Khách sạn

Night Audit #3: Rà soát giao dịch trong khách sạn ca đêm

Một ngày vận hành của khách sạn có thể phát sinh hàng chục đến hàng trăm giao dịch từ nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi món ăn, mỗi hóa đơn minibar, mỗi lần thanh toán đặt cọc hay trừ điểm thành viên đều trở thành dữ liệu cần xác minh. Trong guồng quay ấy, Night Auditor là người thực hiện công việc kiểm tra sau cùng – đảm bảo tất cả giao dịch hợp lệ, được ghi nhận đúng và không có lỗi xảy ra.
Bài viết này đi sâu vào kỹ thuật và quy trình rà soát giao dịch – nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trong ca đêm mà Night Auditor phải thành thạo.

1. Giao dịch từ nhiều bộ phận – Ai chịu trách nhiệm kiểm tra cuối?

  • Ban ngày, các bộ phận lần lượt thực hiện các giao dịch:

    • Lễ tân: check-in, thanh toán, ứng trước, hủy phòng

    • F&B: tính tiền bữa ăn, dịch vụ phòng, minibar

    • Housekeeping: ghi nhận dịch vụ giặt ủi, minibar bổ sung

    • Kế toán: xác nhận advance deposit, công nợ, hoàn tiền

  • Vấn đề nằm ở chỗ:

    • Giao dịch có thể được post tức thời, post chậm hoặc quên post

    • Chứng từ đôi khi sai mã, trùng mã, hoặc không có ghi chú rõ ràng

→ Night Auditor chính là người cuối cùng rà lại toàn bộ dữ liệu – bảo đảm mọi giao dịch hợp lệ, đúng số tiền, đúng tài khoản.

2. Rủi ro nếu không kiểm tra giao dịch cuối ngày

  • Post sót: dịch vụ đã sử dụng nhưng không được tính vào folio → mất doanh thu

  • Post sai: sai phòng, sai giá, sai số lượng → khách khiếu nại hoặc báo cáo lệch

  • Trùng post: cùng một dịch vụ được post nhiều lần → gây tranh cãi với khách

  • Giao dịch không có chứng từ: khó giải trình khi bị kiểm toán nội bộ hoặc phản hồi khách

→ Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến sai báo cáo tài chính, mất uy tín hoặc rủi ro pháp lý nếu xử lý công nợ không minh bạch.

3. Các loại giao dịch cần kiểm tra trong ca đêm

  • Advance deposit:

    • Ghi nhận đúng số tiền khách đặt cọc

    • Xác minh hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, thẻ)

    • Kiểm tra có post đúng thời điểm và tài khoản chưa

  • Walk-in payment:

    • Giao dịch phát sinh ngay khi khách không đặt trước

    • Phải đối chiếu giữa số tiền thu thực tế và số post vào PMS

  • Corporate bill:

    • Công ty đứng tên thanh toán → kiểm tra có ghi chú đúng đối tượng

    • Đối chiếu với thỏa thuận công nợ hoặc hợp đồng hãng

  • Voucher & coupon:

    • Kiểm tra loại voucher có hợp lệ không (thời hạn, điều kiện áp dụng)

    • Đảm bảo mã giảm giá không bị sử dụng lặp lại

  • Credit card transactions:

    • Đối chiếu số tiền post vào folio với slip thanh toán

    • Kiểm tra mã giao dịch (approval code), giờ giao dịch và nhân viên thao tác

4. Cách đối chiếu từ POS đến PMS

  • POS (Point of Sale): nơi phát sinh giao dịch – nhà hàng, minibar, dịch vụ giặt là...

    • In báo cáo tổng kết giao dịch trong ngày

    • Rà soát từng dòng: số bàn, số phòng, thời điểm, số tiền, người thao tác

  • PMS (Property Management System): hệ thống quản lý tổng thể

    • Kiểm tra các post tương ứng đã được chuyển sang folio chưa

    • Nếu chưa có – cần post thủ công và ghi nhận là late charge

  • Kỹ thuật đối chiếu:

    • So sánh tổng số tiền trong POS report với tổng tiền post trong PMS

    • Đối chiếu từng giao dịch theo:

      • Mã phòng

      • Mã giao dịch (transaction code)

      • Thời điểm giao dịch

      • Chữ ký (nếu có) hoặc xác thực bởi nhân viên liên quan

5. Xác minh nguồn chứng từ giao dịch

  • Docket:

    • Mẫu ghi nhận giao dịch từ các bộ phận

    • Phải có đầy đủ thông tin: số phòng, mô tả dịch vụ, số tiền, chữ ký nhân viên

    • Nếu bị thiếu, phải lập biên bản xác nhận hoặc không chấp nhận post

  • Hóa đơn viết tay:

    • Áp dụng cho các dịch vụ bên ngoài hoặc khi hệ thống lỗi

    • Night Auditor cần kiểm tra kỹ nội dung và hợp lệ của người ký

  • Nhật ký máy:

    • Là bản ghi dữ liệu từ máy POS hoặc phần mềm lễ tân

    • Có thể dùng làm căn cứ truy xuất khi xảy ra sự cố hoặc tranh chấp

Kết luận

Rà soát giao dịch là bước quan trọng không chỉ để khóa sổ cuối ngày mà còn là tấm khiên bảo vệ khách sạn khỏi rủi ro thất thoát và sai lệch dữ liệu. Night Auditor là người duy nhất có đủ quyền và trách nhiệm tổng hợp, đối chiếu và xác minh tất cả hoạt động tài chính diễn ra trong ngày.
Để làm tốt công việc này, họ cần thành thạo công cụ hệ thống, nắm rõ logic giao dịch giữa các bộ phận và đặc biệt là luôn giữ tư duy cảnh giác với mọi sai sót tiềm ẩn. Rà soát kỹ – kiểm tra đủ – xác minh rõ là bộ ba nguyên tắc sống còn của Night Auditor chuyên nghiệp.

Blog liên quan