Quy trình thiết lập ngân sách
Thiết lập ngân sách truyền thông hàng năm là một quy trình quan trọng để đảm bảo các hoạt động truyền thông hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình này thường bao gồm các bước sau:
1. Xác định mục tiêu truyền thông
- Đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường được (SMART) cho năm tới. Ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu, tăng doanh số bán hàng, tăng lưu lượng khách hàng đến nhà hàng.
- Phân loại các mục tiêu theo ưu tiên và thời gian (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
2. Phân tích tình hình hiện tại
- Xem xét lại các hoạt động truyền thông của năm trước, đánh giá hiệu quả và rút ra bài học kinh nghiệm.
- Phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng truyền thông hiện tại.
3. Nghiên cứu và dự báo ngân sách
- Dựa vào % doanh thu: Xác định ngân sách dựa trên một tỷ lệ phần trăm cố định của doanh thu dự kiến. Tỷ lệ này thường nằm trong khoảng 5-10% doanh thu tùy thuộc vào ngành hàng và mục tiêu của doanh nghiệp.
- Thiết lập tổng ngân sách các chiến dịch trong năm: Xây dựng một danh sách các chiến dịch truyền thông cụ thể cho cả năm và ước tính chi phí cho từng chiến dịch. Tổng hợp lại để có ngân sách tổng thể.
4. Lập kế hoạch chi tiết cho từng chiến dịch
- Phân chia ngân sách cho từng chiến dịch truyền thông trong năm, dựa trên mục tiêu và ưu tiên đã xác định.
- Xác định các kênh truyền thông sẽ sử dụng và dự toán chi phí cho mỗi kênh (online, offline, trả phí, miễn phí, tự thân).
5. Phân bổ ngân sách theo thời gian
- Xác định ngân sách hàng tháng/quý dựa trên kế hoạch chiến dịch đã lập.
- Đảm bảo ngân sách được phân bổ đều đặn và có sự linh hoạt để điều chỉnh nếu cần thiết.
6. Kiểm tra và điều chỉnh
- Thực hiện việc giám sát và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch truyền thông thường xuyên.
- Điều chỉnh ngân sách và kế hoạch truyền thông dựa trên kết quả thực tế và phản hồi từ thị trường.
Ví dụ về quy trình thiết lập ngân sách truyền thông
Giả sử nhà hàng Dì Hai ở TP.HCM dự đoán doanh thu năm tới là 5 tỷ VND. Theo tỷ lệ % doanh thu, nhà hàng quyết định chi 7% doanh thu cho truyền thông, tương đương 350 triệu VND.
Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông
- Tăng nhận diện thương hiệu: Đạt 50,000 lượt theo dõi trên mạng xã hội.
- Tăng doanh số bán hàng: Tăng doanh thu hàng tháng lên 10%.
- Tăng lưu lượng khách hàng: Đạt trung bình 100 khách hàng/ngày.
Bước 2: Phân tích tình hình hiện tại
- Hiệu quả truyền thông năm trước: Tăng 20% số lượng khách hàng sau các chiến dịch quảng cáo trên Facebook và Instagram.
- Thị trường: Xu hướng sử dụng mạng xã hội và Tiktok tăng cao, nhiều nhà hàng mới xuất hiện.
Bước 3: Nghiên cứu và dự báo ngân sách
- Ngân sách dựa trên % doanh thu: 350 triệu VND.
- Tổng ngân sách chiến dịch: Liệt kê các chiến dịch và ước tính chi phí:
- Khai trương: 50 triệu VND
- Chiến dịch Tết Nguyên Đán: 30 triệu VND
- Chiến dịch mùa hè: 40 triệu VND
- Chiến dịch Trung thu: 30 triệu VND
- Quảng cáo Facebook và Tiktok hàng tháng: 10 triệu VND x 12 = 120 triệu VND
- Các chương trình khách hàng thân thiết: 40 triệu VND
- Dự phòng: 40 triệu VND
Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết cho từng chiến dịch
- Khai trương: 50 triệu VND
- Quảng cáo Facebook: 20 triệu VND
- Sự kiện offline: 20 triệu VND
- Tặng quà và voucher: 10 triệu VND
- Chiến dịch Tết Nguyên Đán: 30 triệu VND
- Quảng cáo Facebook và Tiktok: 15 triệu VND
- Tặng quà và voucher: 10 triệu VND
- PR qua food blogger: 5 triệu VND
- Chiến dịch mùa hè: 40 triệu VND
- Quảng cáo Facebook và Tiktok: 20 triệu VND
- Tặng quà và voucher: 10 triệu VND
- PR qua food blogger: 10 triệu VND
Bước 5: Phân bổ ngân sách theo thời gian
- Quý 1: 80 triệu VND (Khai trương và chiến dịch Tết Nguyên Đán)
- Quý 2: 50 triệu VND (Chiến dịch mùa hè)
- Quý 3: 30 triệu VND (Chiến dịch Trung thu)
- Quý 4: 40 triệu VND (Chương trình khách hàng thân thiết)
- Quảng cáo Facebook và Tiktok hàng tháng: 10 triệu VND x 12 = 120 triệu VND
- Dự phòng: 30 triệu VND
Bước 6: Kiểm tra và điều chỉnh
- Giám sát hiệu quả hàng tháng: Đánh giá lượng khách hàng, doanh thu và hiệu quả từng chiến dịch.
- Điều chỉnh ngân sách: Nếu một kênh truyền thông không hiệu quả, điều chỉnh ngân sách sang kênh khác hoặc tăng cường cho kênh đang hoạt động tốt.
Kết luận
Cả hai phương pháp dựa vào % doanh thu và thiết lập tổng ngân sách cho các chiến dịch đều có thể được áp dụng. Doanh nghiệp nên xem xét mục tiêu kinh doanh, tình hình thị trường và nguồn lực hiện có để chọn phương pháp phù hợp nhất. Việc linh hoạt điều chỉnh ngân sách trong năm cũng rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả của các hoạt động truyền thông.
Nguồn: Thầy Đỗ Duy Thanh | fnbdirector.com