Trong ngành sự kiện, tài trợ không chỉ là nguồn ngân sách bổ sung mà còn là cơ hội để mở rộng mối quan hệ hợp tác, gia tăng giá trị truyền thông và nâng tầm quy mô chương trình. Tuy nhiên, để có được sự đồng hành lâu dài từ các đối tác tài trợ, người làm sự kiện cần có năng lực thiết kế gói tài trợ hấp dẫn, đồng thời quản lý quyền lợi tài trợ một cách chính xác, chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng toàn bộ quy trình quản lý tài trợ từ việc lên cấu trúc gói tài trợ, triển khai quyền lợi cho đến đánh giá – báo cáo sau sự kiện.
1. Vai trò của tài trợ trong sự kiện
Tài trợ đóng vai trò then chốt trong việc:
-
Tối ưu chi phí tổ chức: hỗ trợ về tài chính, hiện vật, nhân sự hoặc dịch vụ
-
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp: có sự đồng hành của thương hiệu lớn giúp tăng uy tín
-
Mở rộng đối tác và mạng lưới kinh doanh: tiếp cận khách hàng mới, chia sẻ tệp người theo dõi
-
Gia tăng quy mô và chất lượng sự kiện: từ sân khấu đến truyền thông
Tuy nhiên, nếu không quản lý đúng, việc để nhà tài trợ không hài lòng hoặc quyền lợi không được thực thi đúng cam kết sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín đơn vị tổ chức.
2. Xây dựng gói tài trợ theo cấp độ rõ ràng
Tùy vào quy mô và tệp nhà tài trợ mục tiêu, cần thiết kế các gói tài trợ theo cấp độ, phổ biến như:
-
Kim cương (Diamond Sponsor)
-
Vàng (Gold Sponsor)
-
Bạc (Silver Sponsor)
-
Đồng hành / Đồng tài trợ (Partner / Supporter)
Mỗi gói nên được thiết kế với:
-
Chi phí tài trợ tương ứng
-
Danh mục quyền lợi rõ ràng, không chồng lấn
-
Sự khác biệt về vị trí logo, thời lượng phát biểu, khu vực trưng bày...
-
Giới hạn số lượng để tạo giá trị độc quyền (đặc biệt với gói cao nhất)
Ngoài ra, nên có tùy chọn tài trợ hiện vật hoặc dịch vụ với điều kiện cụ thể kèm theo.
3. Thiết kế bảng quyền lợi tài trợ minh bạch và thuyết phục
Một bảng quyền lợi tài trợ chuyên nghiệp cần:
-
Trình bày theo dạng ma trận: hàng là danh sách quyền lợi, cột là các cấp tài trợ
-
Gồm các hạng mục như:
-
Logo trên backdrop, thư mời, website
-
Clip giới thiệu hoặc phát biểu tại sự kiện
-
Gian hàng trưng bày / activation
-
Bài đăng trên fanpage, email marketing
-
Tặng quà hoặc voucher trong túi quà sự kiện
-
Được ưu tiên vị trí VIP, tham dự tiệc hậu sự kiện
-
Các quyền lợi nên gắn liền với giá trị truyền thông cụ thể và mức độ tiếp cận khách hàng.
4. Triển khai quyền lợi tài trợ và kế hoạch vận hành onsite
Sau khi ký hợp đồng tài trợ, việc quan trọng tiếp theo là đảm bảo quyền lợi được thực thi đầy đủ:
-
Phân công người phụ trách riêng cho từng nhà tài trợ
-
Thiết kế checklist quyền lợi để theo dõi trước, trong và sau sự kiện
-
Xác nhận thông tin từ nhà tài trợ: logo, nội dung phát biểu, hình ảnh truyền thông
-
Dự trù thời lượng chương trình cho phần phát biểu hoặc hoạt động tương tác của nhà tài trợ
-
Kiểm tra onsite: vị trí logo, booth, quà tặng, banner… đã đúng như cam kết
Việc triển khai thiếu nhất quán (nhầm logo, quên đọc tên nhà tài trợ...) có thể dẫn đến khiếu nại hoặc mất cơ hội hợp tác lâu dài.
5. Báo cáo tài trợ và giữ quan hệ sau sự kiện
Sau chương trình, cần có báo cáo tài trợ để tổng kết hiệu quả và duy trì quan hệ:
-
Số liệu truyền thông: số lượt tiếp cận, tương tác, nhắc đến thương hiệu
-
Ảnh – video có gắn logo nhà tài trợ
-
Xác nhận các quyền lợi đã được thực hiện đầy đủ
-
Phản hồi từ khách mời, KOLs, báo chí nếu có đề cập nhà tài trợ
-
Thư cảm ơn và đề xuất hợp tác dài hạn
Việc thực hiện báo cáo nhanh, đúng hẹn và chỉn chu là một yếu tố giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tăng khả năng được tài trợ cho các sự kiện tiếp theo.
Kết luận
Tài trợ không chỉ là một giải pháp tài chính mà là một chiến lược hợp tác đôi bên cùng có lợi. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần hiểu rõ cách xây dựng gói tài trợ hấp dẫn, thiết kế quyền lợi minh bạch và triển khai cam kết một cách chuẩn xác. Khi tài trợ được quản lý bài bản, bạn không chỉ tối ưu ngân sách mà còn nâng tầm giá trị sự kiện, tăng uy tín thương hiệu và tạo nền tảng cho những mối quan hệ đối tác bền vững trong tương lai. Đừng xem tài trợ là “phần phụ” – hãy xem đó là điểm tựa để đưa sự kiện của bạn tiến xa hơn.