Dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, một sự kiện luôn tiềm ẩn các rủi ro không thể lường trước – từ sự cố kỹ thuật, thời tiết bất lợi đến phản ứng không kiểm soát từ khách tham dự. Trong bối cảnh mọi trải nghiệm của khách đều ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát rủi ro và ứng phó tình huống khẩn cấp chuyên nghiệp là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ đơn vị tổ chức sự kiện nào. Bài viết này cung cấp góc nhìn toàn diện và các bước thực tế để bạn chuẩn bị sẵn sàng, phản ứng nhanh và bảo vệ sự kiện an toàn – hiệu quả.
1. Tại sao cần kiểm soát rủi ro trong sự kiện?
Một sự cố dù nhỏ cũng có thể làm gián đoạn chương trình, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hoặc gây thiệt hại về vật chất, pháp lý, uy tín. Các lý do bắt buộc phải kiểm soát rủi ro gồm:
-
Bảo đảm an toàn cho khách mời, nhân sự và tài sản
-
Bảo vệ hình ảnh thương hiệu và niềm tin đối tác
-
Tuân thủ quy định về an ninh, phòng cháy chữa cháy, y tế
-
Tăng khả năng ứng phó linh hoạt, tránh khủng hoảng truyền thông
-
Giảm chi phí phát sinh và thiệt hại do sự cố kéo dài
Trong ngành sự kiện, rủi ro không chỉ là “xác suất” – mà là yếu tố quản lý bắt buộc để vận hành chuyên nghiệp.
2. Phân loại rủi ro và lập bảng đánh giá
Cần đánh giá rủi ro theo hai yếu tố:
-
Xác suất xảy ra (likelihood): thấp – trung bình – cao
-
Mức độ tác động (impact): nhẹ – vừa – nghiêm trọng
Các nhóm rủi ro điển hình:
-
Kỹ thuật: mất điện, hỏng âm thanh, lỗi slide, livestream trục trặc
-
An ninh: xô xát, đột nhập trái phép, mất cắp, hành vi phản cảm
-
Y tế – sức khỏe: ngất xỉu, tai nạn nhỏ, phản ứng dị ứng
-
Khách mời đặc biệt: VIP đến trễ, không hài lòng, bỏ về giữa chừng
-
Thời tiết: mưa lớn, nắng gắt, ngập lụt (với sự kiện ngoài trời)
-
Truyền thông: sai nội dung phát ngôn, hình ảnh xấu lan truyền, phản hồi tiêu cực
Bảng đánh giá rủi ro nên được xây dựng trước ngày diễn ra ít nhất 5 ngày và phổ biến đến toàn bộ ban điều phối.
3. Kế hoạch ứng phó theo từng nhóm tình huống
Mỗi nhóm rủi ro cần có kịch bản xử lý cụ thể, phân công người phụ trách rõ ràng:
Sự cố kỹ thuật:
-
Luôn có thiết bị dự phòng (máy chiếu, micro, loa)
-
Bộ phận kỹ thuật trực tại chỗ theo từng khu vực
-
Có sơ đồ backup kết nối điện / mạng nội bộ
Sự cố an ninh – trật tự:
-
Nhân sự bảo vệ mặc đồng phục, đứng vị trí chiến lược
-
Có lực lượng ứng phó nhanh (quick response team)
-
Xử lý kín đáo, không gây hoảng loạn cho khách
Tình huống VIP – truyền thông nhạy cảm:
-
Có đội chăm sóc riêng, sẵn sàng phương án thay đổi flow
-
Kịch bản phát ngôn nhất quán khi có báo chí hoặc sự cố hình ảnh
-
Cử người kiểm soát hình ảnh đăng tải real-time trên mạng xã hội
Sự cố y tế – khẩn cấp:
-
Bố trí tổ y tế trực tại chỗ, có túi sơ cứu và liên hệ bệnh viện gần nhất
-
Cập nhật thông tin liên hệ khẩn cấp tại check-in, cổng ra vào
-
Có điểm tập kết an toàn, sơ đồ thoát hiểm rõ ràng tại từng khu vực
4. Sơ đồ thoát hiểm, y tế và tập kết khẩn cấp
Việc đảm bảo các yếu tố an toàn không thể thiếu các hạng mục:
-
Sơ đồ thoát hiểm in lớn, treo tại cổng ra vào, khu vực đông người
-
Điểm tập kết khẩn cấp: có biển báo, thông tin chỉ dẫn
-
Vị trí nhân sự an ninh – bảo vệ – y tế được đánh dấu trên sơ đồ tổng
-
Đèn pin, loa tay, bộ đàm, máy phát dự phòng phải được kiểm tra kỹ
Tất cả thông tin này cần đưa vào tài liệu vận hành onsite (Onsite Manual) và gửi trước cho đội ngũ điều phối.
5. Quy trình truyền thông nội bộ khi xảy ra sự cố
Trong sự kiện, truyền thông nội bộ đúng cách sẽ giảm hoang mang và xử lý sự cố nhanh hơn:
-
Kênh liên lạc riêng biệt (Zalo nhóm kỹ thuật, bộ đàm an ninh, leader chat riêng)
-
Mẫu biểu ghi nhận sự cố (incident report): nội dung, thời gian, người liên quan
-
Phân công người phát ngôn, nếu có truyền thông hoặc báo chí đến
-
Sau sự kiện: tổ chức họp rút kinh nghiệm, lưu log sự cố để cải tiến
Nguyên tắc quan trọng: phản ứng nhanh – trao đổi nội bộ – không lan truyền thông tin thiếu kiểm chứng.
Kết luận
Kiểm soát rủi ro không phải là chờ đến khi có sự cố mới ứng phó, mà là lường trước – chuẩn bị – phân công – phối hợp. Một sự kiện chỉ thực sự chuyên nghiệp khi không chỉ “đẹp trên sân khấu” mà còn vững vàng trong khủng hoảng. Hãy xem việc quản lý rủi ro là một phần tất yếu trong quy trình tổ chức, từ đó xây dựng niềm tin với khách hàng, bảo vệ uy tín thương hiệu và bảo đảm an toàn cho mọi người tham dự. Trong sự kiện, bản lĩnh không nằm ở việc tránh rủi ro – mà ở khả năng kiểm soát nó khi nó xuất hiện.