Night Audit #4: Post giao dịch và xử lý sai lệch trong khách sạn

1. Giao dịch post sai – Sai sót thông thường hay hành vi gian lận?

• Trong quá trình vận hành, việc post sai giao dịch có thể đến từ:

  • Thiếu tập trung của nhân viên

  • Nhầm lẫn trong thao tác hệ thống

  • Giao tiếp nội bộ không rõ ràng

  • Cập nhật chậm dịch vụ phát sinh

• Tuy nhiên, nếu không phát hiện và xử lý đúng quy trình:

  • Giao dịch sai dễ bị xóa hoặc bỏ qua

  • Báo cáo lệch doanh thu

  • Ảnh hưởng đến niềm tin khách hàng

  • Rủi ro kiểm toán nội bộ và tranh chấp sau này

• Night Auditor không được phép xóa giao dịch, mà phải xử lý theo nguyên tắc:

  • Giữ nguyên giao dịch gốc

  • Tạo bản ghi điều chỉnh (negative posting)

  • Post lại đúng số liệu (nếu cần)

2. Tại sao phải dùng negative post thay vì xóa giao dịch?

• Negative post là cách tạo một giao dịch ngược chiều với giao dịch sai:

  • Nếu đã post thu minibar 100.000 VNĐ nhưng sai → tạo negative post -100.000 VNĐ

  • Sau đó mới post đúng giá trị: 80.000 VNĐ

• Lý do bắt buộc:

  • Duy trì tính minh bạch của hệ thống: có thể truy vết

  • Giúp kiểm toán viên thấy được quá trình xử lý sai sót

  • Tránh gian lận: xóa giao dịch có thể dẫn đến bỏ túi tiền mặt

  • Các hệ thống PMS hiện đại đều khóa chức năng xóa – chỉ cho phép điều chỉnh bằng negative hoặc adjustment

3. Cách post giao dịch đúng chuẩn trong khách sạn

3.1. Post debit

• Dùng để ghi nhận khoản chi phí mà khách phải thanh toán

• Ví dụ: tiền phòng, minibar, F&B, laundry...

3.2. Post credit

• Ghi nhận khoản giảm trừ, thanh toán hoặc hoàn tiền

• Ví dụ: khách thanh toán thẻ, hoàn tiền đặt cọc, miễn phí dịch vụ

3.3. Negative post

• Điều chỉnh giao dịch sai bằng cách ghi số âm đúng với giao dịch cần hủy

• Có thể đi kèm với memo hoặc comment để ghi chú lý do

3.4. Adjustment

• Dùng khi cần thay đổi thông tin giao dịch mà không làm ảnh hưởng đến tổng số tiền (thay đổi mô tả, ngày giờ...)

→ Mỗi khách sạn sẽ có biểu mẫu chuẩn cho negative post và cần lưu trữ chữ ký phê duyệt nếu yêu cầu chính sách nội bộ.

4. Cách xử lý sai sót giao dịch thường gặp

4.1. Minibar post 2 lần

• Phát hiện trong báo cáo: cùng một mã giao dịch xuất hiện hai lần với thời điểm gần nhau

• Giải pháp:

  • Tạo negative post đúng số tiền, ghi chú rõ “trùng post minibar”

  • Kiểm tra lại với Housekeeping để xác nhận chính xác

4.2. Post nhầm phòng

• Dịch vụ được sử dụng bởi phòng 512 nhưng post vào phòng 513

• Giải pháp:

  • Negative post cho phòng 513

  • Post lại đúng phòng 512

  • Ghi chú trong folio và báo cáo logbook ca

4.3. Post sai số lượng hoặc sai mã

• Ví dụ: giặt 5 áo nhưng post thành 10 áo

• Giải pháp:

  • Negative post phần dư

  • Post lại đúng theo xác nhận từ phiếu dịch vụ

5. Hướng dẫn phân tách folio (chia window)

• Một số khách cần chia hóa đơn theo từng bên thanh toán:

  • Hãng bay trả tiền phòng

  • Khách trả chi phí ăn uống và minibar

• Trong PMS, mỗi folio có thể có nhiều window:

  • Window 1: chi phí do công ty thanh toán

  • Window 2: chi phí cá nhân

  • Window 3: charge lại dịch vụ khác nếu có

• Cách thực hiện:

  • Gán transaction code vào đúng window tương ứng

  • In bill riêng cho từng window

  • Gửi invoice theo từng địa chỉ thanh toán (khách, công ty, đại lý...)

Kết luận