1. Vì sao kiểm soát nội bộ ca đêm là tuyến cuối quan trọng?
-
Ca đêm thường không có mặt các cấp quản lý cấp cao, bộ phận kế toán hoặc kiểm soát viên
-
Nhiều giao dịch ban ngày được thực hiện vội vàng, thiếu chứng từ hoặc ghi nhận sai lệch
-
Bộ phận lễ tân, F&B hoặc Housekeeping có thể chưa hoàn tất chứng từ hoặc để trễ cập nhật dịch vụ
-
Night Auditor là người duy nhất:
-
Kiểm tra toàn bộ luồng tiền mặt trong ngày
-
Đối chiếu chứng từ với hệ thống
-
Xử lý các giao dịch chưa được post
-
Ghi nhận đầy đủ log và báo cáo lại cho ban giám đốc sáng hôm sau
-
→ Nếu không làm tốt nhiệm vụ này, khách sạn có nguy cơ:
-
Thất thoát tiền mặt
-
Báo cáo tài chính sai lệch
-
Không phát hiện kịp các giao dịch thiếu chứng từ
-
Dễ xảy ra gian lận trong quy trình thu – chi
2. Rủi ro từ float sai, docket thiếu, late charge bị bỏ qua
-
Float sai lệch:
-
Float là tiền tạm ứng được cấp cho nhân viên lễ tân để giao dịch trong ca
-
Nếu không kiểm kê cuối ca, dễ bị thiếu hụt, sử dụng sai mục đích, hoặc không phát hiện thất thoát
-
-
Docket thiếu hoặc mất:
-
Docket là phiếu ghi nhận giao dịch thủ công từ các bộ phận
-
Nếu không đánh số, thu hồi đúng quy trình, dễ bị mất hoặc trùng số, dẫn đến post sai
-
-
Late charge bị bỏ sót:
-
Một số dịch vụ sử dụng muộn (minibar, giặt là) được cập nhật sau khi khách rời khách sạn
-
Nếu không được post đúng thời điểm, khách sẽ không thanh toán → thất thoát doanh thu
-
3. Quản lý float – kiểm soát tiền tạm ứng đúng quy trình
-
Tạo float:
-
Kế toán hoặc quản lý cấp phát tiền float cho nhân viên lễ tân trước ca
-
Số tiền cố định, có biên bản bàn giao và ký nhận
-
-
Bàn giao float giữa các ca:
-
Float được kiểm kê trước và sau mỗi ca
-
Phải có ký nhận của người giao – người nhận
-
Ghi rõ chênh lệch (nếu có) để giải trình
-
-
Kiểm kê cuối ngày:
-
Night Auditor kiểm tra float cuối cùng trong ngày
-
Đối chiếu với tổng giao dịch phát sinh
-
Lập báo cáo: float dư, thiếu, lý do chênh lệch
-
-
Xử lý thiếu – dư:
-
Nếu thiếu float: lập biên bản, ghi logbook, báo cáo cho bộ phận kế toán
-
Nếu dư: ghi nhận và chuyển sang ca sau hoặc nộp lại quỹ
-
4. Kiểm soát docket – tránh gian lận và thất thoát
-
Đánh số docket:
-
Tất cả docket (phiếu giao dịch) phải được đánh số liên tục
-
Mỗi bộ phận có dãy số riêng (F&B, giặt là, minibar…)
-
-
Phát hành và thu hồi:
-
Night Auditor kiểm tra số docket đã sử dụng trong ngày
-
Đối chiếu docket với các giao dịch đã post
-
Thu hồi docket gốc để lưu vào hồ sơ (nếu có)
-
-
Xử lý docket hủy – mất:
-
Docket hủy phải được kẹp lại với lý do rõ ràng và chữ ký người chịu trách nhiệm
-
Docket bị mất cần có biên bản xác nhận, tránh rủi ro post trùng hoặc gian lận
-
→ Docket là công cụ kiểm soát hậu cần – nếu kiểm tra đúng, Night Auditor có thể phát hiện nhiều lỗi sai và nghi vấn.
5. Xử lý giao dịch trễ – giữ vững doanh thu, không để sót tiền
5.1. Khái niệm
-
Late posting: post giao dịch sau khi khách đã rời khách sạn hoặc sau khi hệ thống rollover sang ngày mới
-
Delayed charge: dịch vụ phát sinh nhưng được chuyển chứng từ chậm đến lễ tân hoặc kế toán
→ Đây là những khoản thường bị bỏ sót nếu Night Auditor không chủ động kiểm tra.
5.2. Các tình huống phổ biến
-
Minibar chưa được tính:
-
Housekeeping cập nhật trễ do thiếu nhân sự hoặc sai lệch nội dung minibar
-
Night Auditor rà soát và post bổ sung trước khi rollover
-
-
Dịch vụ giặt là gửi sau:
-
Khách dùng giặt ủi nhưng chưa có docket xác nhận
-
Night Auditor liên hệ bộ phận liên quan để xác nhận số tiền và post vào ngày phù hợp
-
-
Khách check-out sớm chưa thanh toán đủ:
-
Dịch vụ phát sinh sau khi khách rời đi nhưng chưa được ghi nhận
-
Cần post vào công nợ (city ledger) hoặc thông báo kế toán sáng hôm sau để xử lý
-
5.3. Nguyên tắc xử lý
-
Tất cả late charge cần post kèm ghi chú (comment) rõ ràng
-
Được đánh dấu riêng trong báo cáo đêm
-
Nếu giá trị lớn, phải được xác nhận bởi cấp trên hoặc bộ phận liên quan
Kết luận