáo → ban giám đốc không thể truy cứu nguồn lỗi

→ Night Auditor phải đảm bảo báo cáo đầy đủ, chính xác và phát hành đúng thời điểm (thường từ 5h30 – 6h00 sáng)

3. 6 loại báo cáo bắt buộc trong ca đêm

3.1. Báo cáo tổng hợp doanh thu trong ngày (Daily Revenue Summary)

  • Ghi nhận tổng doanh thu phòng, F&B, dịch vụ khác

  • Phân loại theo hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản

  • Là cơ sở để đối chiếu báo cáo kế toán tổng hợp

3.2. Báo cáo doanh thu phòng (Room Revenue Report)

  • Tập trung vào doanh thu đến từ bán phòng

  • So sánh giữa số lượng phòng bán thực tế và số phòng sẵn sàng

  • Báo cáo được dùng để tính Occupancy %, ADR (giá phòng trung bình)

3.3. Danh sách khách đang lưu trú (In-house Guest List)

  • Liệt kê chi tiết tất cả khách còn ở lại khách sạn

  • Bao gồm: tên khách, quốc tịch, số phòng, loại phòng, số đêm lưu trú

  • Dùng cho lễ tân, bảo vệ và bộ phận dịch vụ phòng theo dõi

3.4. Danh sách khách đến – khách đi (Arrival/Departure List)

  • Thống kê danh sách khách dự kiến check-in và check-out ngày hôm sau

  • Giúp lễ tân chuẩn bị folio, Housekeeping chuẩn bị phòng và nhân sự

  • Sales có thể dùng dữ liệu này để theo dõi khách hàng doanh nghiệp

3.5. Báo cáo yêu cầu đặc biệt (Special Request Report)

  • Tổng hợp các yêu cầu đặc biệt từ khách: ăn chay, thêm gối, phòng tầng cao, early check-in...

  • Gửi cho Housekeeping, Lễ tân, F&B để đảm bảo thực hiện đúng cam kết

3.6. Báo cáo hoa hồng đối tác (Commission Report)

  • Liệt kê các booking có chi trả hoa hồng: đại lý du lịch, OTA, đối tác công ty

  • Ghi rõ tỉ lệ hoa hồng, tên đối tác và số tiền tương ứng

  • Là cơ sở để bộ phận kế toán thanh toán và đối chiếu công nợ

4. Phân phối báo cáo đến các bộ phận liên quan

  • Front Office (Lễ tân):

    • In-house Guest List

    • Arrival/Departure List

    • Daily Revenue Summary

  • Housekeeping (Buồng phòng):

    • In-house Guest List

    • Special Request Report

    • Departure List

  • BOD (Ban giám đốc):

    • Daily Revenue Summary

    • Room Revenue Report

    • Commission Report

  • F&B (Nhà hàng):

    • Special Request Report (ăn kiêng, dị ứng, khách VIP)

  • Sales:

    • Commission Report

    • Arrival List (theo dõi đoàn khách, khách công ty)

  • Security (Bảo vệ):

    • In-house Guest List (giám sát khách lạ, phòng quan trọng)

    • Departure List (phòng tránh thất lạc hành lý, kiểm tra giao thông)

→ Night Auditor cần gửi báo cáo đúng định dạng, đúng giờ và lưu bản backup nếu có yêu cầu kiểm tra lại

Kết luận

Dữ liệu là nền tảng của mọi quyết định – và Night Auditor chính là người tạo ra hệ thống dữ liệu đầu tiên trong ngày mới. Việc tổng hợp và phân phối đầy đủ báo cáo đêm không chỉ đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận mà còn giúp ban giám đốc có cái nhìn chính xác về tình hình hoạt động.
Làm tốt báo cáo đêm không chỉ là “việc của ca đêm” mà là bước khởi đầu cho một ngày kinh doanh suôn sẻ, chuyên nghiệp và minh bạch. Night Auditor cần làm chủ hệ thống, nắm rõ quy chuẩn từng loại báo cáo và hiểu được tầm quan trọng chiến lược của từng dữ liệu mình cung cấp.

Blog liên quan