Một sự kiện thành công không chỉ dừng lại ở sân khấu lung linh hay khách mời hài lòng, mà còn nằm ở việc sự kiện đó được biết đến, được nhắc đến và được lan tỏa trước – trong – sau khi diễn ra. Truyền thông là cánh tay nối dài giúp sự kiện chạm đến đúng tệp khách hàng, thu hút người tham dự, tạo hiệu ứng cộng đồng và nâng tầm thương hiệu. Tuy nhiên, nếu thiếu kế hoạch bài bản, các hoạt động truyền thông dễ rơi vào tình trạng rời rạc, lệch thông điệp hoặc gây nhiễu loạn hình ảnh thương hiệu. Bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện toàn diện, logic và có thể đo lường hiệu quả rõ ràng.
1. Tầm quan trọng của truyền thông trong tổ chức sự kiện
Truyền thông sự kiện không chỉ là hoạt động hỗ trợ, mà là một phần cấu thành giá trị sự kiện:
-
Tăng nhận diện và thu hút sự chú ý trước khi sự kiện diễn ra
-
Tạo không khí lan tỏa, gắn kết cộng đồng trong thời gian tổ chức
-
Kéo dài hiệu ứng sự kiện sau chương trình, phục vụ truyền thông thương hiệu dài hạn
-
Thuyết phục nhà tài trợ, đối tác qua chỉ số truyền thông cụ thể
-
Gắn kết khách hàng mục tiêu với hình ảnh và nội dung của thương hiệu
Một chiến dịch truyền thông bài bản có thể nâng tầm một sự kiện bình thường trở thành một dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ.
2. Lập kế hoạch truyền thông theo 3 giai đoạn
a. Truyền thông trước sự kiện (Pre-event)
Mục tiêu: thu hút khách mời, tạo tò mò, lan tỏa thông điệp chương trình
Các hoạt động:
-
Thiết kế key visual, chủ đề truyền thông thống nhất
-
Lên nội dung đăng tải theo từng tuần (content calendar)
-
Triển khai chiến dịch đếm ngược, teaser video, ảnh hậu trường
-
Sử dụng email marketing, Zalo OA, chatbot… để mời khách
-
Hợp tác KOLs tung nội dung gợi mở
b. Truyền thông trong sự kiện (On-event)
Mục tiêu: tăng tương tác trực tiếp, tạo hiệu ứng lan tỏa thời điểm “nóng”
Các hoạt động:
-
Livestream trên fanpage, TikTok hoặc kênh nội bộ
-
Mời KOLs, MC, khách mời check-in và chia sẻ tại chỗ
-
Gắn hashtag, khuyến khích user-generated content
-
Cài đặt booth ảnh, video booth, photobooth để kích thích chia sẻ
-
Team media sản xuất ảnh – video realtime (đăng ngay trong sự kiện)
c. Truyền thông sau sự kiện (Post-event)
Mục tiêu: duy trì hiệu ứng, khai thác nội dung dài hạn và chăm sóc tệp khách
Các hoạt động:
-
Đăng recap video, album ảnh highlight
-
Phỏng vấn khách mời, MC, nhân vật đặc biệt
-
Gửi thư cảm ơn qua email, inbox kèm bộ ảnh/video cá nhân hóa
-
Chia sẻ bài học, thành tựu đạt được từ sự kiện
-
Phân phối nội dung đến báo chí hoặc blog chuyên ngành
3. Kênh truyền thông đa dạng và cách tích hợp hiệu quả
Tùy theo tệp khách hàng, ngân sách và mục tiêu sự kiện, bạn có thể lựa chọn các kênh sau:
Online:
-
Facebook, Instagram, TikTok: tăng reach & engagement
-
YouTube: đăng teaser – recap – testimonial
-
Website sự kiện: thông tin chính thức, form đăng ký
-
Email/SMS: mời tham dự, nhắc lịch, gửi tài liệu hậu kỳ
Offline:
-
OOH: banner, standee, LED ngoài trời
-
Tờ rơi, brochure phát tại showroom, sự kiện liên kết
-
Mạng lưới đối tác phân phối – tài trợ
Kênh báo chí – KOLs – Influencers:
-
Viết thông cáo báo chí trước và sau sự kiện
-
Booking bài PR review sự kiện
-
Kết hợp KOLs theo concept sự kiện: review, livestream, phỏng vấn
Cách tích hợp:
-
Mỗi hoạt động nên có thông điệp thống nhất, định dạng riêng phù hợp kênh
-
Tận dụng OMO (Online merge Offline) để đồng bộ hiệu ứng
-
Dẫn link chéo giữa các kênh, tạo chuỗi nội dung theo hành trình khách hàng
4. Công cụ đo lường hiệu quả truyền thông sự kiện
Đo lường truyền thông không đơn thuần là "có bao nhiêu người thấy", mà cần phân tích sâu:
-
Reach: số người tiếp cận nội dung (theo từng kênh)
-
Engagement: like, share, comment, click (tỷ lệ tương tác trên lượng reach)
-
Media value: giá trị truyền thông quy đổi từ earned media (báo chí, user share)
-
Brand mention: tần suất thương hiệu được nhắc đến, tông giọng tích cực
-
Traffic to action: lượt nhấp vào link, điền form, đặt hàng, gửi thông tin
Sử dụng các công cụ như Google Analytics, Facebook Insight, YouNet Media, Buzzmetrics, Brandwatch để theo dõi chỉ số chính xác.
Kết luận
Truyền thông là yếu tố quyết định việc sự kiện có “được biết đến” hay chỉ “diễn ra lặng lẽ”. Để sự kiện đạt hiệu quả tối ưu, cần có kế hoạch truyền thông ba giai đoạn rõ ràng, tận dụng sức mạnh đa kênh và đo lường liên tục để điều chỉnh chiến lược. Khi truyền thông sự kiện được đầu tư nghiêm túc, bạn không chỉ thu hút khách tham dự mà còn mở rộng tầm ảnh hưởng của thương hiệu về dài hạn. Trong kỷ nguyên số, một sự kiện không lan tỏa chính là sự kiện chưa hoàn thiện.