Trong một sự kiện catering, nguyên liệu không chỉ là nền tảng để tạo ra món ăn mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi vận hành: từ chuẩn bị bếp, kiểm soát chi phí đến trải nghiệm của khách mời. Một sự cố nhỏ trong đặt hàng, giao nhận hay bảo quản có thể dẫn đến rủi ro lớn: thiếu nguyên liệu, món bị thay đổi, chi phí đội lên hoặc mất uy tín. Đặc biệt, khi cùng lúc triển khai nhiều sự kiện, khả năng quản lý nguyên liệu càng trở nên sống còn. Bài viết này sẽ giúp bạn thiết lập hệ thống đặt hàng và tồn kho hiệu quả – một trụ cột quan trọng để vận hành dịch vụ catering chuyên nghiệp.
1. Vì sao quản lý nguyên liệu theo menu là yếu tố sống còn
Dịch vụ catering không thể đặt hàng nguyên liệu theo cảm tính hay dựa vào thói quen như mô hình nhà hàng thông thường. Mỗi thực đơn được xây dựng riêng cho từng sự kiện, do đó, việc đặt hàng cũng cần được cá nhân hóa theo menu cụ thể và số lượng khách từng buổi.
Nếu không kiểm soát tốt:
-
Đặt thiếu nguyên liệu → buộc phải thay đổi món → khách không hài lòng
-
Đặt dư thừa → tồn kho tăng → hỏng, hao hụt hoặc mất giá trị
-
Mua sai thời điểm → giá cao, không tươi → ảnh hưởng chất lượng
-
Không có hệ thống lưu trữ → sai số khi kiểm kê, khó truy vết trách nhiệm
Vì vậy, nguyên liệu phải được quản lý như một dòng chảy chặt chẽ – bắt đầu từ thực đơn, đi qua bộ phận đặt hàng, kho, bếp và kết thúc bằng món ăn đúng chuẩn.
2. Lập kế hoạch đặt hàng theo menu và timeline sự kiện
Quy trình đặt hàng hiệu quả nên dựa trên:
-
Danh sách nguyên liệu theo từng món trong menu sự kiện
-
Số lượng khẩu phần (có dư phòng từ 5–10%)
-
Lead time đặt hàng của từng nhóm nguyên liệu (thịt cá – 1 ngày, rau củ – trong ngày…)
-
Số lượng sự kiện đồng thời hoặc liên tiếp trong 3–7 ngày
-
Tình trạng tồn kho hiện tại và tính khả dụng của kho lạnh/kho khô
Quy trình đặt hàng có thể chia theo 3 bước:
-
Bước 1: Tổng hợp danh sách nguyên liệu từ các thực đơn sự kiện sắp diễn ra
-
Bước 2: Kiểm tra tồn kho – xác định phần cần đặt thêm
-
Bước 3: Lập phiếu đặt hàng – gửi nhà cung cấp – xác nhận thời gian giao
Việc này nên thực hiện tối thiểu 2–3 ngày trước sự kiện để có phương án dự phòng khi nhà cung cấp không đủ hàng.
3. Tiếp nhận – kiểm kê – bảo quản – xuất kho: chuẩn hóa quy trình
Sau khi đặt hàng, quản lý nguyên liệu cần chuẩn hóa 4 bước tiếp theo:
Tiếp nhận:
-
Kiểm tra chất lượng: độ tươi, hạn dùng, điều kiện giao hàng
-
So sánh hóa đơn với phiếu đặt hàng: số lượng – đơn giá – chủng loại
-
Ghi nhận vào sổ hoặc phần mềm theo mã nguyên liệu
Kiểm kê:
-
Mỗi ngày kiểm kê số lượng tồn kho đầu và cuối ca
-
Báo cáo định kỳ theo tuần hoặc trước sự kiện lớn
-
Phân nhóm tồn kho: ngắn hạn (rau củ), trung hạn (đạm tươi), dài hạn (gia vị, đồ khô)
Bảo quản:
-
Bảo quản đúng quy chuẩn HACCP theo từng loại nguyên liệu
-
Có phân khu rõ ràng: kho khô – tủ mát – tủ đông
-
Dán nhãn ngày nhập, ngày hết hạn, nhóm sử dụng
Xuất kho:
-
Theo phiếu yêu cầu từ bếp trưởng
-
Theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)
-
Có đối chiếu với số liệu tồn và kế hoạch món ăn
4. Gợi ý mẫu biểu đặt hàng và kiểm kho thông minh
Một số mẫu biểu nên có để đảm bảo minh bạch và dễ kiểm soát:
-
Phiếu đặt hàng nguyên liệu theo menu: sự kiện – món – nguyên liệu – định lượng – thời gian giao – nhà cung cấp
-
Bảng kiểm kho hàng ngày: tên nguyên liệu – tồn đầu – nhập – xuất – tồn cuối – ghi chú tình trạng
-
Biểu mẫu dự đoán tiêu hao theo tuần: giúp điều chỉnh kế hoạch mua hàng và tránh tồn kho thừa
-
Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp: thời gian giao – độ chính xác – chất lượng hàng hóa
Khi sử dụng phần mềm, có thể tích hợp các mẫu biểu này để hệ thống tự động nhắc lịch đặt hàng, cảnh báo tồn kho quá hạn hoặc kiểm soát chi phí nguyên liệu theo từng sự kiện.
Kết luận
Quản lý nguyên liệu trong dịch vụ catering không chỉ là nhiệm vụ hậu cần, mà là phần lõi quyết định tính bền vững của vận hành. Đặt hàng sai dẫn đến món ăn không hoàn chỉnh. Tồn kho không kiểm soát khiến ngân sách đội lên. Và nếu thiếu minh bạch, nguy cơ thất thoát trở thành gánh nặng tài chính. Do đó, mọi doanh nghiệp catering cần đầu tư hệ thống đặt hàng – kiểm kho – xuất nhập thật khoa học, bắt đầu từ thực đơn và kết thúc bằng sự hài lòng của khách hàng. Ở bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá toàn bộ quy trình vận hành bếp trong catering – từ phân chia khu vực đến timeline chuẩn bị món và giao hàng đến điểm sự kiện.