Ẩm thực luôn nằm trong top những yếu tố được khách mời nhớ đến nhiều nhất sau một sự kiện. Một bữa tiệc ngon, trình bày đẹp và phục vụ chuyên nghiệp có thể nâng tầm cảm xúc của toàn chương trình. Ngược lại, chỉ một lỗi nhỏ trong phục vụ món ăn cũng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách và hình ảnh thương hiệu. Vì vậy, lập kế hoạch dịch vụ ẩm thực là một phần không thể tách rời trong quản lý sự kiện chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách lựa chọn loại hình tiệc, phối hợp với đội bếp và kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành F&B một cách chuẩn chỉnh.
1. Vai trò của ẩm thực trong sự kiện
Ẩm thực không chỉ là phần “hậu cần” đơn thuần mà là một yếu tố chiến lược:
-
Tạo dấu ấn trải nghiệm thông qua thị giác, vị giác và cảm xúc
-
Thể hiện đẳng cấp thương hiệu tổ chức qua chất lượng món ăn, phong cách phục vụ
-
Gắn kết người tham dự thông qua các bữa tiệc, giờ nghỉ giải lao hoặc bàn tiệc kết nối
-
Tăng tính lan tỏa truyền thông với hình ảnh món ăn đẹp, menu sáng tạo, quầy đồ uống ấn tượng
Do đó, dịch vụ ẩm thực cần được đầu tư kỹ lưỡng, đồng bộ với concept sự kiện và phục vụ đúng tệp khách mời.
2. Phân loại các loại hình tiệc phổ biến trong sự kiện
Tùy theo thời lượng, ngân sách và tính chất sự kiện, người tổ chức có thể lựa chọn một trong các hình thức tiệc sau:
-
Buffet: phổ biến nhất, linh hoạt, đa dạng lựa chọn. Phù hợp tiệc ngoài trời, gala, hội nghị
-
Set menu: sang trọng, định lượng trước, phù hợp tiệc VIP, khách nước ngoài, lễ trao giải
-
Finger food: món nhỏ gọn, dễ ăn, không cần chỗ ngồi cố định. Phù hợp lễ khai trương, networking
-
Cocktail: phục vụ rượu, đồ uống, món nhẹ. Thường dùng trong sự kiện giao lưu, ra mắt sản phẩm
-
Tea break: thời gian ngắn, món ngọt, trà/coffee. Phù hợp trong hội nghị, hội thảo, đào tạo
Việc lựa chọn loại hình cần xem xét các yếu tố: thời lượng chương trình, không gian, đối tượng khách, ngân sách, mức độ trang trọng.
3. Quy trình phối hợp với bộ phận bếp và nhà cung cấp F&B
Một sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu sự phối hợp ăn ý giữa:
-
Người lập kế hoạch sự kiện
-
Bộ phận bếp/nhà hàng của địa điểm
-
Nhà cung cấp dịch vụ ẩm thực thuê ngoài (nếu có)
Các bước phối hợp cơ bản:
-
Gửi yêu cầu cụ thể: số lượng khách, hình thức tiệc, món đặc biệt, setup bàn ghế
-
Tổ chức buổi nếm thử (food tasting): để đánh giá khẩu vị, cách trình bày, dịch vụ đi kèm
-
Xác nhận menu chính thức: theo từng hạng mục món, thời gian phục vụ, số lượng
-
Phân công nhiệm vụ: ai phụ trách kiểm tra nguyên liệu, ai giám sát setup, ai xử lý sự cố
-
Ghi nhận rủi ro và phương án xử lý: đồ ăn đến trễ, mất điện, thiếu món, sai món…
Giao tiếp giữa các bên cần thông suốt, có checklist rõ ràng và người điều phối trực tiếp trong ngày sự kiện.
4. Xử lý các yêu cầu ẩm thực đặc biệt
Một số khách mời sẽ có những yêu cầu riêng về chế độ ăn:
-
Ăn chay: cần làm rõ là chay trường hay chay có trứng/sữa
-
Dị ứng thực phẩm: cần ghi rõ loại thực phẩm gây dị ứng và dấu hiệu phản ứng
-
Tôn giáo: không dùng thịt heo, rượu, hải sản sống… tùy theo đạo
-
Trẻ em: cần có phần ăn riêng, khẩu phần nhỏ, đồ ăn mềm và dễ tiêu hóa
-
Khách có nhu cầu sức khỏe đặc biệt: ăn nhạt, low carb, không dầu mỡ…
Các yêu cầu này cần được ghi chú trong danh sách khách mời, gửi trước cho bếp ít nhất 72 giờ và xác nhận lại trước giờ G.
5. Kế hoạch kiểm soát vận hành dịch vụ F&B trong sự kiện
Để đảm bảo dịch vụ ăn uống diễn ra mượt mà, cần lập kế hoạch vận hành cụ thể theo các bước:
Trước sự kiện:
-
Kiểm tra setup bàn tiệc, dụng cụ, biển báo món
-
Phân công nhân sự phục vụ theo khu vực
-
Chuẩn bị khu hậu cần riêng biệt (hâm nóng, trữ đồ, rửa sạch)
Trong sự kiện:
-
Điều phối phục vụ theo khu vực, kiểm tra refill đồ ăn, nước uống
-
Đảm bảo vệ sinh trong quá trình phục vụ
-
Giám sát thái độ, đồng phục và tác phong nhân viên
Sau sự kiện:
-
Thu dọn đúng quy trình
-
Đo lường tiêu thụ – món nào được ưa chuộng
-
Lưu biên bản tổng kết F&B phục vụ báo cáo hoặc cải tiến sau này
Cần có một người phụ trách độc lập chỉ giám sát riêng khối F&B để đảm bảo chất lượng thực tế sát với kế hoạch đề ra.
Kết luận
Ẩm thực không chỉ là phần “cho có” trong sự kiện mà là một thành tố quan trọng tạo nên ấn tượng và cảm xúc. Một người làm sự kiện chuyên nghiệp phải hiểu và kiểm soát tốt cả khâu ẩm thực – từ việc lựa chọn hình thức tiệc phù hợp, làm việc hiệu quả với nhà bếp đến xử lý các yêu cầu đặc biệt và đảm bảo vận hành trơn tru trong ngày diễn ra. Khi bữa ăn trong sự kiện được chăm chút kỹ lưỡng, khách không chỉ hài lòng mà còn sẵn sàng ghi nhớ, chia sẻ và quay lại trong những dịp sau. Đó chính là giá trị lâu dài mà một kế hoạch F&B chỉn chu có thể mang lại.